為加強財務管理，規範費用報銷，有效利用和控制資金，實現低成本高效益運行，特制訂本管理規定。
一、管理職責
(一)、財務部負責制訂和調整財務報銷管理規定，審核報銷憑證、報銷手續，核算報銷金額，分割
核算對象，由相關會計進行帳務處理。
(二)、各職能部門負責人負責審核有關報銷憑證和按規定權限進行審批，並協助本規定的實施。
二、管理內容和要求
(一)、財務報銷單證的要求
1、所有發票、單證的報銷，必須業務內容完整，金額計算正確，大小寫相符，字跡清晰，如：開票日期、公司全稱、品種規格、數量、單價、金額等缺一不可。
2、增值稅專用發票必須按發票格式逐欄正確填寫和簽章，任何項目填寫的內容與實際不符的一律不予報銷。彙總開具的專用發票，必須有一份增值稅專用發票銷貨清單附件，否則不予報銷。有密碼的增值稅發票，右上角的密碼不得有任何損壞跡象，否則由經辦人負責退回。
3、統一發票(指增值稅專用發票以外，加蓋有稅務監製章的發票)、收款收據報銷必須加蓋開具收據的單位公章(或財務專用章)和經辦人簽字。如果確實無法取得開具單位公章的，必須有對方經辦人的私章和簽字，由相關的部門主管簽字, 否則不予報銷。白條一律不予報銷。
4、購進各種原材料，包括燃料、動力及主要材料、輔助材料、外購半成品、包裝物、固定資產，必須用增值稅專用發票報銷。對確實不能取得專用發票的，必須用稅務統一發票報銷(考慮價稅因素)。收款收據報銷必須照減進項稅(價格為平價)，對物價上下波動，必須按價格調整通知單，由供應部門主管及主管副總審核，總經理批准，同意上浮(物價)，對只能取得收款收據的事先必須報總經理批准。
5、購貨發票報銷時必須有合同及採購審批單，超計劃採購部分不予報銷。採購計劃變動的由主管副總簽字證明。實物入庫數量與採購發票不符時，按入庫數量計算，其失少部分差異由經辦人負責追查，追查未果時，由責任人賠償。特殊原因可由經辦人提出書面報告，經主管副總審核，由總經理批准確定報銷金額。
(1)採購物資的價格應遵循優質低價的原則，同類同品牌同規格產品按可比價判斷，超出可比價的應作說明，填寫價格調整通知單，經總經理簽字;否則，價格超高部分不予報銷。
(2)購貨發票因質量扣款、數量短少、價格超高等情況，由經辦人主動到財務部去扣款。在稽核時被發現應扣而未扣的，通知經辦人辦理並處罰經辦人應扣款額的50%。
(3)購置零部件價值在2000元以上應視同固定資產，按固定資產的購置和管理辦法辦理相應的手續，由總經理批准方可報銷。
(4)購貨合同的簽訂，總價值在2萬元至20萬元內的，由分管副總審批，總價值在20萬元以上，由總經理審批。
(二)、差旅費的報銷
1、乘坐飛機的報銷標準
(1)乘坐飛機首要條件兩地相距300公里以上(以火車距離為參考),不足300公里乘座飛機，按乘座火車的報銷標準執行。
(2)董事長 、總經理出差乘坐飛機，原則上不允許坐頭等艙、公務艙，一般情況下只可以報銷經濟艙的飛機票、保險費，其他費用不予報銷。
(3)副總經理級(包括總監)出差乘坐飛機，可以報銷經濟艙的飛機票、保險費，其他費用不予報銷。
(4)市場及開發部門人員及其他特殊情況出差乘坐飛機，須經主管副總批准，附申請單可以憑票報銷經濟艙的飛機票、保險費，其他費用不予報銷。事先未經審批，一律不予報銷。
(5)其他人員出差乘坐飛機，如往返行程中機票特別便宜的可乘坐，可按硬座車票報銷。
