不可否認，時間管理四象限法則是有效的管理方法，但現實往往不會按照我們預想的節奏來。我們在工作中會處理很多計劃以外的事情。比如，客戶的突然來訪、上級領導突然打來的電話等等，會將我們的工作計劃打亂。
通常情況下，在使用時間管理四象限法則時，所有的人都會選擇第一象限內的工作去做（重要且緊急）。他們認為這樣一定會將時間利用的更好，事情更加有條理，但是這樣的情況屬於理想的一種狀態。不會因為進行了合理的規劃，時間就會增加，只能在理想狀態下，時間利用的更加合理罷了。
那麼當第一象限中的事情出現四項、五項，甚至更多的時候，應該如何去做？或者說在同時出現重要且緊急的事情時，又該如何利用時間？
大多數人在工作中都遇到過這樣的情況，有時會很悠閒，甚至可以閒聊，但有時工作一項接著一項，總覺得在單位時間內無法做完。
比如：上午的8:10分，此時的老李正在猶豫不決。他在想是該給重要客戶王先生打電話呢？還是修改那份刻不容緩的項目方案呢？該找技術部張工協商技術細節呢？還是處理郵箱裡滿滿的郵件呢？這時候他以為最缺的是時間，卻沒有發現她缺的是下一步行動的底氣。
那麼底氣從而來？我們來共同探討，
某一時間段內具體行動的法則。
情境決定下一步行動
大多數的事情都要在特定的地點或者藉助某些特定的工具完成，這是限制我們選擇行動的首要因素。
很多時候，我們首先要考慮的是我們這個時間能做什麼？我們身處哪裡？身邊有什麼工具可以使用等等。比如：凌晨2:00，不可以給客戶打電話溝通細節，我們在辦公室時又無法與遠在外地的重要客戶面談，身邊可以使用的工具：電腦、手機等等。
因為時間、地點不合適、電腦不在身邊，或者電腦在身邊而無網絡時，某些行動是無法完成的，這時候我們就很容易根據情境，過濾到一些此刻無法完成的行動。
繼續前面提到的例子：老李本打算找技術部張工協商技術細節，考慮到要談論的內容還有些小機密，所以他需要一個恰當的地點，不幸的是他走遍全公司，發現大大小小的會議室都在使用當中，並且自己短時間內無法使用，根據這種情況，只能做其他事情的安排了。
根據情境再選擇行動內容的時候，可以輕鬆去掉一個選項，安排下一項具體行動。我們在工作、生活中不停的在根據情境篩選自己的下一步行動。
為了提高工作的效率，我們不得不把我們要做的具體工作，羅列行動清單，並且將時間管理四象限中每個象限的內容需要羅列，放入行動清單。第三、第四象限的列出的內容，也需要放入行動清單。
比如：前面的會議大概還有15分鐘結束，我們是在會議室外面等待，還是回辦公室做一些10分鐘左右就能完成的事項？答案不言自喻。大多屬於第一象限、第二象限工作的內容，都無法在短時間內完成，只能做一些短時間內完成的工作，這時就需要我們考慮第二個選擇行動的標準因素時間。
時間選擇下的行動安排
選擇行動的第二個標準，就是選擇擁有空閒的時間長度。10分鐘後必須連續參加幾個小時的會議，與連續幾個小時的空閒，這兩種情況，一定會做出不同的選擇。那些在行動清單上羅列重大工作的人，遇到只有幾分鐘空閒的時間情形，就不知道該如何是好了。
根據時間不同，採取的行動不同，經常要把一些不緊急且重要和不緊急也不重要的事情列入行動清單裡，我們把這個稱為：傻瓜型、快速見效型。這樣不僅可以根據情境不同，利用碎片時間，可以將一些瑣碎的小事處理的更好。
根據每個人的不同，這兩種分類，沒有正確與否，只有是否適合自己。
傻瓜型：不需要動腦簡單的行動。比如：給客戶發微信，祝福生日快樂、給下屬發微信告知今天要加班等等，這類事情完全可以在自己得知會議室暫時無法使用時，從會議室走到辦公室的路上完成。
快速見效型：5分鐘以內可以解決的事情。比如：安排下屬幾天後有一個會議，需要將會議所需材料儘早準備、下週要用車出差用臨近城市出差的用車申請等等，這類事情5分鐘以內可以做完，利用好一些碎片化時間，將一些事情提前安排好、做好。
所以當我們在羅列具體工作清單的時候，儘量具體，將一些緊急不重要，不緊急且不重要的事情也放入其中，這樣可以在沒有整段空閒時間時，有更多、更全面的信息，可供選擇具體行動，從而更好的安排碎片時間，也是提高工作效率的有效途徑。
