處理龐雜信息的正確方式是……

本期導讀:

面對龐雜的信息,從未接觸的工作,唯有從小事做起,一步步來,才能找到解決問題的方法和思路。

  • 一個真實的案例

  • 龐雜的內容,無所適從

  • 逐步拆解,盡在掌握


本文是2020年3月推送的第6篇乾貨,計3461字,閱讀時間6分鐘。

文 | 張良計

來源 | 張良計(ID:zhang_liangj)

如何處理那些讓你崩潰的工作?

想聊這個話題,是因為前些天收到一個讀者的私信。他說自己快被老闆逼瘋了,花了一個多月做一套方案,結果被打回來修改十幾次,重做了五次,依然不過關。

讀他的文字,彷彿看到屏幕那邊絕望無助的臉。其實,這都是必經之路,沒什麼好抱怨的。因為那些讓你崩潰的工作,都是職業生涯中不可多得的成長機會。

你崩潰地越深,記得才越牢,以後犯的錯誤才越少。

处理庞杂信息的正确方式是……

一個真實的案例

很多剛踏入職場的人,肯定特別討厭做案頭研究。這是一種廣泛存在於戰略諮詢公司、市場調研公司和甲方品牌部門的工作。

案頭,指的就是辦公桌。“案頭研究”,顧名思義就是給你一張辦公桌一臺電腦,你需要根據某個特定目的去搜集信息(通常都是網上搜索),或者做實地調研(例如消費者採訪,市場走訪)。

比如瞭解一款信用卡產品在華東市場的使用情況;或者調查在二三線城市裡會去用去屑洗髮水的都是什麼樣的人;又或者去到家樂福中百這樣的大超市,走訪瞭解一下這裡的銷售渠道有什麼特點等等。

這種工作最大的特點,就是龐雜。龐雜的信息量,龐雜的分析思路,龐雜的工作內容,都會讓第一次接觸這類工作的人無所適從。

你的大腦要時刻高度集中,不然思維就會跟不上指示,錯一步而步步錯。而且這種工作前期需要消化大量的信息,所以非常耗費時間。一旦開頭沒做好,後面全都是災難。

例如為了蒐集一份行業報告,電腦上經常會開著十幾二十個網頁,得逐字逐句去閱讀,才能從幾十上百頁的資料裡找到需要的內容。

隨便這麼一搞,一下午時間就過去了。

甚至有時在網上搜集的信息經常會有互相矛盾的說法。比如報告A說今年的經濟環境太差了,整個行業規模下降了20%。報告B說今年其實大家過的都還不錯,業務規模整體增長了10%。

這時你就要做出判斷,誰說的靠譜。甚至你可能還要去研究一下報告A裡說的“行業規模”和報告B裡說的“業務規模”是不是一回事。

一個問題還沒有解決,突然又蹦出來新問題,而且這個新問題很可能推翻你之前所有的假設。而這,都是做案頭研究時經常會遇到的事。

這就跟警察破案一樣,眼看著全部線索都指向同一個嫌疑人了,可突然出現了一個關鍵證據,讓之前幾個月的努力全部打了水漂。

說了這麼多,大家應該能想象得到,這工作得多讓人崩潰。

处理庞杂信息的正确方式是……

龐雜的內容,無所適從

有些公司規模並不大,也沒有完善的培訓體系,一切都要靠自己的悟性。老闆也只會偶爾提點,但不會循序漸進手把手去教。

每個人都很忙,沒時間等你慢慢茁壯成長。

比如某個同事,一份報告寫得不過關被老闆翻來覆去改了無數次。電腦裡的方案存檔從V1排到V30,最後她坐在辦公室的地上嚎啕大哭。

這是真的嚎啕大哭,誰勸都沒用。過了半個小時她哭夠了,下樓去買個便當上來再繼續加班。

為何那麼牴觸做案頭研究,原因很簡單——之前從來沒做過。沒做過,所以不知道該如何下手,不知道什麼是對的,什麼是錯的,不知道自己有沒有能力把它做好。

所有這些未知,都會讓自己對手上這份工作沒有信心。害怕自己掌控不了,讓老闆失望,讓客戶失望。這些想法變成巨大的壓力壓在肩膀上,最後積壓到一個點上,變成大崩潰。

但是,慢慢掌握了其中的訣竅,知道了套路和方法,再回頭看這些東西時,覺得真是小菜一碟。可以這麼說,過去的壓力有多大,後來就會有多輕鬆。因為所有別人踩過的沒踩過的坑,自己基本一個不拉都掉進去過,而且還沒放棄,爬了出來。

經歷過這些之後,如果再做案頭研究,一定可以在五分鐘內列出工作提綱,把所有要考慮到的問題和要尋找的信息都寫出來,然後交代下去立馬執行。

相信所有經歷過奔潰並挺過來的人,一定學到了很重要的一點:從小事做起,一步步來,不要想一口氣吃成一個胖子。

处理庞杂信息的正确方式是……

逐步拆解,盡在掌握

大家不妨也思考一下,當你在心裡牴觸一件工作的時候,究竟是什麼原因讓你如此牴觸?