2、乘坐火車的報銷標準
(1)董事長、總經理、副總經理出差乘坐火車可以憑票按實報銷。
(2)其他人員出差限乘火車硬座車，憑車票報銷;特殊情況可以報銷補票手續費，(但須經主管副總認可)其他費用不予報銷。
(3)出差乘坐火車連續8小時以上或晚上(當天20時至次日7時之間)乘車6小時以上的可憑票報銷硬席臥鋪票。
(4)其他人員出差乘坐火車按規定可以乘坐臥鋪而不坐的，每次按票面金額50%給予補貼，如果在起點買不到臥鋪票而在途中補辦的，則未乘臥鋪的一段路程經查旅客列車時刻表上所列的里程，按相應車次給予50%比例補貼。
3、乘坐長途汽車的報銷標準
(1)出差乘坐長途汽車憑票報銷，車票票面未註明起訖日期、時間和起訖地點的必須自行註明，否則不予報銷。
(2)因公出差在300 公里以外乘車連續8小時以上(或當天晚上20時至次日7時之間)可以憑票報銷臥鋪票。不乘臥鋪的每次可以補貼50元，乘坐豪華空調車的不再報銷補貼。
(3)銷售分公司負責人回公司開會往返行程間乘坐長途汽車按以上條款執行，憑票報銷。其他時間不予報銷，費用由銷售分公司自行負擔。
(4)杭州分部人員和其他人員搭乘公司或公司領導車輛，不得報銷長途汽車費。
4、乘坐公共汽車、市內交通車的報銷標準
出差人員乘坐公共汽車、市內交通車憑票按實報銷。
5、乘坐出租車的報銷標準
(1)乘坐出租車時有下列情形之一的(根據下列情況具體執行)：
a、出租車發票無日期與起訖時間的，扣20%;
b、出租車發票無起訖地點的，扣20%;
c、出租車定額髮票未註明日期與起訖地點的，扣20%;
d、出租車發票跨報銷階段的。(不予報銷)
(2)董事長、總經理乘坐出租車，憑票按實報銷。
(3)其他人員乘坐出租車憑票按限額報銷，按出差實際天數計算。
(4)出租車票連號需書面說明理由，單張或連號總額超出50元由主管副總簽字批准後按程序報銷。
6、誤餐補貼報銷標準
(1)公司人員出差紹興地區、義烏地區可享受誤餐補貼6元/天，出差省內其他地區享受20元/天。省外30元/天。
(2)出差諸暨範圍內不享受誤餐補貼(包括同山)。量體、跟單人員可享受誤餐補貼6元/天。
(3)杭州分部和直營店人員在當地所在地區範圍出差不享受誤餐補貼。
(4)出差期間因業務需要發生招待費時不得享受誤餐補貼。
(5)出差人員參加培訓、會議、實行集體用餐或餐費按實報銷的，不得享受誤餐補貼。
(6)公司人員因公出國(包括香港、澳門、臺灣)每人每天補貼300元;出國培訓組團考察(餐費、住宿費、交通費由組團統一支付)的，每人每天補貼100元。
(7)公司量體人員因經銷商邀請出差量體的，出差費用一律向公司報銷，經商務部簽字(8)駕駛員出車住宿費、外出加油費應由乘車人簽字證明。(單位外乘車人除外)。
7、住宿費報銷標準
(1)董事長、總經理出差每天住宿費標準：一類地區450元以下、二類地區400元以下、憑票報銷，超出自負50%，節約獎勵50%。
(2)副總經理級(包括總監)出差每天住宿費標準：一類地區300元以下、二類地區250元以下，憑票報銷，超出自負50%，節約獎勵50%。
(3)部長(副部)級出差每天住宿費標準：一類地區200元以下，二類地區160元以下，憑票報銷，超出自負50%，節約獎勵50%。
(4)科長級以下出差每天住宿費標準: 一類地區180元以下、二類地區140元以下，憑票報銷，超出自負50%，節約獎勵50%。
