每個公司都有會計，每天需要處理大量的憑證。從憑證處理的本質上來說，是把業務數據翻譯成財務數據的過程，需要具有專業財務知識的人員來處理。這個過程是一個大量的、重複的、瑣碎的工作。既然是翻譯工作，我們就可以利用計算機的優勢來處理。
國內的財務軟件發展歷程已有近40年的歷史，基本上對於標準的業務都可以自動生成憑證。為什麼現在的會計人員依然還要處理大量的憑證呢？主要有以下幾個原因。
1.財務軟件中的生成憑證功能靈活度不夠，雖然能滿足大部分標準業務，如銷售、採購、應收應付等業務的憑證處理，但在具體的操作中對於那些業務比較靈活的企業還是不能滿足其實際需求。
2.生成憑證功能不能覆蓋企業所有的業務，像費用報銷這類的業務就很難處理，企業的要求五花八門。
3.很多企業在使用系統時會存在系統無法處理的死角，就造成了許多系統在同時運行，卻還有大量的數據以Excel的形式存在。這些數據不但要花費大量的時間和精力，數據的完整性和準確性也得不到保證，其結果就是效率低下。
目前這種情況在狼道ERP中就得到了很好的解決，合作客戶在使用系統時，可以達到99%的業務憑證都可以自動生成，手工憑證都是屬於調整憑證，由於發生頻率低，如果做成自動生成憑證的模式反而會麻煩。其財務工作已經做到只要監督檢查業務單據的準確性，每月初就可以完全自動生成憑證，自動生成報表。出現問題時，只要檢查相關的業務數據，重新生成憑證和財務報表即可。
狼道ERP系統的自定義功能可以覆蓋企業的全部業務，所有數據都可以納入系統處理，保證數據的完整性，同時在數據的準確性上要比手工記錄數據嚴謹，可以自行生成統計報表。這點會在其他文章中專門說明，這裡只討論如何通過系統來處理某一業務的變化。
這裡我們以費用報銷為例，展示系統是如何適應企業的具體情況。
費用報銷基本上涵蓋了企業除標準業務之外的零星業務，情況複雜，具體的處理方式也各不相同。即可以報銷差旅費，也可以報銷餐費，只要是標準系統中不能處理的，都可以在費用報銷單中處理。
在定義報銷單時，我們需要使用業務人員熟悉理解的文字，不要使用財務術語，這樣在錄入單據時可以具體的業務人員負責錄入，好處是即可以把大量的工作分解到每個具體的業務人員身上，避免某個崗位集中大量的處理數據，而且業務人員對自己發生的業務是最熟悉的，不需要過多的無效溝通。
我們在處理報銷業務時，需要把公司的實際報銷業務彙總分類，即可以把不同的業務分別定義報銷單，如差旅費報銷單、辦公用品報銷單，也可以用一張費用報銷單來處理。
在系統中可以根據企業的實際需求來定義各種單據，如定義一個【差旅費報銷單】，如下圖：
還可以定義統一的費用報銷單，在定義統一報銷單之前，先定義費用類型，在費用報銷單中可以錄入不同的費用，如差旅費、餐費、辦公用品等。如下圖所示：
在企業中餐費的報銷是比較複雜的，不同用途的餐費報銷會計入不同的會計科目，根據公司的實際情況來設置費用類型，名稱上要做到簡單，容易理解。
假設公司的用餐可以劃分如下類型：
1．招待客戶用餐：業務招待費
2．員工加班用餐：員工福利費
3．員工出差用餐：差旅費
4．員工培訓用餐：員工培訓費
5．公司會議用餐：會議費
6．公司籌建用餐：開辦費
7．董事會用餐：董事會費
8．員工活動用餐：工會經費
定義為核算項目的好處是制單人無法錄入沒有的類型，不會像手工操作那樣亂寫，保證數據準確統一。
然後在憑證模板上就可以針對每個費用類型指定專門的會計科目，如下圖：
上面是按費用類型來判斷的，實際中部門的不同也會導致計入不同的科目，如差旅費，管理人員出差計入管理費用-差旅費，而業務人員出差計入經營費用-差旅費，那就需要按部門和費用類型共同來判斷，如下圖：
這樣就可以進一步細化費用報銷計入正確的科目。
當然還有其他情況，如以購買空調為例，如果買了一臺新空調，如果買新的，金額超過2000元，應計入固定資產，如果買二手空調，金額不足2000元，可以計入當期費用，科目就可以按下圖來設置：
通過以上兩種方式的變化，基本上可以滿足企業所有的業務需求。憑證模板是一次性定義的，當業務模式發生變化時，只需要對憑證模板進行修改，剩下的工作就讓計算機去處理了。
總之，通過自定義單據來管理業務，通過憑證模板來自動生成憑證，可以讓製作憑證的工作完全由計算機來處理，從而大大降低了會計工作，會計人員可以把時間和精力更多的放在業務監督和檢查上面來。狼道ERP在業務處理上非常靈活，完全可以根據企業的實際情況來重整系統，操作人員面對的是一張一張的業務單據，就如同手工記錄或是用Excel登記一樣。即保證的操作人員的習慣，也符合公司的實際情況。
更重要的是，企業可以不斷的總結優化，系統可以根據企業的發展而變化，即避免了大型系統過於複雜的情況，也不會像小系統那樣無法滿足企業的發展要求。
狼道ERP在根本上改變了基礎會計人員的工作內容，即降低了公司的費用，也促使會計人員向管理方向的轉變，從而更好的為公司的發展服務。