當我們的具體行動清單中只有重大、重要的事情，遇到只有15分鐘時間時，我們就會覺得不知所措，無法選擇。而這些重大或重要的事情，是無法在15分鐘內很好的完成。
在工作中我們也常常遇到絞盡腦汁努力的完成一項工作，當遇到攻克的技術難題時，雖然一直在做，但似乎思路走進了拐角，需要適當轉移注意力的時候，也許只是10分鐘，可以利用10分鐘來完成了一個小目標，可以利用這個轉移注意力的時間，去訂個外賣，或者發微信祝福一下朋友生日快樂等等，就是我們所提到的傻瓜型與快速見效型工作內容。
通過精力來篩選下一步行動
我們為了提高工作效率，可以想辦法改變情境，或者轉移工作的重心，一切以提高效率達成目標為原則，可是我們卻無法控制自己精力是否充沛，每個人的精力是有限的。早晨到公司的工作狀態，與忙碌一天，快下班時的工作狀態截然不同。每個人都無法像機器一樣，全天一直保持的最好的狀態投入重要的工作之中。
每個人都有思維敏捷的時候，也都有思維遲鈍的時候。——丹尼爾·科恩
即使我們的狀態不佳，思路停滯，也沒有理由讓我們的工作停滯，也不能成為我們低效理由。是作為一個優秀的職場人，應該具備的素質。
我們每個職場人都希望自己在工作中，永遠都有飽滿的精神，充沛的精力，投入到所有的工作中，但是客觀事實卻是，我們無法做到時刻保持的著充沛的精力和飽滿的精神。
如果當天的精力不佳的時候，再去做一些重大、重要的事情時，顯然效率低，而且出錯率會大大提高，從而造成總體效率的降低，而在這個時候我們應該做一些簡單，不需要動腦筋的事情，比如：整理一下電腦桌面，處理一下需要報銷的票據，又或者整理一下第二天開會需要的資料，這些事情，完全不需要投入太多的精力，但是又是工作中必須要做的事情。這類工作往往屬於時間管理象限中的第三、第四象限。
我們應當在精力充沛時盡力的做著重要緊急的事情和緊急不重要事情，而在精力不佳的情況下，為我們第二天，或者幾天後重要且緊急的事情的做著提前的準備，這樣我們可以更加從容的應對，接下來的事情。
狀態不佳的時候，找著輕鬆的小事疏解一下，等自己輕鬆完成幾個小事的時候，也許又動力滿滿了。關鍵在於狀態不佳時做的事情，效率低下，但不想心裡有很多沒做完事的感覺，因此哪怕做完一些瑣碎的小事，也是有一定自我滿足感的。
很可能目前第三象限中的事情，在以後的幾個月中會變成第一象限中的工作內容，這時我們已經在精力不是很充沛的時候，將此類事情前提準備工作已經做好，不僅提高了工作效率，而且還能應對的更加得心應手。
優先級貫穿始終
當我們根據前面三個標準確定了下一步選擇範圍，就是考慮優先級了，而通常來說，職場人面對的工作數量會超過我們的承受，所以在任務中做出選擇，就意味著有些工作可能無法完成。
在我們結束了一天的忙碌工作時，為了能夠坦然面對未能處理的事情，我們必須對自己的責任、目標價值有個清醒認知。
確定事情的優先級，就顯的很有必要了，哪些事情可以適當減緩，哪些事情可以推遲完成。我們一天完成事情基本就三種類型：
第一，正在完成事先安排好的工作；
第二，突發性工作；
第三，因處理突發性工作後，重新安排的工作。
而我們經常會捲入第二項工作中去，處理突然出來的緊急事情，而不是按部就班的完成自己計劃的工作，也會忽略因突發性工作打亂本應該做的事情時，重新安排工作。
比如：正在做著一個比較重要的策劃方案，這時接到領導電話，10分鐘後要接待市級領導的檢查工作，這時事先安排好的工作就會被打亂。而很多人會忽視了因突發性工作打亂計劃工作，重新安排工作的次序。當接待市級領導檢查結束後，可能是幾個小時以後，還要繼續整理市級領導檢查後提出的建議、整改等等。
如果我總是被突然事情糾纏，而忽略重新計劃工作時，這些被計劃的工作很可能會一直停放在那裡，而最終變成緊急且重要的事情，每天讓自己在完成工作時，像是“消防員”一直在“救火”，根本無法達到無壓力工作。但是當我們拒絕突發性工作時，同時也拒絕了突發性機會。
我們要做的應該是及時處理突發性工作，並因突發性工作影響計劃後，重新安排工作計劃。
1.面對突發性工作時，要權衡工作重要性。
