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科學分配任務，下放權力要找對人
在我們身邊，經常會看到這樣的管理者：他們整天到晚忙忙碌碌，時間一天天過去，卻沒忙出頭緒，沒有忙出成效。該解決的問題沒有解決，團隊的各項工作都卡在他們手裡，而員工卻閒著沒事做。聰明的下屬想幫忙，他們卻不領情，認為下屬瞎操心。當被人說他們工作方法不對時，他們卻振振有詞：“做事要慢慢來！”
遇到這樣的管理者，不知道是企業的悲哀，還是員工的悲哀。這樣的管理者通常不知道：身為管理者，最該做的是什麼。他們不知道，管理者是通過分配任務、指揮別人來做事的，而不是具體完成工作的人。對一個管理者來說，忙不是他的功勞，忙不是他做不好工作的理由。定計劃、分任務、跟蹤檢查，促成團隊目標達成，這才是管理者的本職工作。
不可否認的是，不少管理者是拙劣的任務分配者。雖然他們也分配工作，但對工作的情況、對下屬的優勢不完全瞭解，經常把工作分配給不適當的人去做，結果當然無法取得好的執行效果。等到出了問題之後，他們往往捲起袖子，親自去做。這樣一來，既浪費了時間，又浪費了人力物力，而且還會打擊下屬的積極性。那麼，怎樣分配任務最好呢？要注意什麼呢？下面我們就來介紹一下分配任務的幾大要點：
要點1：選定工作
在分配工作之前，要認真考慮：什麼樣的工作需要委派給下屬去做？這些工作有什麼特點，難度怎麼樣？如果沒有搞清楚這些問題，不要輕易委派工作。
關於這一點，需要注意的是：有一種叫作“熱土豆”式的工作是不能輕易委派出去的。什麼叫“熱土豆”式工作呢？它指的是重要且緊急的工作，這類工作要求管理者馬上去處理。另外，非常保密的工作也不適合委派給下屬。
要點2：選定能夠勝任的人
原則上講，你可以把任何一項工作，交給任何人去做。但是在企業管理中，我們追求的是管理效率，員工追求的也是執行效果。因此，你應該選定能夠勝任工作的人，這才叫把工作交給正確的人。這樣往往能取得較好的執行效果，下屬在出色完成任務之後，也能獲得成就感。
要想快速地選定能夠勝任某項工作的人，就要求你平時多花時間去了解下屬的能力。比如，你可以要求下屬通過書面形式，把自己的優勢、喜歡做什麼工作都寫下來，以便你去了解他們。當然，你也可以經常和下屬溝通，多觀察下屬，這樣也便於你瞭解下屬的能力。
舉個例子，你可能知道某個下屬打字速度很快，完成同樣一份材料的錄入，他的速度遠遠快於他人，而且出錯率很低。這樣一來，當你有一些材料需要急用時，你可以把錄入的工作交給這個員工。反之，如果你不知道誰打字快，隨便把這項工作交給一個下屬，而他恰好不擅長錄入，那麼不僅耽誤了時間，還會影響你的正常工作需要。
要點3：委派工作的時間
同樣是一項工作，什麼時候委派給下屬最合適呢？很多管理者不注意這一點，往往喜歡在上午委派工作，結果，員工原本可以按部就班進行的工作，完全被打亂，還會損害員工執行任務的積極性。為什麼會這樣呢？
因為一般來說，員工往往會在早上上班時，就想好了一天要做的事情，他們帶著計劃來到辦公室。一上班，還沒做幾分鐘，就接到了新任務。這個時候，他被迫改變原定的日程安排，工作的有限順序也要調整。他們的內心會產生一種莫名其妙的煩躁，這會影響員工執行的積極性。
那麼，應該在什麼時候委派工作呢？除非緊急性的工作，管理者應該在每天下午或快下班時委派工作，讓員工第二天來處理這些工作。如此一來，第二天員工就可以全身心地處理你委派給他的工作。
要點4：委派工作的方式
怎樣委派工作也是要注意的。有些管理者喜歡通過第三者傳達委派的任務，而不是當面向員工交代，這樣一來，經過一道中轉，有可能發生信息傳遞誤差，導致執行者錯誤理解領導者的意圖。而且這種委派工作，會讓被委派者覺得領導者不重視自己，容易影響他的積極性。因此，管理者最好面對面地委派工作，這樣下屬有什麼疑問，可以當場提出來，便於溝通和交涉。當然，留便條、寫郵件委派工作，也是不錯的方法，但不會給下屬深刻的印象。
要點5：委派時要做的事
在委派工作時，你不妨告訴下屬：你為什麼要把這項工作交給他，向他指出他有某項特殊的才能，適合完成這項工作，這樣可以表達你對他的信任和賞識，有利於激發他的積極性。同時，你應該讓下屬知道，這項工作的重要性，完成這項任務，對公司的直接影響，讓他意識到肩負的責任。
在委派工作時，你有必要解釋一下工作的性質和目標，向下屬交代一些相關的信息，告訴下屬：這項工作要做到什麼效果，什麼時間完成，在這個過程中向誰彙報工作進程，等等。
最後，一定要記得用肯定的語氣對下屬說：“我確信你能做好這項工作。”這句話對下屬將會產生很大的激勵作用。
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