要管理好一個組織或企業,企業行政管理是十分重要的,它是維持現代企業組織良好運轉的重要保障。
一、企業行政管理的內容及特點
企業行政管理,是指依靠企業行政組織、按照行政渠道管理企業的系列措施和方案。所謂企業行政組織,是指企業的行政組織機構。行政渠道則主要指企業行政組織機構內上下級的隸屬關係,如廠長→車間主任→工段長→班組長,或公司總裁→部門經理→項目負責人等的等級系列關係。行政管理的手段通常包括行政命令、指示、規定、獎懲條件等。
企業的行政管理體系,是企業的中樞神經系統。它是以總經理為最高領導、由行改副總經理分工負責、由行政部門組織實施、操作,其業務深入到企業的各個部門和分支機構的方方面面的一個完整的系統。
行政管理體系擔負著企業的管理工作。企業中除行政管理之外的工作,都是某個方面的“業務”。行政管理體系推動和保證著企業的技術(設計)、生產(施工)、資金(財務)、經營(銷售)、發展(開發)幾大塊業務的順利、有效進行和相互之間的協調。
1.企業行政管理的主要內容
企業行政管理是企業參與社會化大生產及市場的客觀要求。在現代經濟生活中,隨著社會生產力的發展,生產分工日趨專業化,這就要求一個生產流程中各個環節最大可能協調一致。因此要有效地組織企業生產經營,就必須具有有一定強制力的權威與服從機制—即行政管理,否則,企業的各項生產經營目標就可能因缺乏組織性而不能實現。企業內以經理或廠長為首的行政管理系統運用行政手段,把企業各環節各部門聯合成一個健康有序的有機體,並通過各種行政管理手段有效地組織企業生產經營活動,是保證企業生存發展目標順利實現的重要保障。
具體而言,企業行政管理是通過以下方式發揮作用的:
(1)計劃工作。即確定管理內容的目標和決定如何達到這些目標。現代企業行政管理必須具有計劃性,這是企業實現行政管理科學化和保證行政管理成功的必要條件。
(2)組織工作。企業的各級行政管理人員必須明確工作內容,並將其按性質分類,逐級建立自上而下的責權關係,保證行政管理暢通無阻。
(3)指揮工作。企業行政管理中採取的具體措施,調動和協調各級行政管理人員按要求完成各項工作。
(4)控制工作。對指揮工作的各項措施進行監督、控制與調整,包括建立激勵機制、監督系統和制定獎懲條例並認真執行。
2.企業行政管理的主要特點
(1)權威性。企業行政管理的有效形式建立在企業內部組織結構的上級權力與權威基礎上的,上級行政機構沒有相應的權力和權威就不能下達命令、指示或規定等。但是,還要指出的是,現代企業行政管理的有效性還要取決於上級權力是否運用得當和下級是否服從等諸因素。
(2)及時性。由於企業行政管理使用命令、指示等來調整人、財、物產、供、銷等生產經營活動,手段和方式直接具體,而且具有較強的針對性,同時又配以對違抗管理的懲罰措施,因而能迅速發揮作用;而通過經濟手段進行管理或通過思想政治工作達到管理目的時,則必須經由執行→回饋→調整→執行的操作過程,因而常發生滯後。因此,在企業大量日常性經營活動處理及人事處理中,或企業遇到突發事件及企業環境不穩定時,行政管理就能發揮重大作用。
(3)縱向性。因為企業行政管理主要是通過企業行政組織內部的行政關係進行自上而下的指揮和協調,往往是企業上級行政機構對下級的指令性要求,因此主要是縱向性的。
二、企業行政管理的要求和作用
現代企業行政管理的目標來自於生產經營活動和行政管理自身的要求。生產經營活動要求的行政管理主要側重於正常組織經濟活動,包括財務和銷售管理、信息、溝通、公關和勞資關係等。實際上,這種要求般屬於企業生產經營範疇。純粹的企業行政管理工作本身則要求:
1.實行和完善行政首腦負責制
實行行政首腦(廠長或者經理)負責制,建立以其為首的指揮系統是科學行政管理的基礎。這就要求:首先,必須明確行政首腦的職責和權限,保證其有足夠的行政權力和必要的權威;其次,必須保證行政首腦的管理措施有可靠的行政實施管道;再次,行政首腦必須有一個高水平的諮詢機構保證其管理措施不致因考慮欠周或個人判斷失誤而產生負面影響。
2.合理選擇和設計行政組織機構