突發性工作是日常工作中不可以避免的事情，比如：接到老闆電話，佔用了10分鐘，將老闆安排的工作逐一記錄，並且將工作列入工作清單中，評估工作的優先級，完成時間節點，以及工作內容的重要性。
應對意外事情的能力是一個人的工作能力的重要指標，也是保持正常可持續生活方式的關鍵。當面對突發性工作時，要冷靜的考慮清楚是否值得停下正在忙碌的工作。
2.明確個人職責以及圈定工作範圍。
我們需要明確自己的職責，以及工作範圍。比如：我們是負責銷售，而市級領導來公司檢查完全屬於公司生產方面的事情時，公司需要中層陪同，那麼我們陪同的同時，可以圈定自己的工作範圍內的事情，瞭解參加檢查人員是否對市場上產品的反饋等等，不需要投入過多的精力去研究生產當中提出的各類問題，更不需關注生產產品的技術細節等等。
明確我們的職責，圈定我們工作的範圍。在圈定範圍內，評估我們行動清單事情的重要性，從而確定將要投入精力和時間。
3.評估重要性之後重新安排工作 。
將重要且緊急的事情納入工作計劃，並將時間節點把握清楚。比如：迎接市級領導檢查後，可以將領導提出的建議，整改措施等納入工作計劃中，而非馬上將整改及建議立刻執行，可能下次檢查整改時，是數月之後，也可能是一週以後，時間節點在這時就變評估中的重要指標。
評估時間節點與重要性之後，重新安排工作計劃，完成事先安排好的工作要繼續進行，而整改措施等，也需要放入具體行動清單中。
4.分清要做的事情與將要做的事情。
我們要根據情況，有意識的放棄事先已確定的工作，轉而去應對那些突發性工作時，是根據客觀情況的做出的合理選擇，但我們必須要分清，哪些事情是正在做，哪些事情是即將要做，這時突發性工作只是我們發揮創造力和特長好機會而已。
其實我們的工作中，並不存在所謂的完全中斷情況，只是對新事物的管理不善而已。對輸入信息進行加工處理，並輸出到一個完善的系統中，就能夠更加自信的決定，哪些事情需要馬上做，哪些事情可以稍後做，哪些事情應該立刻做。
5.將重要、重大類型的工作進行分解。
通常情況下，這類重大、重要的工作，都是由各種小目標，小任務組成。進行分解任務，將任務之間的關聯性，先後次序放入自己的具體行動清單中，將每個小目標，逐個完成，最終完成重大、重要的工作目標。
按重要程度、時間節點、完成次序將工作內容分解成為多個小任務，便於逐個完成，減少突發性工作的干擾，從而有效達到，完成重要、重大的工作任務。
就像我們制定的年度計劃，是由每個月度計劃最終達到，而月度計劃是由周計劃組成，周計劃則是由每天的工作計劃，工作內容得以實現。
6.將計劃要做的工作繼續完成。
有些已安排的工作，需要持續進行，否則在擱置一段時間後，可能會變成緊急的突發的事情，為了提高工作效率，不妨採用番茄工作法進行。
番茄工作法是簡單易行的時間管理方法。使用番茄工作法，選擇一個待完成的任務，將番茄時間設為25分鐘，專注工作，中途不允許做任何與該任務無關的事，直到番茄時鐘響起，然後短暫休息一下（10分鐘左右），每4個番茄時段多休息一會兒。
當我們持續完成工作的時候，往往會讓自己思路更加清晰，當逐個完成計劃時，會發現一些看著本來很複雜的事情，因為持續的完成，而距離目標越來越近，難度會隨著解決的進度而逐漸減少。
7.利用5分鐘碎片時間。
把5分鐘碎片時間處理一些傻瓜型、快速見效型事情。將瑣碎的事情，從自己的具體行動清單中逐一清除。
清除這類工作時，可以有效避免某些特殊的瑣碎雜事，變為突發性工作的可能，比如：長期未處理的票據，正在年底結算時，財務突然的一個電話，並告知時間節點為系統關閉之前，而系統關閉時比下班時間早了一個小時。所以一些瑣碎的雜事，有時也會影響正常的工作進度。
掌握以上方法可以更好的應對各種工作，我們的工作時間並沒有增加，但是突發性工作將我們的工作切分時間不等的碎片時間，利用好每一個碎片時間，根據情境、時間、精力，以及貫穿所有工作之中的優先級選擇，讓我們得到工作可以更加得心應手、從容應對。
綜上所述，在我們的日常工作當中，要根據當時的情境，時間以及精力安排我們的工作，而優先級是貫穿整個具體行動清單當中的評估以及篩選。我們應該利用好碎片時間，並以此來完成更多的工作，來提高自己的工作效率。
沒有所謂的正確與否，只有最適合自己的工作方式。