(5)分公司人員(包括客戶)，回公司開客戶訂貨會在楓橋住宿時，每天住宿費標準為100元以下，在步森賓館(或指定賓館)，費用由公司結算。若有超支，則超支部分自行支付或由公司在其工資中扣除。銷售分公司負責人其他時間發生的住宿費自負。
(6)杭州分部和直營店人員出差楓橋總部，住宿一般在步森賓館(或指定賓館)，否則不得報銷住宿費用。
(7)諸暨市範圍內原則上不報住宿費;
(8)因公出差的所有人員，按出差時間推算，在第二天可以乘坐交通工具出差不影響工作的，不予報銷當天的住宿費。
(9)沒有住宿發票或發票無時間、無姓名、時間不相關、有塗改痕跡的一律不予報銷住宿費、餐費補貼。
注：一類地區指：北京、浙江、江蘇、上海、廣東;
二類地區指：上述一類地區以外的省、市、自治區。
8、其它報銷標準
(1)分公司人員除回公司開會培訓，應公司要求(因公)回公司辦事往返行程間的差旅費由公司負擔外，其他時間發生的差旅費一律自負，分公司其他人員所發生的一切差旅費都由銷售分公司自行負擔。
(2)駕駛員行車途中發生的過路、過橋、停車費等與行車相關的正常費用由辦公室車輛調度員簽字憑票按實報銷;所有違章罰款按80%報銷。特殊情況由駕駛員以書面形式申請，經總經理批准可以報銷。
(3)因公外出培訓、學習和參加會議，必須附相應的通知單。其住宿費、餐費已包含在會務費、培訓費中或由主辦單位免費提供的，不再另行報銷住宿費、餐費。
(4)為節約費用開支同一路線多人出差其住宿費出租車費等按可組合的較低費用標準報銷，如一個人的住宿標準能為2個人提供住宿則按一個人的費用標準報銷(可按最高級別員工組合，不允許全部按最高級別員工組合)。
注：差旅費報銷時應附出差申請單和出差情況彙報，各部門通用表格附後。由出差人員填寫，主管簽字，在財務報銷時由出納留存，每月彙總交還主管。
(三)、電話費報銷標準
1、手機話費一律按公司浙步股[2009]第5號文件《關於調整手機費用報銷標準的通知》的規定執行(如遇文件變動，則按新規定執行)。
2、凡有手機話費報銷的，不再報銷其他電話費。
3、無手機話費報銷的，外出途中因工作需要發生電話費，應有電話號碼記載並註明聯繫事宜，經主管部長簽字證明，否則不予報銷;對電話費總額超過50元(含本數)的，需主管副總批准報銷。
(四)、招待費用報銷標準
1、招待費用包括餐費、禮品及其他方面為客人開支的費用。
2、董事長、總經理發生的招待費用，可以憑票按實報銷。
3、副總級發生招待費用，必須註明招待日期、對象、原因、人數，經總經理批准憑票報銷，否則每項扣20%。
4、各部門主管確因工作需要在楓橋以外地區發生的招待費用，應附明細菜單並註明招待日期、對象、原因、人數，由總經理批准憑票報銷，否則不予報銷。
5、其他人員在楓橋以外地區發生的招待費用(包括餐費、禮品)，應說明情況，由總經理簽字憑票給予報銷。
(五)、運輸費用報銷標準
1、運輸費用發票報銷，必須以能抵扣稅款的發票(不包括外貿貨貸)為主要發票，還必須附有貨運單，否則不予報銷。對運費在100元以下確實不能取得抵扣稅款發票的，應有主管部長的簽字認可，財務視情況扣除稅款。
2、為客戶代辦運輸產品所發生的代墊代付運費的報銷：
(1)運輸發票報銷必須以能抵扣稅款的發票為主要發票，必要的情況下還須附運輸委託書、運輸合同和產品發運單，發運單上應有客戶簽收，客戶為單位的還須蓋上公章，簽收的單位和個人必須與銷售合同上的單位和個人一致。
