我們在測試之前回顧一下規範別人錄入時提到的數據驗證的玩法和弊端，其中的某些場景並不適合用，比如觸發頻率比較高且準確度不是很高情況，如驗證一些號碼真假，因為數據驗證會阻斷錄入的狀態：彈窗，使用體驗不好，而採用了【條件格式】普遍反饋挺好，但也有人說，在錄入的過程中會遇到錄入完，提示錯誤需返回修改，這樣也會影響錄入的連續性和情緒，我給他的建議錄入完成後，統一修改錄入失誤的情況，具體操作步驟如下：點【數據】菜單下的點擊【篩選】按鈕，開啟篩選功能，點擊“篩選”按鈕選“按顏色篩選”，選錯誤字體顏色就能將所有錄入有誤的篩選出來，再統一的修改；
修改數據的操作步驟優化方法
這樣就能保障輸入連續性，至於情緒只要你自己調節了；是不是不論你如何努力總有人會找出問題反饋給你，而我們只要把我們能做的做好就行了，別的都與我們無關。好了閒話少敘，進入今天的正題吧，我們對【條件格式】的使用分為三個階段，你可以看看你在哪個段位中？
初階功法
關鍵詞：“格式”
掌握程度：熟知Excel中【條件格式】使用技巧，對其功能有全面的瞭解，簡單使用規則管理！
那麼問題來了，怎麼樣才能全面的瞭解【條件格式】呢？
雖然【條件格式】的下拉菜單挺多，其實主要分2部分：樣式規則，規則管理工具，樣式規則細分為：格式化規則，圖形化規則 ；
條件格式的菜單分類示意圖
樣式規則：菜單的大部分都是預置好的選項，直接根據實際情況選用，而且操作步驟基本相同，首先選擇使用的單元格引用範圍，然後選擇你要用的條件格式命令而且是實時預覽，是不是很爽啊。我們先來熟悉一下樣式規則的兩個命令：
1）突出顯示單元格規則(H):包含數值的邏輯關係比如：大於，小於，等於，介於等，比如需求單獨標識出在10萬-20萬之間的銷售額具體操作步驟：
選擇銷售額所在的列或銷售額的引用範圍，點【開始】菜單下的【條件格式】中的【突出顯示單元格規則(H)】中的【介於(B)】,分別在兩個輸入框填寫10萬，20萬，不用注意順序，然後選擇預置的樣式或自定義字體顏色和其它格式，然後確定。
突出顯示單元格規則的介於界面示意圖
除了邏輯關係，還包括有點意思的“文本包含(T)”：它支持模糊查詢，支持通配符*（代表0個到多個字符），?（代表1個字符），~（轉義字符:~*/~?用於查詢單元格中出現*/?）;我在實際的操作中只顯示查詢的結果，它比查詢功能好用，只要選擇突出的顏色，結果一目瞭然，如果已開啟篩選，可篩選字體顏色彙總查詢結果；如果你是想直接選擇結果，還是用查詢功能比較簡便。
“發生日期(A)”的使用場景還是比較多，比如生日提醒，通常的思路：生成今年的生日日期再與today()生成日期做差，再加判斷是否是本月綜合得出本月過上日的人有誰，而用條件格式就可以大大簡化這個過程，只需生成今年日期+條件格式就能解決，需要創建輔助生成今年的生日日期，創建的今年的生日方法有拼接法，日期函數，建議使用date函數，比如出生日期在b列，c列為輔助列：c1的公式為=date(year(today()),month(b2),day(b2))，鼠標移至c2右下角，變為時，雙擊鼠標左鍵，完成公式填充，然後選中C列，點擊【條件格式】-【突出顯示單元格規則(H)】->【發生日期(A)】選本月，選一種顏色樣式，點確定，最終效果如下：
發生日期的操作界面示意圖以及效果
其實“發生日期”的使用場景比如分批次到期處理的合同，最近七天的訂單情況，本週，上週的銷售額，不用複雜的公式，只需調整【發生日期】彈窗的選項+按顏色篩選就能完成數據的彙總，是真的很方便。
“重複值(D)”也是常用的功能之一，具體的用法極其簡單，選擇要篩選重複值的引用範圍，點擊【開始】菜單下【條件格式】，彈出菜單選【突出顯示單元格規則】中的【重複值(D)】,彈出重複值彈窗，根據你的實際需求選“重複”或“唯一”，再選擇一個目標格式，點確定；不論你是標記重複還是唯一值都能滿足你！
重複值的操作界面示意圖
2）最前/最後規則(T):它的使用場景比較多，歸結為三類：
排名：前10項(T)和後10項(B)；雖然命令有準確的數字10，但它的最小值1，最大值1000的整數，這個區間你可以隨意填寫。
比例：
前10%(P)和最後10%(O):同上，不過它的最小值1，最大值為100的整數，根據你的需求填寫。平均值：高於平均值(A)和低於平均值(V):根據選定的引用範圍，自動計算平均值，我們只可以選擇突顯的樣式。
最前/最後規則操作示意圖
說完了格式化規則，接著開始“圖形化規則”的類型和用法：
圖形化規則：更突顯了“條件格式”中的“格式”兩個字，主要是用於數值類型的樣式的展示，它參數設置選項更多的是修改外形的顏色，形狀，先來整體感受一下同一組數據不同的效果圖：
圖形化規則的效果示意圖
數據條 ：階梯狀條形圖，條形圖的寬度與單元格數值正正比，最大值為X,數據所在列的寬度為L，其它值Y對應的寬度為：(Y/X)*L,所以它適合數據縱向對比，效果明顯；
