我们在办公室里经常会看到这样一幅场景：某人歪着头夹着电话，边讲电话边在电脑上查找数据，还不时停下来在本子上记录一些东西……
虽然看似有干不完的工作，但是一天下来却并没有完成多少工作量。
同事们经常抱怨，感觉自己每天都有干不完的活，从一上班就开始不停地接电话、查数据，处理各种日常或突发状况，甚至连喝口水、上个厕所的时间都没有。
有的人忙得焦头烂额，甚至开始怀疑自己是否有能力胜任这份工作，或者是否是领导分配给自己的工作量过多而产生负面情绪。
其实，这些都是不懂得对自己的时间进行管理的表现。
糟糕的时间管理将导致一种充满压力的环境，过多的工作将使人感到烦躁、暴躁、压抑、缺乏耐心、工作失误、推卸责任。不仅会对自己的工作造成影响，还会对同事的工作造成影响。尤其是当你的工作属于流程中的一环，你负责的部分没有完成，后续工作将无法进行。可是当我们认识到这一点时，只会使情绪更加急躁，产生更大的压力，从而陷入一个恶性循环。
如果你在工作中有这些感受，不妨试试以下关于时间管理的小技巧，或许会为你的现状提供一些帮助。
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1、保持井井有条的工作环境
虽说金窝银窝不如自己的狗窝，但是没有人会不喜欢干净整洁的工作环境。
规定好我们的电脑、电话、键盘、鼠标、水杯、记事本、笔等的摆放位置，将文件分类归档。不要把所有的文件都堆放在办公桌上。分类归档你的文件，有需要时可以快速准确地找出这些文件。及时处理不再需要的文件，将无用的文件扔进碎纸机。
现在很多公司都提倡无纸化办公，所以有时候其实没有必要把所有的文件都打印出来，减少纸质文件可以减少办公桌的杂乱度，同时还能减少纸张的使用。
2、列出每日任务清单，并努力完成
好脑筋不如烂笔头。记下每天固定做的事情，随时记录临时需要处理的事情，对于需要长期处理的任务，记得每天更新进度。
已经完成的事情及时在记录里清理掉，可以删除或者在任务备注中打✔️。
记录任务时，不要只记关键字，只记录关键字可能会遗忘当时记录的原因或者目的，可以进行简单的描述。
例如，记录“订单”，过段时间你可能忘记订单要干什么了，还要花时间回忆。但是如果你记录：A客户订单扫描发送至[email protected]，内容虽然简洁，但你一下子就知道自己需要做什么工作了。
任务清单根据每个人的习惯而定，可以放在手机里、电脑里，或者记录在记事本上，要确保自己不会遗漏某个任务。
3、设定优先次序
在我们工作中，我们经常要同时处理很多事务，那么这些事务的先后顺序怎样来定呢？
相信对于很多职场人士来说，下图一定都不陌生——四象限法则。
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通常我们优先处理的一定是重要且紧急的事情，不重要不紧急的事情永远放在最后一位处理。
重要且紧急的事情应立即完成并给予最高优先级；
紧急不重要的事情要立即并快速完成；
重要不紧急的事情要预留出充裕的时间，定一个时间节点，在时间节点之前完成。不拖延、不忽视，不要等到时间节点快到了，把重要不紧急的事情拖延成重要且紧急；
不紧急不重要的事情放在最后处理。
那么如何判断一个事情的重要性呢？一个简单的方法就是评估这个事情产生的后果。
根据帕累托法则：80%的全部结果来自20%的全部努力。当无法判断哪件事情更重要的时候，就看下哪件事情能给我们带来更多的回报，要关注能给我们带来更多回报的事情。
4、评估每项任务所需的时间
对每一项任务所需要的时间进行评估，设定最后期限并尽量坚持完成。这样你就知道你需要在什么时候做什么工作，并且知道在什么时间之前必须要完成，否则会带来不良的后果。
