我們不可能完成所有的事，卻能完成最重要的事。
在工作中，事物繁多的我們常常會陷入緊張的氛圍中，所以很多職場資深人士會一遍遍地告誡你：將工作事項列出優先級！
真的是這樣嗎？
在判讀這句話之前，我們先來聊聊什麼是優先級。
01 關於優先級問題
首先你要列出一天當中的所有工作，從回覆信息到項目決策。
一旦有了任務明細，我們可以開始分類。
斯蒂芬·柯維的時間管理矩陣是個很好的工具，按照重要性和緊急程度將任務劃分為四個象限：
• 第一象限：重要而且緊急的任務，如應對危機或嚴格的截止日期。
• 第二象限：重要但不緊急的任務，如關係建立、計劃與準備。
• 第三象限：不重要但緊急的任務，如郵件、人為打斷及一些會議。
• 第四象限：不重要而且不緊急的任務，這就不言自明瞭。
我們的時間大多被第一和第三象限的工作內容所佔據，卻總是不太關注第二象限的工作內容。
事實上，第二象限的工作恰好需要我們投入時間，或者安靜地思考、計劃下一步。
以上這些都是理想狀態，畢竟工作中總是出現各種各樣的問題。你的優先級不是別人的優先級，所以在日常溝通與合作中，還是會有各種雜七雜八的情況拖慢工作進度。
但是針對2020年以來的在線辦公，除了音視頻會議外，我們的大部分工作都是通過釘釘、微信、QQ等在線社交軟件溝通的。手機不停震動、電腦小圖標閃來閃去，我們又如何確定工作任務的優先級，先處理哪一項工作，回覆哪一條內容呢？
《高效郵件工作法》一書中提出了一個大跌眼鏡的建議：取消優先級。
在各種在線社交軟件中，我們以郵件為例。
從距離截止日期的天數，工作的必要步驟，到相關人員的數量等因素, 工作的重要程度有差別是理所當然的。
那麼，與其排出優先級, 不如省下時間著手處理眼前的工作, 反而更能迅速完成工作。
不必考慮優先級的典型工作便是處理郵件。
高效能人士不會給需要回復的郵件排優先級, 而是淡定地按照收件順序對收件箱裡的郵件進行回覆, 並立刻著手處理相關的工作。
比如，你打開的第一封郵件的內容是“請修改網站資料”,大約需要10 分鐘的時間。
這時，如果你手頭剛好有別的工作,可能會回覆“收到，我會在10點之前處理, 請您稍等”。
但是高效能人士會先處理這件事。
從儘快完成工作的角度考慮, 瞭解郵件內容後立刻著手處理更有效率。
• 優先處理哪項工作好呢?
• 應該先回復誰的郵件呢?
• 把哪封郵件推後回覆呢?
考慮這些問題就是浪費時間，有這個工夫,還不如把手頭的工作一件一件做完！
這就是高效能人士的思維。
忘掉工作的繁簡，不去管對方是誰, 從整體考慮工作安排。能做到這些,不僅郵件的處理速度就會逐漸加快，工作的效率也會加快！
02 掌握“主導權”
《高效郵件工作法》一書中指出，高效能人士最常考慮的就是工作的“主導權”。
很多人都認為掌握主導權就是支配對方，其實並不是這樣。
掌握主導權是指自己積極主動地進行溝通，推進工作，先發制人。
高效能人士始終保持著這一意識。
處理郵件也不例外,不擅長處理郵件的人基本都是被動的，任由郵件擺佈。
對每一個新郵件提醒都立即做出反應，或者郵件的往來變得像聊天一樣，沒有重點又無休無止，又或者只是坐等對方的回信,導致工作毫無進展。
這就是受外部因素影響完全無法控制郵件的狀態，導致每天處理郵件花費了過多的時間。
既然是發郵件，就沒有規定接收人立刻查看，很多高效人士都深深明白這個道理。
他們會自己掌握查收郵件的時間, 也會結合工作需要決定合理的回覆時間。
如果需要說明的內容太複雜，就不要回郵件了,直接打電話，這樣可以迅速解決問題就可以。
郵件只是手段，解決問題才是根本。
所以，如果通過電話溝通更快捷, 那麼你應該毫不猶豫地打電話。適合通過電話溝通的情況有:
• 可以當場回覆的事情。
• 緊急的事情。
• 需要邊解說邊確認對方的理解程度的事情。
• 因為存在感性因素, 僅用文字表達容易引起糾紛的事情。
如果對方已經發來郵件, 但是你認為電話溝通更快捷或更不容易引起誤解, 都可以主動進行電話溝通。
高效能人士更擅長使用電話溝通。
比如，郵件交流的過程中發現事態向不好的方向發展，那麼就暫時停止郵件交流，轉而採用電話溝通的方式進行處理。
這樣確實能夠避免誤解, 工作也會進展得很快。
假設你剛好需要在出門前發一封郵件。如果你的表達方式不恰當, 有可能會招致誤會。
而且由於你即將外出, 即使對方回覆了, 你也不能馬上處理, 所以此時你最好果斷地打電話與對方溝通。
用郵件來消除因為郵件造成的分歧，會花費更多時間, 而且可能會導致分歧繼續擴大。
將誤會防患於未然, 或者一旦出現誤會就儘早解決,這是提高效率的訣竅。
那麼，適合通過郵件進行交流的情況有哪些？
那就是需要保留證據的情況。
當對方的意見反覆變化,以及當需要把“大家已經達成共識”這一事實作為證據留存下來的時候, 請務必使用郵件交流。
在爭論某人是否說過某些內容的時候, 通話內容無法作為證據出示；如果只有兩個人參與了面對面的談話, 談話內容後期也無法確認。
因此,如果要在電話中討論需要保留證據的內容, 應該事先用郵件發送同樣的內容。
所以，利用郵件掌握工作的主動性，並且適當的使用郵件之外的聯絡方式可以大大提高工作效率。
03 不做無用功
小M常常會遇到這樣的問題：有些工作原本不用做，卻因為沒有安排好而不得不做。
我們仍以寫郵件為例。
在什麼時間做什麼事情才能以最快速度達到最好效果，高效能人士是以這樣的思維面對工作。
所以，他們在處理郵件時也會考慮不做無用功，然後儘可能地縮短處理郵件的時間。
郵件的處理時間大體可以用下面的公式進行預估：
假如平均每天收到20封郵件，發出10封郵件,處理每封郵件大概要花10分鐘。
假如把每封郵件的處理時間縮短至5分鐘呢? 或者把需要處理的郵件數減少一半呢?