企業行政管理是通過行政機構和行政管道進行的,所以,選擇和設計符合企業內外特點的組織機構是保證行政命令、指示燈迅速流動貫徹的重要前提,是達到行政管理目標的重要條件。行政管理最忌機構龐雜人浮於事、溝通不暢、環節繁多,從而造成“公文旅行”、效率低下等弊病。因此,合理選擇與設計行政組織機構與行政管理科學化密不可分。
3.選拔優秀的行政管理人才
現代企業行政管理人員要有與時代相適應的一般素質、能力和知識結構。一般素質包括良好的個性和心理特徵、優秀的政治素質、強烈的創新素質和健康的身體素質。能力包括信息處理能力、組織諮詢能力、分析綜合能力、擇優決斷能力、善於選擇實施辦法、知人善任、協調統籌全局和臨危不亂。知識結構則包括一般知識、管理知識和技術知識。可以說優秀的行政管理人才是現代企業行政管理的制勝法寶之一。
4.確立正確引導、準確評價與適當獎勵相結合的激勵機制
企業行政管理的最佳化在很大程度上取決於被管理者的積極有效白配合和實施。因此,對人的管理是現代企業行政管理的核心工作,而通過建立有效的激勵機制是有效實施對人的管理的重要保障。只有實現了引導、評價、獎勵三者的有效結合,激勵機制才會在企業行政管理中圓滿達到預期效果。
5.講究行政管理的藝術性
行政管理中還有許多藝術性問題,什麼時候下達命令或指標、怎樣下達、詞語如何表達等,都須因人、因時、因地。這就要求行政領導擅長於行政管理藝術,注重管理對象的心理因素、講究說話藝術、善於把行政命令轉化為企業員工的自覺性行動。
企業行政管理體系推動和保證著企業的生產、資金、經營等業務的順利、有效進行和相互之間的協調。行政管理工作在其廣度、深度、重要性及敏感性等方面都不同於企業其他方面,也不同於政府機關的行政管理,具有相當的特殊性。因此,在現代企業中,行政部門是企業重要的管理部門。做好行政管理工作是企業有效運轉的重要前提,也是經營者提高企業管理水平的一個切入點。它有如下作用:
1.能夠增強企業的核心竟爭力
除了經濟實力以外,企業的核心競爭力在一定程度上體現為企業的科技競爭力和可持續發展能力。而在一定意義上來說,企業的科技競爭力體現為能否緊密結合時代要求進行學習。企業行政管理在企業發展中發揮著服務和保障的作用,企業在發展過程中可以通過企業行政管理努力打造學習型企業,強化企業成員的學習,使企業積極學習先進的管理理念、經營理念和科學技術,並且將其轉化到企業的生產和發展中去這樣,就能提高企業的科技競爭力和可持續發展能力,增強企業的核心競爭力。
2.能夠保證企業平穩、有序地健康發展
在企業發展的過程之中,企業在發展中會碰到一些困難,企業的職工也會存在思想和實際上的一些問題,這些因素,都是不利於企業穩定、健康發展的因素。而企業行政管理的任務,就是要努力為企業爭取良好的外部環境,並且通過各種途徑解決企業職工面臨的思想和實際困難及企業的困境,為企業發展取得良好的內部環境。這樣,就可以保證企業平穩、有序地健康發展。
三、企業行政主管的工作職責
行政主管是企業的中流砥柱,在企業內部是一個承上啟下的核心領導,無論從哪個角度看,都會在企業的發展方面起到重要的作用。
行政主管是行政部門內部的最高管理者,對各行政部門的工作負有全面領導之責,對行政人員的工作狀態、工作水平、工作效能、工作作風起著極其重要的作用。
行政負責單位的直接工作,人事則是分管人員安排、檔案和人力資源的有效利用。其行政主管的工作職責是:
(1)堅決服從分管行政副總經理的統一指揮,認真執行其工作指令切管理行為向主管領導負責。
(2)嚴格執行公司規章制度,認真履行其工作職責。
(3)負責組織對人力資源發展、勞動用工、勞動力利用程度指標計劃的擬訂、檢查、修訂及執行。
(4)負責制定公司人事管理制度。設計人事管理工作程序,研究、分析並提出改進工作意見和建議。
(5)負責對本部門工作目標的擬訂、執行及控制。
(6)負責合理配置勞動崗位控制勞動力總量。組織勞動定額編制,做好公司各部門車間及有關崗位定員定編工作,結合生產實際,合理控制勞動力總量及工資總額,及時組織定額的控制、分析、修訂、補充,確保勞動定額的合理性和準確性,杜絕勞動力的浪費。