色階：顏色漸變與數值的變化率成正比，變化率越小，顏色漸變過度柔和，它適合橫向縱向的都可以，通常用於整體把控數據複雜變化，比如空氣質量，產品合格率月變化，季度變化等。
圖標集：分類圖示，用於表現數值所處的某種狀態和階段，多用於跟蹤項目進度；
雖然看著挺簡單的東西，還有有些使用技巧的，我們逐一剖析一下它們隱藏的技巧；
數據條對比一組數據之“旋風圖”！
玩好旋風圖有3點：
- 顏色儘量有明顯差異，視覺衝擊力大
- 兩組的數據的對齊方式，一左一右，防止旋風圖與數值重疊；
- 統一刻度，且數據條的寬度應留數值顯示區域，一般為85%左右；
現公司有兩個銷售部門A,B，去年一年的銷售額做成“旋風圖”效果，具體步驟如下：
- 銷售A部門的數據左對齊，銷售B部門的數據右對齊，調整A,B的寬度一致（選擇B列鼠標不放，拖至C列就可同時選擇B,C列，調整任一列寬，兩列同時變），A選擇“紅色數據條”，B選擇“淺藍色數據條”；
- 觀察數據，A最小值為20，最大值為75，B最小值為35，最大值為86，綜合信息將A,B數據條統一最小值為15，最大值為110；
- 選擇【條件格式】下的管理規則，默認為“當前選擇”，點擊下拉菜單，選擇當前工作表，彈出當前工作表的列表，選擇任意規則，點擊【編輯規則(E)】彈出“編輯樣式規則”窗口，修改最大、小值，確定，重複步驟修改另一個規則，修改完成後可先點“應用”按鈕，就可以預覽效果，滿意後確定退出編輯。
旋風圖操作步驟和效果示意圖
其實單一數據也可以使用這種效果的條形效果，比如一個列數據中即有正數也有負數的情況下，選擇任意【數據條(D)】顯示自帶負數為紅色的條形圖，什麼不要紅色？好辦，這就告訴你怎麼自定義負數的樣式和座標軸的位置和顏色，具體操作如下：
單一數據也玩旋風圖的操作步驟
說完數據條，在看看“色階 ”有什麼潛規則吧！
“色階”用它“姿色”完美呈現等級和熱度
色階雖然沒有額外的參數上自定義設定，它更加擅長的它的豐富的顏色表現，除了系統默認的預定義的，我們也可以根據自己的情況進行自定義顏色以及過渡區間，常見用於空氣汙染，水汙染和安全等級，高度變化等只要與等級或狀態變化的有有關的都可以用它呈現。
色階的樣式具體有2類：雙色刻度，三色刻度，不論雙色或3色它們的默認的所佔的區域都是平均分佈，要想說明過渡區間，需要了解修改規則數值的幾種類型：
- 最低值：系統自動選擇，我們無法修改，顏色的按平均分佈；
- 數值：支持小數，正負都可，且可以不是條件格式引用範圍的數值；
- 百分比/百分點值：在數學的概念上的差異，數字的比較小的時候，兩者並無太大區別；
- 公式：指用數學函數或表達式來控制顏色的變化（初級段位不用過多瞭解）
不過大部分的使用場景顏色的分佈並不平均，我們需要根據實際情況來修改，比如一個班級的學生各科成績，我們選【色階(S)】的紅黃綠，想以紅色為60以下的成績，綠色為60分以上，90以下的成績，90以上為黃色，60-90位綠色到黃色的漸變，但最終的效果不是我們想要的，就需要調整最大中小值和顏色了，具體設置如下：
學生成績效色階效果圖
這樣一眼就能看出班裡的大概綜合成績怎麼樣？接下來我們瞭解圖標集的具體用法。
圖標集跟蹤項目的狀態效果佳
我們用圖標集顯示項目的狀態在合適不過了，默認的圖標集會根據圖標個數來平均拆分100%來區分圖標狀態，想明白如何計算，分析一下3個圖標的計算原理公式：
- 3個圖標對應的數據範圍為：= 最小值+33%*(最大值-最小值)且= 最小值+67%*(最大值-最小值)；
注：33%是由100%/3取整，67%=100%/3*2取整得到的；
若你選擇單元格範圍的最小值為0%，最大值為100%，則<33%,為第一圖標，>=33%且<67%為第二圖標，>=67%為第三個圖標；若遇到不可預測的情況，可以直接帶入公式就能明白狀態和值的對應關係，4個圖標和5個圖標對應的原理公式與3個圖標公式類似，只是劃分的百分比不同和狀態數不同，如果你覺得麻煩，可以參考默認圖標集默認規則：
圖標分類默認比例示意圖
瞭解以上的內容有助於根據實際的情況選擇圖標集的類型，不過圖標集也給我們預留的許多設置修改的選項，以滿足不同場景對數據劃分和樣式上的特殊需要，比如隱藏單元格數據只顯示圖標，調整圖標的大小，以及某個階段隱藏圖標顯示等都可以在下圖中找到。
彙總常用的圖標技巧示意圖
到此【條件格式】的初級段位的操作技巧就這麼多了，由於篇幅的原因，預知中高階玩法，且聽下回分解！按照往常的慣例，依然準備的本文的彩蛋：如果你想把別的表格的條件格式拿來自己用，怎麼操作呢？很簡單，複製有條件格式的單元格內容到自己表格中，然後點【條件格式】彈出菜單中的【管理規則】，如果在界面沒有找到條件格式規則，將【顯示其格式規則(S)】的“當前選擇”改為“當前工作表”後，點擊規則的使用範圍，修改為你需要範圍，點擊確定就能移花接木啦！今天文章就到這了，喜歡我就關注我吧，我是愛講彩蛋的小胖子-我愛極客的廖晨！
