每年、每月、甚至每週，我們都要開會，無論你是身處於各種組織之中，你都需要參加會議——區別在於你是否發言。
那麼，到底為什麼要開會？如何開會？
恐怕是很多小夥伴沒有搞懂的一件事情。
很多小夥伴都紛紛吐槽文山會海，一提及開會就頭疼，但也沒辦法，很多時候，開會是一個組織行為，相當於一個組織的規則，所有人都頭疼，但所有人卻都無力改變，就像皇帝的新裝一樣，每個人都是演員，每個人都知道有問題，但又不得不配合著參與演出這場戲。
就在這一幕幕的大戲之中，大量的時間被浪費，大量的精力被消耗，一個個生龍活虎的白領從走進會議室的那一刻開始，就註定了這一天的無效輸出——不過，反正可以領工資，管他呢。
但同時，我們也看到了很多企業的高效會議：平均時間不超過20分鐘，高效圍繞主題，每個人的發言都進行倒計時，嚴格會議紀律……
那麼，我們要搞清楚，開會到底是為了什麼？
凡事其實都是這樣，只有當我們搞清楚這件事情的真正本質目標的時候，才能夠圍繞這個目標開展一系列的行為，從而這些行為都是為了更有效、高效的奔向目標。
那麼，會議至少有如下四點目標：
1、問題：澄清及原因分析
開會的目的之一在於計劃糾偏。
因此，讓各個任務的牽頭負責人聚在一起，大家都說一說自己手頭所負責的工作進展情況如何。因為，本身各個負責人所承擔的任務，其實就是公司任務的分解，是在年初制定目標的時候落實到每個人的頭上，但“計劃在制定完畢的那一刻就已經失效了”，所以，我們為了保證計劃目標的實現，就需要過程中不斷的監督、糾偏。
採用會議的形式，實際上有兩種效果：
一是提高效率。與其挨個去詢問，不如大家聚在一起一塊兒彙報給大家的上級——方便留給領導。
二是臉面。你會發現，一旦上會之後，每個人其實都會鄭重其事的認真對待，為什麼？面子。
人性是一種非常奇妙的存在，動物沒有，而人有。
當自己面對很多人在場的時候，自己會不自覺的儘量表現的好一些，重視一些，這樣其實無形之中提高了效率——除非假大空已經成為文化氛圍，而上級領導也深陷其中。
2、資源：跨部門支持
由於會議本身是多方參加——一對一的叫做約會。
所以，在這個多方參與的場合，作為會議參與者可以善意的吐槽，尤其是把工作中不順利的地方拋出來，有話說在明面——這也是基於一個文化氛圍的前提條件。
當這種形式成為一種習慣，你會發現，會議的效率明顯提高。
假設，你是採購部門，設計部門的圖紙經常延誤提交給你，從而導致你的無法及時完成採購任務——那麼，在會上提出來。
從組織行為學的角度來說，適當的爭吵，其實更為有利於組織效能的提升。
3、要求：領導敲定
會議的一個非常關鍵的作用就是——領導拍板。
企業，作為創始人個人能力的延伸，其實取決於創始人高度。
企業做不大，為什麼？
因為創始人的格局、能力限制。
我們參加過很多會議，都會發現一個問題——領導說了很多，但就是不拍板。
將心比心，其實我們也理解，很多時候領導自己也不知道怎麼辦，或者由於所掌握的素材不充分，他無法做出明確的決策。
總之，理由很多。
但，正如教訓員工一樣——不要理由，只要結果。
殺伐果斷、披荊斬棘，是一個帶頭人應該具備的素質。及時藉助會議做出決議，是一個領導人應該具備的素質，也是職責，如果空談一大堆理由，那乾脆離開這個位子好了。
4、落實：領導想法呈現
最後，會議其實還有一個非常重要的作用，我們通常叫做——吹風。
領導往往會通過會議拋出一些觀點，用來觀察下屬對此的反應，那麼，會議其實是一個特殊形式的存在。
一般來說，在上會之前，領導會紛紛各個擊破的找到關鍵人員，求得在會上的支持。其實，此時的會議已經成為了一種手段——利用會議的形式，利用這種群體效應，讓一部分牆頭草從此順從。
那麼，為了更好的運用好這個工具，就需要在會前做一些工作，同時，在會上通過語言、表情、氣勢，來引導走向。
李振濤
北師大MBA | 大溝通方法論開創者 | 組織與人力資源專家
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