有了檢驗工具儀器的操作指導書和點檢表,現場的工具儀器在面對內部審核、客戶審廠以及外來人員參觀時,也會產生比較好的第一印象(還有些內容在後面的章節介紹),那還有哪些方面需要繼續完善呢?
這就是本章要介紹的:檢驗工具儀器需要注意的第三個環節——檢驗工具儀器臺賬!
可能這個時候,有人就會說:“檢驗工具儀器申購的時候有申購記錄,能查到公司什麼時間買了什麼儀器,而且財務資產統計表裡也有,如果再做一份檢驗工具儀器臺賬是不是有些多此一舉?”
這一席話的前面多半句沒有問題,我也是同意的,因為在很多企業確實是這樣的流程(有些老闆一言堂的企業可能要除外),但我認為再做一份檢驗工具儀器臺賬卻不是多此一舉,而是必須要進行的,為什麼又變成了必須要進行?
因為申購記錄和財務資產統計,只能說明是什麼時候買的什麼工具,什麼品牌、規格型號,什麼價格等,記錄的全是關於工具儀器出廠時的一些信息,沒有回廠後使用情況的記錄情況,更不知道儀器使用狀態;
既然如此,那在現實中究竟需要怎麼做呢?
1.編制一份記錄信息全面的臺賬(表單的基本格式前面章節已經說過,這裡就不在介紹,可以參附1:《檢驗工具儀器臺賬》模板),包含但不限於如下信息:工具/儀器名稱、規格、出廠編號、數量、責任組、校正方式、校正日期、有效期、下次校正日期、儀器狀況、領用人、領用日期、責任人確認、備註等;
注:
①.校正的相關內容下章介紹;
②.檢驗工具儀器領用時,一般都需要簽名確認(臺賬為了更快速的找到領用人,還要紙質憑證,便於追責),而這個登記表需要包含但不限以下內容:工具/儀器名稱、規格、出廠編號、數量、領用人、領用日期、確認人、歸還日期、確認人、備註等信息(可以參考附件2:《檢驗工具儀器領用登記表》模板);
2.將儀器信息按照《檢驗工具儀器臺賬》要求的內容進行錄入;
3.對於新購買的儀器,回廠檢驗合格後,除將信息錄入臺賬內,還需要貼上內校合格標籤(不要認為購買的所有工具儀器都是合格的,除免檢的工具儀器外,其他的都需要確認);
4.當領用的工具儀器歸還後,應先在《檢驗工具儀器領用登記表》中做好歸還記錄,並及時將《檢驗工具儀器臺賬》內的領用人刪除,以免後期查詢誰領用儀器時找錯對象;
其實從人性的角度來講,人們做任何事情都是需要一定的目的支撐,一定程度上我們可以把這個“目的支撐”叫做“好處”,如果今天我在這裡就說檢驗工具儀器管理的時候需要做臺賬,可能很多人(企業)還不以為然。
為什麼會這樣呢?我明明是在無償的告訴大家如何把儀器管理好!怎麼還有人不信呢?
因為每個老闆做企業的目的往簡單裡說就是為了“利益”,所以沒有“利益”的事情他們是不會去做的!
而這裡的“利益” 也就是上文所說到的“好處”,那做《檢驗工具儀器臺賬》對一個企業來說又會帶來那些好處呢?
1.使儀器管理更加規範化,標準化;
2.便於快速掌握儀器使用、校正狀態等;
3.快速查找儀器的位置,方便借用、追溯等;
4.儀器丟失便於追責;
5.便於儀器盤點;
6.客戶審核資質提交的清單專業化,能給客戶留下好印象;
看到這裡,是否覺得製作《檢驗工具儀器臺賬》是必要的呢?歡迎大家留言評論!
《檢驗工具儀器臺賬》和《檢驗工具儀器領用登記表》模板如下:
附件1:
附件2:
(注:公司LOGO,公司名稱,抬頭,編號,製作,審核,批准,這些都屬於表單的基本格式,後面章節這些內容不在講!)
(PS:感謝大家的支持,謝謝!!!歡迎大家留言討論!)
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