貴州銀行堅持綠色發展理念，從2017年開始著手建設新一代協同辦公系統，於2018年5月正式上線運行。上線以來，通過不斷完善功能、拓展應用場景、強化應用實踐，目前已取得階段性成效。隨著應用的深入，特別是在新冠病炎疫情防控期間，該系統在貴州銀行綜合事務運轉、遠程辦公運行過程中發揮著至關重要的作用，已成為貴州銀行除業務經營系統以外的主要日常辦公系統，是貴州銀行優化事務流程、降低運營成本、提高辦公效率、促進綠色低碳的一大利器。
目前，貴州銀行新協同辦公系統PC端包含門戶網站、流程處理、即時通訊、知識文檔、會議管理、檔案管理、報表統計、車輛管理等20餘個功能模塊；移動端集成會議、日程、通訊錄、流程審批、微報賬、移動門戶等多個功能應用。系統建成至今，在系統中流轉各類流程達38萬餘條，其中公文管理類流程總計發起24.6萬餘條，會議申請流程近5萬條，用印審批、辦公用品領用等流程近10萬條，其餘業務條線各類流程4萬餘條。特別是在新冠病炎疫情防控和金融服務期間，通過新辦公系統下發相關文件17個，涉及投放支持企業復工復產的貸款30筆3.72億元，貸款利率較同期貸款平均利率優惠1-2個百分點，真正實現了遠程辦公，為全省疫情防控提供了有力的金融支持。貴州銀行新辦公系統高性能、高整合、智能化的特性在行政事務處理中發揮著重要作用，得到廣大幹部員工的青睞和一致認同。
打造綜合性應用平臺，實現功能集成化
應用功能更多元。新協同辦公系統現已集成郵件系統入口、行政印章管理系統任務推送接口、財務報賬系統和集中採購平臺。其良好的可拓展性為集成各類應用系統提供有力支撐，使其成為各個系統數據傳輸、信息共享的統一平臺和神經中樞。以行政印章管理系統為例，用印審批流程在新協同辦公系統審批通過後，數據會自動推送到印章管理系統，印章管理員通過印章管理系統中的數據，就可確認用印是否經有權人審批，而不必再通過協同辦公系統確認。
應用場景更廣泛。PC端與移動端相結合實現全天候、無間斷辦公，在不同的應用場景中都能夠很好地保證事務的連續性，在處理緊急公文、重要會議等方面具有傳統辦公系統不可比擬的優勢。以會議模塊為例，此模塊集成會議申請、會議審批、會議統計查詢等功能。會議前，發起人通過會議流程發起會議申請，在線查詢會議室類型、配置、佔用情況，系統自動校驗參會人員是否存在會議衝突，便於確定會議時間、地點、參會人員。在此流程中，發起人可根據會議需要添加會議議程、議案，對安全性要求較高的會議，還可對會議議題設置分權閱覽，使參會人員僅能查看本人參與的議題。會議流程審批通過，系統自動向與會者以及會務人員發出會議提醒流程，有效保證會議相關人員能夠及時獲取會議相關信息。會議中，各參會人員可通過電腦端或移動端（如IPAD、手機）查看會議資料，無需再打印分發紙質材料，達到低成本、無紙化、綠色低碳辦公效果。會議後，參會人員可實時通過系統統計、查看本人全年參加的各類會議及會議文檔，有效提升個人會議文檔管理利用效率。
應用內容更豐富。新協同辦公系統的“硬核”功能為實現更多個性化需求提供可能。目前，新協同辦公系統不僅是貴州銀行的行政辦公系統，更是成為了全行內部門戶網站和內容共享的平臺。經營管理門戶、法律合規門戶、統計門戶等板塊聚集各類信息，包含各條線工作動態、政策制度、法律法規、案例分享等內容，分門別類的信息板塊極大方便了員工獲取相關動態資訊和重要信息。可拖拽式的板塊維護方式，所見即所得，讓各類門戶網站的搭建提供了便利，也方便了各類資訊的分類管理，各分支機構、各部門均可搭建屬於自己的個性化二級門戶，為本級員工提供相應的工作動態及其他各類信息。系統內設的論壇模塊又是一個為職工提供信息共享、交流學習的平臺，職工可在論壇內分享知識、交流經驗乃至拍磚灌水。豐富的應用以及多樣的應用方式使得新協同辦公系統正成為貴州銀行綜合性、一體化應用平臺。