(7)負責人事考核、考查工作建立人事檔案資料庫,規範人才培養、考查選拔工作程序,組織定期或不定期的人事考證、考核、考查的選拔工作。
(8)編制年、季、月度勞動力平衡計劃和工資計劃。抓好勞動力的合 理流動和安排。
(9)制定勞動人事統計工作制度。建立健全人事勞資統計核算標準定期編制勞資人事等有關的統計報表;定期編寫上報年、季、月度勞資人事綜合或專題統計報告。
(10)負責做好公司員工勞動紀律管理工作。定期或不定期抽查公司勞動紀律執行情況,及時考核,負責辦理考勤、獎懲、差假、調動等管理工作。
(11)嚴格遵守《勞動法》及地方政府勞動用工政策和公司勞動管理制度,負責招聘、錄用、辭退工作,組織簽訂勞動合同,依法對員工實施管理。
(12)負責核定各崗位工資標準。做好勞動工資統計工作,負責對日常工資、加班工資的報批和審核工作,辦理考勤、獎懲、差假、調動等工作。
(13)負責對員工勞動保護用品定額和計劃管理工作。
(14)配合有關部門做好安全教育工作。參與職工傷亡事故的調查處理,提出處理意見。
(15)負責編制培訓大綱,抓好員工培訓工作。在抓員工基礎普及教育的同時,逐步推行崗前培訓與技能、業務的專業知識培訓,專業技術知識與綜合管理知識相結合的交替教育,提高培訓模式及體系。
(16)認真做好公司領導交辦的其他工作任務。
四、企業行政主管的特點
企業行政組織是行政部門正常發揮職能、行使部門權力的載體和前提。只有建立了規範、高效、便於管理的行政辦公組織,行政部門才能發揮相應的職能;只有發揮了行政部門的相應職能,才能實現企業行政管理的總體目標,才能構成企業行政事務管理的完整體系。
所以,行政部門組織管理的主要目標是建立規範、高效、便於管理的行政辦公組織。作為行政主管,首先是辦公室人員中的一位,是辦公室集體中的一員,同時又是辦公室隊伍當中的領導者管理者和指揮者。這個雙重性的特點決定了行政主管這一角色對外是全體員工的聯絡員、服務員;對內則是一室之長,對全室的工作和人員負有領導責任。當然,也有的行政主管既是本單位管理集體中的一員,還是行政部門上級機構的管理成員。
正是因為行政主管職務的雙重性,有著區別於其他職位的特殊性所以要求擔當此任的行政主管要能充分認識自身工作的特點和本質要求,自覺把握工作的規律,按照中國有關政策、法令規定和單位規章制度及行政主管工作實際,把行政工作做得更出色。其主要特點概括為以下四個方面:
1.全局性
首先,行政主管作為重要的中層管理人員,對老闆有著助手和參謀的作用,對於領導工作有關的事項,不論是實際執行,還是研究討論,都應當給予全面的考慮和關注。甚至其他職能部門管不到的地方,行政主管也要主動去協調、處理,這充分說明了行政主管工作具有全局性。
2.輔助性
相對於全局性而言,行政主管更具有輔助性。行政主管不可能脫離整個組織而獨立存在,為了更好地使單位工作有效運轉,從而配合老闆做許多輔助工作。因此,行政部門作為輔助性的機構,就決定了行政主管工作的基本職責是當好老闆的助手和參謀,也就是根據單位的整體需要和老闆的指示、決定行事,絕不可越權。即使可以向老闆建議處理問題的辦法和方案,但下達或執行這一辦法和方案,必須通過老闆批准或明確指示。
3.事務性
行政主管工作本身事務繁多,決定其工作需要花費大量的時間,投入更多精力。從執行決策的形成和發佈,到來賓的接待和安排,都需要行政主管統籌安排好。從會議記錄、文件形成,到執行、督促、簽字、蓋章;從招聘員工,到談心教育和評優頒獎等,這些日常性事務都要行政主管去把握、去管理,可以說事無鉅細。上面是行政工作要涉及的大致範圍,行政主管既要全面安排這些事務的處理,也要細緻觀察處理每個環節、每個地方的具體工作,有些重要性事務則必須親自參與具體處理。
4.保密性
行政主管直接執行老闆的各項工作安排,對老闆的意圖、人員的任免和處理事項、有關文件和資料,行政主管都要親自接觸,甚至瞭如指掌。對涉及單位內部重大情況和事務決策的信息要嚴禁洩露;對內部工作人員也要教育監督,使其不得損害單位利益。
五、企業行政主管的作用
