沒有時間?工作太忙?按下葫蘆浮起瓢?掌握這個方法很重要

一、你有沒有遇到過以下問題呢?

一整天忙忙碌碌,晚上卻突然想起還有什麼事沒有幹?

快要到截止期限了,可是我的材料還沒有準備好?

面臨很多事情,不知道從何做起?

做著這件事,心裡卻在為另外一件事焦慮?

正在看書,心裡癢癢的,想要打開手機?

……

如果你存在上述問題的任意一種,不管你是上班族還是學生,只要你想提高辦事效率,擺脫窮忙與瞎忙,單核工作法中,總有一條是對你有用的。

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什麼是單核工作法呢?

單核工作法,簡單來講就是在設定好的時間內,一次只做一件事,但與此同時,又根據變化著的全局重新設定工作重心。

這個方法在瑞典個人生產力諮詢師史蒂夫•諾特伯格《單核工作法圖解》一書中提到。

二、為什麼使用單核工作法可以提高辦事效率?

單核工作法這麼神奇嗎?它能夠提高辦事效率,主要由以下3個原因。

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(一)從生物學角度來看:

科學研究發現,人們在處理事情時,是大腦額葉前部皮層在發揮作用。它的作用模式是迅速調節兩件事情先後處理的順序,這種轉換速度快到讓我們產生同時進行的幻覺。

事實上,大腦是在進行多任務間的切換,每次都需:轉移注意——喚醒新神經元——再次轉移注意——再次喚醒神經元。

換句話來說,我們的大腦一次只能注意一件事,不具備同時對多件事情集中注意力的能力。

這也就可以解釋當我們正在做一件事情,被別人打擾後,會產生“咦?我剛才做到哪了?”的疑問,從而不得不從頭審視,或者從頭開始做。

美國密歇根大學的一項研究表明,多任務的切換,如一邊看郵件、一邊回微信、一邊查資料,會導致完成任務的時間增加25%,出錯率顯著提升。

所以,基於我們自身的生理機制,使用單核工作法有助於我們高效工作,降低出錯率。

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(二)從心理學角度來看:

每次去吃蘭州牛肉麵,總是排著幾十個人的長隊,大家都向師傅說出自己的要求:

“二細,辣子多些,不要香菜!“

“毛細,不要辣子!”

“1碗韭葉,辣子多;1碗三細不要辣!”

……

每次都很好奇師傅怎麼可以記住這麼多要求。

其實,在心理學上,這叫服務生效應,又稱蔡加尼克效應。它指的是:人們更傾向於記住尚未完成的任務,並投入更多的注意力。

這與單核工作法有什麼關係呢?

單核工作法有全景模式和單核模式。

在全景模式放眼所有未做的事,可以理解為整體任務;在單核模式專注於整體任務的一部分。

根據服務生效應,完成單核任務之後,我們就會想著去完成剩餘的整體任務,這樣一來,我們將會更高效的完成整體任務。

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(三)從時間謬論的角度來看

時間不一致效應認為,我們總覺得未來有更寬裕的時間,而不是現在。特別是那些有效期很長的機會,我們的拖延會更嚴重。

如:我們小時候總會在假期結束的時候,開始通宵補作業。

由於受到時間不一致效應的影響,我們體會到了一時的快樂,卻陷入了拖延怪圈,導致工作效率低下。

而使用單核工作法,可以幫助我們管理時間,避免拖延,提高辦事效率。

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三、單核工作法如何正確操作?

既然知道單核工作法能夠提高辦事效率,那麼如何正確操作才能讓它發揮最大的作用呢?