如需同事帮助，要确保他们了解你的最后期限，不要拖延，否则会给自己带来更多的压力。
5、给自己留出必要的私人时间
给自己留出私人时间，集中精力专门处理一些事务。可以坐在办公室一个安静的角落或者躲进会议室，并且让你的同事知道，这段时间之内你没有空，避免其他的事情来打扰你。
在这段时间里，要保持精神力的专注，高效有效地完成既定的工作内容。
6、完成一项任务后，再开始另一项
最好在完成了手头任务之后，再开始处理下一项任务，不要一次关注太多任务。给自己限定时间去完成手头的工作。
在完成一件事情之前做另一件事情，很容易使自己陷入混乱，甚至遗漏一些重要的事务。
根据关注法则：
同时处理多项任务将导致你的注意力被分散，并且难以对任何一项任务集中注意力；
这还会导致错误以及糟糕的决策；
如果你一次完全关注一项任务，你将事半功倍。
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7、电子邮件、手机信息等的管理
当今的工作交流沟通已离不开邮件、手机等工具的使用。但邮件、手机的信息提示会导致我们严重分心，无法集中注意力完成正在进行的工作。
首先，关闭或者设置时间间隔较长的新邮件提醒功能。有新邮件或者信息时不必立即查看，专心完成手头的工作，不要强迫性地刷新邮件。
其次，善于利用主题行，一目了然且便于查找。发邮件时要简洁、快速地进入主题，避免不必要的寒暄。
第三，及时回复电子邮件。收到邮件之后逐一浏览一遍，先处理只需知悉了解、不需要回复的邮件，将需要处理或者关注的邮件标记为未读，接下来集中精力处理这些邮件。
第四，保持工作邮箱和手机在工作时间仅用于工作目的。拿起手机时要不断提醒自己拿出手机的原因是什么，不要等到朋友圈、头条等刷完一遍要放下手机的时候，才想起一开始拿出手机是为了处理工作事务。同样，邮件也不是聊天的工具。
8、打电话的注意事项
我们经常在打电话的时候热烈地和对方探讨一些事情，但是当挂上电话的时候却想起还有某个问题忘记询问和讨论。
所以在打电话之前列一份清单，把自己想要知道的事情列明，这样可以避免重复拨打电话。
通常在打电话时，我们会先跟对方寒暄一番，但是要注意对寒暄的内容和时间进行控制。使用友好和直接的开场白，也不失为一种礼貌的行为。使用电话进行沟通跟开会一样，要时刻确保电话内容不偏离正题，不要让一个电话无休无止地打下去。
在打电话的最后，可以对双方商定的内容进行总结，从而对电话进行收尾。
9、不要让他人使你分心
当你正忙于自己的工作时，你的同事或者上司来找你闲聊或者想让你帮忙，应该如何应对呢？
首先，要保障自己的时间，并且礼貌地告诉他们你现在很忙，必要时要懂得拒绝接受不属于自己的工作。
其次，如果他们想让你帮忙做一些工作，要直言不讳——采用明确、冷静和尊重的方式来表明你的状况，表明你的优先重点。如果是上司要分派给你新的任务，要讲明你现在的情况，让上司自己对你工作的优先级做一个判断和决策。虽然说不要让上司不高兴，但也不要因此增加自己的压力，去接一些根本无法完成的任务。
最后，不要让闲聊导致工作分心，把闲聊的时间放在上班前、下班后或者休息时间。
10、适当地授权
当工作量太大无法完成时，要将适当的任务授权给适当的人去做。
分派任务时需要注意，要对他们阐明你的所有要求和期望，让他们确切地知道你想要怎样的结果，并且完成任务的最后期限是什么时候。为了完成任务，还要向他们提供完成任务所需的信息和资源。
“
严守时间、亲和待人、直言不讳”，只要记住关于时间管理的这十二字箴言，相信不仅会对我们的工作效率带来很大的改善，同时也会给我们的生活带来更多积极的改变。
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