(2)運輸發票的單位名稱根據銷售合同上規定的運費承擔者的單位名稱填開。運費屬需方負擔的發票報銷時，須附發票複印件。
(3)代付運輸發票審計後報銷結算時，由銷售會計在發票複印件後簽收並進行登記和按規定傳遞並作轉賬處理。
(4)不符合以上要求的代墊代付運輸發票不予以報銷。
(六)、廣告費用的報銷:
1、公司策劃的廣告必須由策劃部申請，在公司預算內(每年年初由總經理班子提出預算計劃，報董事會決策批准)的由總經理審批，超過預算外的報董事長審批。
2、廣告費用報銷必須附廣告合同。在報刊雜誌上做廣告原則上必須有廣告內容複印件，對有型實體廣告報銷必須附“廣告驗收報告”，特殊情況另外說明。
3、客戶的廣告費報銷：(1)由客戶提出申請(填報廣告費支出項目審批表);(2)區域經理簽字(根據廣告驗收報告);(3)總經理審批。
(七)、車輛維修費用的報銷:(另行規定)
(八)、其它費用報銷標準
1、需要安裝、調試的設備必須在合同或協議書上註明其安裝、調試費用額，並規定權限簽字，否則不予報銷。建築、安裝工程的發票報銷，必須附有建築、安裝合同、有關部門組織的工程驗收報告，簽訂合同時註明發票的種類，如：建築、安裝專用發票、統一發票、收款收據。
2、郵政特快專遞等郵件發票報銷必須在報銷單上註明郵件名稱，單件費用在50元以上的，必須由所在部門負責人簽字確認，單件費用在100元以上的由主管副總簽字認可。寄給銷售分公司的，由經辦人註明該銷售分公司及負責人名稱，並經部長簽字證明，費用由分公司自負。寄給客戶的費用由客戶自負。
3、工傷醫藥費發票報銷按公司相關規定執行，否則不予報銷
4、參加學習培訓費用的報銷：凡屬學習培訓的均須附總經理批准的通知書，報銷時培訓費開支單列。
5、銀行匯、貸手續費先由相關主管會計簽字證明經審稽後報銷。
(九)、報銷單整理、粘貼、填寫標準
1、報銷單整理以同一類票據所發生的時間先後為順序。
2、整理有序的報銷憑據，正面向上，左上角對齊，粘貼平整，中間不鼓包，兩側與報銷單等寬，當報銷憑據比報銷單長時，摺疊平整。
3、報銷單粘貼時注意不能把憑據票面的金額粘貼住，若因此發生的審稽金額與報銷金額不符，由報銷人自負。
4、報銷單填寫(包括出差通知單填寫、審批)必須用黑色的鋼筆或水筆，以防日久褪色。
5、“差旅費報銷單”及費用報銷單填寫：部門、出差人、報銷日期、出差日期、出差事由、各欄費用、金額大小寫等項目必須完整與正確。
6、合計金額大寫時必須注意：前面用“¤”封頂，後面用大寫“零”補足。
7、外購材料發票、郵寄發票等票據應單獨粘貼報銷。
(十)、財務報銷附件及要求
1、原材料購貨發票：入庫單財務聯、進貨檢驗單、數量抽檢單或磅碼單(以重量作單位的產品)、物料採購申請單財務聯、價格變動及供方供貨應附購銷合同。
2、外協外購件、輔助材料購貨發票：入庫單財務聯、檢驗單、磅碼單、物料採購申請單財務聯等。
3、備品備件購貨發票：入庫單財務聯、物料採購申請單、備件報檢單、數量抽檢單或財務聯等。
4、固定資產的發票：設備購(添)置申請單、設備開箱驗收單、購銷合同、設備安裝驗收單、入庫單財務聯、檢驗單財務聯等。如果購入的設備價格超出申請資金，必須由總經理批准。
僅供參考 按照公司實際情況進行調整。