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(一)設置時間盒子,思考拉金問題

1.單核時間段,設置時間盒子

  • 確定單核工作模式的開始時間與結束時間,專注於什麼任務。
  • 在一個時間盒子,專注於當下“做”這一舉動,而不是想象該時間段能完成多少。
  • 一個時間盒子結束後,再根據整體任務,設置下一個時間盒子。

如:小林用計時器,設置了45分鐘時間,從9:15到10:00。

在這段時間之內,他只會來看書和做筆記。

到了10:00,小林再製定下一個時間盒子。

2.設置無內疚時間

小林存在一個問題,在看書的時間,總想打開手機,一會看一下最新消息,一會點開一個網站。最終,沒看幾頁書,心裡也很內疚。

小林可以在一個時間盒子結束之後,設置無內疚時間,專門用來看手機。

如:10:00,一個時間盒子結束。鬧鐘響了之後,小林幹什麼都可以。

3.全景時間段,思考拉金問題

在單核時間段之間,可以預留出全景時間段。

在全景時間審視自己的整體任務和未完成部分,重新確定事物優先級別,思考拉金問題:此時此刻我的時間最好用來做什麼。

每個人都是心裡裝的事太多,可是卻不知從何下手。通過思考拉金問題,幫助我們找到最重要的事情,優先做最重要的事情。

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(二)製作新型清單

1.只有5項任務的快捷清單

傳統的待辦清單,不管是大任務、小任務,都一一列出。看到這麼長的任務清單,無法抉擇、無法開始。

快捷清單包含當前最最重要的5項內容。每天只能列5項,如果要添加新的內容,只有兩種選擇,要麼替換原來的1項,要麼完成原來的1項。

這就使得我們必須列出今天最重要、最需要完成的事項,專注於關鍵的少數,略過無用的多數。

2.製作集草器清單

列出未進入快捷清單的事項,還有一些需要做,想做的事情,隨時記錄,隨時添加,以免轉身就忘。

但是,需要標註進入集草器清單的日期、目標、利益關係。

簡單來說,集草器就是事項或者任務的中轉站。製作快捷清單時,可以從集草器清單中挑選任務或者事項。

3.定期除草

定期除草即指:每週1次,刪除集草器清單裡的內容。

對於集草器清單,如果我們不定時清理,那它必將越來越長,以致我們又回到了不知從何下手的日子。

而定期除草,刪除掉不必要、不重要的事項,丟棄那些內心深知永遠不會完成的任務,給清單騰出空間,記錄最重要的事項,並藉此審視自己的完成度。

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(三)快速進入狀態,保持專注新方法

1.製作自己的晨間流程,並且每日遵守

晨間流程是幫助自己快速進入狀態的清單,只需要一次性寫好,每天遵守即可。

如:

(1)起床刷牙洗臉

(2)列出當日快捷清單

(3)清空通訊信息、電子郵箱

(4)設置鬧鐘,選擇一項任務開始工作。

一套晨間流程可以幫助你有一個好的開始,在合適的時間做合適的事情,不需要再耗費時間在無用之事上。

2.創造工作環境,有助於保持專注

我們很多人總是懷念上學的時候,在教室具有較高的學習效率。

而工作,或者在家學習,效率就會降低。

原因就是,每天去上學,我們書包裡裝的是今天上課需要用的東西,每上一節課,我們總會調整書桌上的書本、筆記、練習冊。

這其實是手邊管理法的運用,指的是讓需要的物件在手邊隨用隨取,與工作不相干的物品放置在離自己最遠的位置。

沒有時間?工作太忙?按下葫蘆浮起瓢?掌握這個方法很重要

我們可以想象把學習或者工作區域自內向外劃分為A、B、C區。

  • A區是你坐著能輕鬆夠到的地方,除了放用來完成當前單和任務的相關工具,無其他。
  • B區,站起來才能夠到,放置估計今天能用到的東西。
  • C區放其他東西。

書桌上的書本就是A區的東西,而書桌抽屜就是B區和C區。

喜歡吃零食學習的人,可以把零食放到離自己較遠的位置。

如:在臥室學習的人,可以把零食放到客廳。

通過視覺排列工作或學習所需物品的優先級,來保證自己工作或學習過程中的專注度,長此以往,就可以避免干擾,提高效率。

沒有時間?工作太忙?按下葫蘆浮起瓢?掌握這個方法很重要

如果你也在工作中、學習中、甚至生活中遇到了總是很忙沒時間,按下葫蘆浮起瓢,制定計劃完不成,打開書本就想看手機的情況,不妨試一試單核工作法,總有一個細則是適合你的。

當你能夠提升自己的專注力,管理好自己的時間時,進階之路也會越來越順利。


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