當中國的城市進入了緩步復甦的“後疫情時期”，大多數人仍在儘量保持著一定的社交距離，生活常態已發生了潛移默化的改變。
在工作中也是如此，能視頻解決的問題儘量避免見面，遠程辦公方式、靈活辦公策略快速進入企業的參考範圍。
事實上，遠程辦公可以大幅削減辦公空間的運營成本，將耗損率降低50%，眾多企業早已經發現了遠程辦公的明顯優勢。因此，在僱主的鼓勵下，遠程工作者的數量在過去十年增長了400%。
構建靈活辦公環境
需要什麼？
考慮到突發疫情對員工健康造成的嚴重影響，許多公司要求員工在家工作。而這樣的情況是無法預見和避免的，它們考驗著公司適應未來工作方式的能力，因此公司需要在基礎設施方面確保員工有能力處理遠程工作業務。
Abbey Melsheimer
Space Matrix上海辦公室設計總監
設備和技術的支持至關重要
在可滿足新工作方式的設備和技術支持上，公司的投資至關重要——依據業務特性，配備適合遠程辦公的設備，如便於移動中辦公的筆記本電腦；藉助科技的力量，我們可以完成更人性化的辦公空間設計，構建可滿足移動設備使用的靈活辦公空間環境，改善工作方式。
當然，任何公司在考慮實施和推行新的工作方式之前，首先需要對公司內部需求和定位進行審視——重新評估公司和品牌的文化，思考什麼是員工和客戶所期望的環境和體驗。
警惕遠程辦公可能成為
信息安全“漏洞”
企業在追求靈活辦公策略中，還必須注意一個關鍵問題——公司數據、信息的安全性。尤其是需要處理大量機密客戶信息的公司，必須確保員工在遠程辦公時是處於網絡安全的環境中。
Fiza Malhotra
Space Matrix全球營銷主管
多平臺強制加密及安全培訓
首先必要的是為員工安裝正確的安全軟件並啟用自動更新，不僅在便攜式計算機，還有智能手機或員工可能用來訪問客戶端數據的任何其他個人設備上。強制設備加密是確保即使設備丟失或被盜也不會造成安全漏洞的另一種方法。
最重要的是，公司需要提供正確的培訓，以便使所有人都能發現可疑活動並報告惡意軟件、網絡攻擊或網絡釣魚企圖。
靈活辦公下工作效率
如何保證？
在疫情時期，世界各地的公司都在盡其所能幫助員工避免風險，如與客戶通過電話和視頻會議進行交互，非必要的商務旅行則正面臨嚴格的審視，而會議和峰會正轉向在線模式。
蔣鴻飛
Space Matrix上海辦公室總經理
分階段制定辦公增效方案
在100%遠程靈活辦公的條件下，為了保證員工相對安全健康，又保證工作效率，公司首先可依據技術支持，制定階段性工作目標。
其次，減少溝通時間成本，分組進行小規模討論，將人數控制在3-5人。如果條件允許可進行視頻會議，降低空間限制下的距離感，增強參與感。
管理團隊有效制定清晰、透明的工作計劃，員工及時彙報工作完成進度和內容，雙方面增強團隊間的瞭解，從而提高總體效率。
“物理區隔”中別讓
“孤獨感”蔓延
正如一些研究指出的那樣，如果選用遠程辦公方式，員工將會更快樂、更充實、更有效率。但在遠程工作體驗中，“孤獨”情緒卻經常是被忽視的一個方面。
Fiza Malhotra
Space Matrix全球營銷主管
線上“聯誼”維持情緒健康
隨著時間的推移，公司如果考慮使遠程辦公方式正常化，需要找到保持員工情緒健康的方法，幫助每名員工的積極情緒和工作活力都“不掉隊”。
比如每週進行視頻“聯誼”，經常性與同事見面，並邀請每個人分享及慶祝工作成就，或者在遠程登錄下一起玩遊戲，最終發展成為企業文化生活的一部分。
如果想要成為適應靈活辦公策略的未來型公司，公司還需要考量員工可以自由選擇遠程辦公政策的制定標準。擁有公平的反饋政策以及透明的評估流程，是實現靈活辦公策略、滿足企業向遠程辦公轉變的方式之一。
藉助智能技術、流程和政策，讓員工的家成為辦公中心的一個節點；同時將自己的業務模式多樣化，建立積極、適應性強和全面的辦公空間策略，或許正是幫助你實現靈活辦公的好辦法。
Space Matrix是一家充滿活力與朝氣的21世紀數字企業，是專注於辦公空間設計的諮詢公司。我們秉持客戶至上的理念，致力於創造和提供可盈利的、可持續的、適應未來的辦公空間解決方案。在美國《室內設計》雜誌2020年最新發布的全球室內設計企業權威排行榜“Top 100 Giants”中，Space Matrix在辦公設計領域位列前十。
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