打造大協同辦公平臺，實現管理流程化
流程設計“隨心所欲”。圖形化的流程圖設計界面一目瞭然、簡單易懂，無需計算機專業人員即可完成配置。釐清線下工作流程即可實現流程配置、線上流轉，輕鬆實現跨部門、跨機構流轉，並可加載子流程，實現不同流程的轉接。各層級流程相互融合、各級機構線上線下聯動，真正實現總分支機構數據直連、信息直通、指令直達的大協同辦公體系。如收文流程轉發文流程、收（發）文流程轉督辦流程等操作，待辦公文、待審批事宜直接進入部門負責人或經辦人待辦事項中，大大減輕了流程推送的工作量、提高了公文流轉效率和行政審批效率。只要搭建基礎流程，即可將之模板化，在其他機構需要同類型流程時，導入模板並對流程節點、執行人等要素作適度調整，即可滿足不同機構的辦公需要。功能完善的流程引擎使事務處理流程擺脫僵硬化，實現複雜事務流程化，真正實現辦公事務“一網打盡”。
流程控制“靈活多變”。新協同辦公系統流程控制方式多樣，用戶可根據不同事務、不同應用場景選擇不同的控制方式，也可以選擇多種控制方式搭配使用，以適應複雜的應用場景，極大擺脫了傳統辦公流程死板僵硬的局面。以流程節點操作者設置為例，操作者既可以精確到人、某類角色或者某一崗位，也可以是組織架構中的某個機構、部門或者以用戶安全級別控制的某一範圍；既可以是多個操作者順序操作，也可以是多個操作者並行操作。靈活的流程控制模式，涵蓋了實際事務處理過程中可能遇到的各種情況，極大滿足了各類應用場景的應用需求。
流程跟蹤“有據可依”。法律事務送審、財務報賬、合同送審等事務流轉需要有權人籤批且需意見明確，流程流轉痕跡可查等等要素，對流程流轉具有較高的要求。而新協同辦公系統流程流轉的一大特點就是修改痕跡、流轉記錄、籤批意見、操作者處理狀態等信息一目瞭然，做到全過程有據可查、有據可依。經過近兩年的不斷實踐，貴州銀行協同辦公系統現已搭建流程640餘條、報表320餘個，包含公文管理、會議管理、日常事務、辦公室工作以及各業務部門專門業務審批流程等多個方面。
打造綜合性管理平臺，實現運維一體化
分權限系統操作。新協同辦系統使用者採用分權應用模式，這為控制信息流轉範圍、管理數據擴散邊界提供了有力支撐，信息的保密性、安全性得到了較高的保障。對於低權限的使用者來說，只可閱覽流經自己的流程、文檔、會議等內容，只可對本人上傳的文檔進行編輯、刪除等操作；而高權限使用者可根據實際要求分發、共享各類數據，同時，流程、文檔等各類數據在分發時可通過安全級別或其他控制方式控制知悉範圍。在人員請（休）假或崗位變動時，使用者的操作權限以及所產生的數據可通過部分或全部授權方式直接轉移給另一使用者或不同的使用者，一鍵式的操作方式有效地提高了數據管理的高效性。
分層次系統管理。協同系統數據龐大，流程、報表繁多，只有每個層級，每個機構都設有相應的業務管理員才能有效對系統內流轉業務進行管理。目前新協同辦公系統設有總分支三級機構業務管理員。三級業務管理員根據相應權限對本級及下級機構系統內的流程、操作者、文檔等信息進行管理，合理的權限分配既減輕了各級管理員的工作量，也避免了管理員因權限過大導致系統數據被篡改、信息流轉範圍擴大等情況的發生，一定程度上提高了系統數據的安全性。
分角色系統維護。新協同辦公系統將系統維護權限按照類別進行分組，如文檔管理權限組、人力資源管理權限組、財務管理權限組等。系統添加不同類別的角色後，將相應權限組添加到權限列表，即可完成角色的維護權限賦值操作。信息科技部配備專門系統管理員，負責系統日常維護、更新、漏洞修復等工作，保證系統正常運轉及業務的延續性。
陳揚
校對 陳茜茜
編審 廖波 周密
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