相信絕大多數是因為未知。也許有人會說是因為麻煩。但仔細想想,之所以覺得麻煩,還是因為未知。如果你對一件事情從頭到尾事無鉅細都瞭解該怎麼做的時候,這是不麻煩的,只是按部就班花時間而已。換句話說,一切都在你的掌控之中。

可當你遇到一件充滿諸多未知事項的工作時,你的第一感受一定是懵逼。

一旦懵逼,你就不知道這件事情到底要花多少時間,怎樣做才算達到要求,而這些都將打擾到你已經做好的其他規劃和安排。

比如已經預定好的電影,約好的朋友聚餐,制定好的其他工作計劃等等......全都因為要處理這件事情而被擱置或取消。

你的正常生活節奏被打亂了,這才是讓你心煩氣躁的源頭,這才是讓你喊出“我要崩潰”的罪魁禍首。

而解決這種煩躁最好的辦法,就是逐一去攻破每一項未知。暫且忘掉那些龐雜的背景和信息,從你認為最簡單最小的一件事開始著手。

這其實很好理解。

一件“崩潰值”100分的工作,一下子全部丟過來你的內心鐵定是拒絕的。可如果把它拆解成10個步驟,是不是每個步驟就只有10分的“崩潰值”了?

當你解決了第一項步驟的未知時,它所帶來的成就感我稱之為正向反饋。帶著這種正向反饋再去解決第二項未知、第三項未知...... 如此循環,步步為營,100分的崩潰最後就全部化為烏有。

比如改一份方案,先從一張PPT開始改起,改到你認為不能再好了就拿去給老闆看,問他是不是這個意思。得到確切答覆後接下來就依葫蘆畫瓢,剩下的20張PPT全都按照這個思路去做。

再比如設計一套工作流程,先把框架搭建出來。把你有把握的內容先填進去,把沒有把握的地方框出來,然後找同事去討論。等大框架確定了,再去補充裡面的“肉”。大家都在同一個共識下工作,就不會做到後面突然推翻了重新來。

從小事開始,一點點啃下來。這個方法並沒有什麼捷徑,甚至看上去有點笨,但卻是最有效的。

只有經歷了曾經“崩潰”的歲月,才能學會如何去接受、消化並且最終處理好一件一開始讓人很牴觸的事情。比如,可以在兩天內就修改好一份完整的年度策劃案;前一個小時和客戶開會被打槍,下一個小時就能準備好全新的解決方案......

有了之前的經驗,處理起來也不會那麼慌了。什麼是當下能做的,什麼是不能做的,哪些是可以解燃眉之急的,哪些是需要日後補完的,冷靜一下迅速就能理清思路。

曾經有個前輩說過一句話,他說:“越年輕的時候,越要多經歷幾次大崩潰,因為遲早是要經歷的。”

等到你三十好幾了再去經歷,就失去戰勝崩潰的動力,因為這時多半都會打退堂鼓。退了第一次,後面就會有第二次、第三次......從此開始職業生涯就是不斷地滑坡。反而是那些年輕時就經歷過大風大浪,崩潰過也狂喜過的人,後面的職場道路會越走越踏實。

雖然所處行業不一樣,做的事情也不相同,但大家的感受卻出奇地一致。一帆風順的人生不可能讓你成長,那些崩潰的瞬間才會讓你醍醐灌頂。有的人在崩潰後節節落敗,有的人在崩潰後奮起直追,這就是差別。

為什麼孟子說“天將降大任於斯人也,必先餓其筋骨,勞其體膚”?因為只有先經歷了身心的磨礪和考驗,才會有日後成事的基礎。而當你許多年後再回頭去看時,心裡沒有怨恨,只有感激。

這才是崩潰教會你的意義。

本文來源於張良計(ID:zhang_liangj)。文章僅代表作者個人觀點,不代表“培訓雜誌”立場。投稿請聯繫:[email protected]

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