企業行政部門作為企業的綜合事務管理部門,其主要職能是為整個業的運轉提供資源支持和後勤保障,具體體現在以下幾個方面。
1.輔助參謀作用
輔助參謀作用是行政主管的基本作用之一，它貫穿於老闆工作的各個方面和決策的各個環節。“作用”一詞在這裡強調行政主管工作的實際操作及結果。行政主管的參謀作用主要表現在以下三個方面:
(1)協助老闆制訂好工作計劃,安排佈置好工作,單位的工作計劃和工作佈局是整個管理工作的總體部署,具有全局性的指導意義。各部門的工作計劃和工作佈局,必須與總體計劃、總體佈局相一致。因此,在制訂工作部門計劃時,必須經過行政部門統籌協調,使之相互銜接、相互配套。而這一任務,通常是在老闆的親自主持和行政主管的具體領導下完成的。
(2)輔助老闆決策。輔助側重於“輔”,在領導決策前,行政主管要組織有關人員做好準備工作,收集決策所必需的信息,提供決策依據和可供選擇的參考意見。為老闆的決策提供基礎輔材。在執行老闆的決策的過程中,行政主管要通過調查研究,收集和整理各方面的不同意見和反映,輔助老闆搞好跟蹤反饋,保證老闆的決策意圖順利地貫徹落實,或者根據客觀變化了的形勢提出補充、調整意見。在決策貫徹落實後,行政主管要組織有關人員及時做好總結工作,瞭解和掌握決策意見的貫徹執行情況、可供借鑑的典型經驗、需要解決或注意的某些問題,並提出繼續完善的建議和措施。
(3)監察監督作用,篩選、審核相關文件。在處理文件過程中,對需呈送領導批示的文件,行政主管應組織人員認真研究,提出參考性的處理意見,最好提出兩種以上的意見供老闆抉擇。在文件審核過程中,對部門意見不一致的內容,行政主管要在做好協調工作的基礎上,提供老闆參考的處理意見或方案。
2.信息諮詢作用
行政主管的信息諮詢工作在主管工作過程中起著極其重要的作用。現代科學管理的實質是依據及時、準確、全面的信息適時作出科學決策藉以對整個系統進行適當調整和控制,以期達到預定的目標。行政主管的信息諮詢作用主要體現在這幾個方面:收集、整理、加工、利用、處理信息,提高老闆的科學管理水平,為老闆正確判斷和科學決策起借鑑作用;傳送信息,使下情上達、上情下達,為幹群關係起到橋樑的作用;溝通信息，交流情況,可以及時瞭解“左鄰右舍”的情況,對老闆部署工作起啟迪作用;諮詢信息,協助老闆及時發現問題,併為這些問題的解決提供可資借鑑的參考方案。
3.聯繫協調作用
決策是領導的基本職責,在老闆進行決策時,有許多工作是需要聯繫協調的。聯繫協調作用也是行政主管的基本作用之一。由於行政主管處在管理系統的中樞部位,因而決定了其在老闆的決策中具有聯繫協調的作用。聯繫協調作用主要體現在以下三個方面:
(1)領導成員決策中的聯繫協調。在決策方案制定出來之前,領導班子中的每個成員對同一方案的意見有時各有各的看法和觀點,有時還可能是相對的。行政主管在領導班子決策之前應及時溝通情況,儘量避免領導成員之間由於互不通氣而帶來的各種問題。如果在決策作出之前瞭解到領導成員對同一決策看法不同或意見分歧較大時,行政主管就應很好地發揮中間人的協調作用疏通信息,儘可能地做解釋工作或者將情況向主要領導彙報,建議推遲決策時間,待領導成員意見一致或基本致時再拍板定奪。
(2)對智囊機構和人員的聯繫協調。老闆與智囊機構和人員之間並不總是直接接觸,在很多情況下,行政主管是聯繫智囊機構和人員的橋樑,有些行政主管本身也就是智囊機構和人員的“首腦”和“聯絡員”。老闆的很多決策、指令或實施方案需要通過行政主管下達給智囊機構和人員,而智囊機構和人員的研究情況、意見也多是通過行政主管向老闆反饋、報告的因此,行政主管在智囊機構與老闆之間起著傳承協調的作用。
(3)與其他各個部門的聯繫協調。行政部門處於承上啟下,聯繫內外溝通左右的立體信息網絡的中心,這樣重要的位置,為行政部門承擔協調工作提供了有利的條件,決定了它必須從全局出發從整體出發處理問題,協調各個部門各個方面的關係。在同級部門之間,行政主管與各部門的經理雖是平行關係,但由於其特殊的位置,決定了行政主管應當主動承擔起聯繫協調各個部門之間關係的重任。這既是老闆的決策執行工作的需要,也是行政主管聯繫協調作用的具體體現。