如此一來, 每天處理郵件的時間可以縮短一半。
減少無用功，用簡單明瞭的話語取代郵件中含糊或不確定的內容，這將大大減少郵件往來的次數，從而有效縮短處理郵件的時間。
不用擔心把自己的計劃告知他人是一種強加於人的做法，簡單直接的告知會減少郵件的往來次數, 從而郵件雙方的工作量。
04 發郵件之前，考慮對方的想法
當你打算髮送一封工作郵件時，你應該從溝通策略的角度來思考：
• 我的郵件收件人是誰？
• 我想要傳達什麼信息？
• 我想得到什麼回覆？
• 聯繫到這個收件人的最佳渠道是什麼？
這些問題看似分散，彼此之間卻有著密切聯繫。
用錯誤的渠道發送正確的信息可能無法帶給你想要的回覆，而錯誤的信息發給正確的人也只是在浪費時間。
在這裡小M盤點幾個大家經常犯的錯誤：
① 郵件太長，難以消化。
成年人的注意力只有8秒，所以每一刻都很重要：直接切入重點就好了。
不需要把所有的背景都寫在郵件裡，因為對方需要知道的，只是所有信息的一小部分而已。
② 郵件抄送很多人。
你是不是已經習慣把郵件抄送給許多人？
如果是這樣，就要問問自己，究竟誰才真正需要接收到這封郵件？
在許多企業中，形成了一種利用“過度抄送”以保護自己的政治文化。
記住，你發送的每封郵件都會增加其他抄送人的郵件負擔，特別是當其中一個收件人決定“全部回覆”時。
③ 郵件內容不完整。
雖然要長話短說，但是也不能簡要得過於突兀。
千萬不要在郵件中只寫個一詞半句，思維過於跳躍，而不考慮對方是否能理解。
之前，你是否收到了大量的回覆郵件要求澄清問題？
如果是這樣，說明你的郵件內容需要更具條理性，需要加入更多背景。
④ 郵件重點不明確。
要確保對方知道問題是什麼，以及為什麼需要他回覆。
馬克吐溫說過：“任何人都有想法，但是難就難在如何使用精煉的語言而非長篇大論表達出來。”
所以，稍稍花些時間來優化郵件，相信你很快會發現效果已經大幅改善。
另外，郵件一定要追求質量而非數量，並不是每封郵件都值得你花費同樣的精力。
其實，人們對郵件本身懷有固有偏見。因為人們往往習慣依賴語調、面部表情和身體語言等社交線索，來解讀對方的表達；社會神經科學領域已經證明，如果缺乏這些，信息接收者就很容易得出最壞的結論。
所以寫電子郵件時，一定要留意各種細節，否則會很容易招致對方的誤解。
從寫下一封電子郵件開始，請遵循以下規則：
√在主題一欄明確註明郵件目的。
如果在主題前面加上標題（例如【行動】、【通知】）就更好了，這樣做能夠幫助對方弄明白回覆的重點是什麼。
√在郵件開頭就明確提出要求。
以防對方沒有看到預覽以外的內容。這樣一來，可以在形中幫助對方迅速理解郵件重點。
√重要事宜突出顯示。
比如，如果要把任務分配給某人或者向某人提出問題，可以在郵件正文中將此人名字加粗，這樣就會提高相關人員的注意力。
還有更多的技巧，《高效郵件工作法》會告訴你......
寫在文末：
一個職場人平均每天收到100餘封郵件，一年的郵件加起來簡直就像雪崩一樣。
郵件會影響到我們的個人品牌，甚至可以說是我們工作中的第二張臉。
我們通過郵件提高效率，完成工作，創造價值，塑造個人品牌。
處於這個辦公節奏快、即時滿足和持續訪問的時代，我們在工作中和私下裡能做的最重要的一件事就是後退一步。
花些時間思考我們的行動和收到的反饋可以讓我們最終擁有更多的時間和精力把工作做好，同時在工作之外也感覺更加快樂。
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