發文機關，是文件名稱，又稱版頭，一般由發文機關稱渭加“文件”二字組成，位於文頭中央，用套紅大字，俗稱“紅頭文件”。發文機關應用全稱或規範化簡稱。聯合行文，主辦機關名稱排在前，協辦機關名稱排在後。
主送機關，俗稱“抬頭”，是指負責處理、執行公文的機關，位於標題的左下方，頂格書寫，主送機關後面用冒號。
除決定、公告、通告、會議紀要等公文外，公文一般都寫主送機關。上行文和平行文，往往只寫一個主送機關，其中請示強調單頭主送。普發性的下行文，主送機關較多，應按系統級別排列。有些下行文，如批覆，一般只有一個主送機關。明確主送機關，是公文發出後能否得到及時處理的關鍵，因此，必須根據公文內容辦事意向和機關隸屬關係及職權範圍來確定行文關係，避免出現黨政不分或隨便越級等主送不明確的現象。
抄送機關，是指需要知道公文內容，但不負責處理公文的機關。它位於文尾部分。這一格式項目在製造時，對上級機關一般寫“抄報”或“報”，對同級機關不相隸屬的機關和下級機關寫“抄送”或“發”。抄送的目的，在於溝通信息，增進了解，協調關係。例如對下級機關的重要行文，應當抄送給直接的上級機關；受雙重領導的機關的請示，在將該請示主送給某一上級機關的同時應抄送給另一上級機關；因特殊情況而越級請示時，應當抄送所越過的上級機關。
從以上分析，可以看出發文機關、主送機關、抄送機關是有著本質區別的三個格式項目，分別標示在文頭、正文、文尾三個部分。儘管主送機關和抄送機關都是受文機關，但主送機關是負責處理、執行公文的機關，而抄送機關只需要瞭解公文內容並不負責處理公文。兩者有明顯的區別。
主送和抄送的區別：
1、機關不同。主送機關，是指公文的主要受理機關，即對公文負主辦或答覆責任的機關．應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。它是應用寫作研究的重要內容之一。抄送是給上級部門或平級協辦部門，分送是將文件分發給下級部門；
2、本質不同，兩個個格式項目，分別標示在正文、文尾兩個部分。主送機關和抄送機關都是受文機關，但主送機關是負責處理、執行公文的機關，而抄送機關只需要瞭解公文內容並不負責處理公文；
3、位置不同。主送單位一般位於公文標題下空一行左頂格，但主送單位過多會使公文首頁無法顯示正文時，則需將主送放於版記位置，即主題詞之下，抄送之上。抄送處於版記位置，位於主題詞之下。
根據《國家行政機關公文處理辦法》的規定和公文運用中的實際情況，抄送的適用範圍主要有以下幾個方面：
1．在上行文中，有三種情況：
一是受雙重或多重領導的機關向上級機關請示，在主送一個機關的情況下，將其他上級機關列為抄送機關；
二是因特殊情況越級請示時，應當抄送被越過的上級機關；
三是向有關上級機關或領導人報告情況時，可以抄送其他需要了解情況的領導或不相隸屬的機關。
2．在平行文中，依照管理職權範圍函覆平級機關審批事項，涉及重要的政策性規定或執行面較廣的，應抄送上級機關，必要時也應抄送相關的平級單位及本系統的所屬機構。
如省物價局依職權範圍覆函批准省交通廳提出的全省春運客運基準價格，應抄送省物價局的上級包括國家發展改革委、省人民政府，同時抄送給相關的省直單位，如省發展改革委、省經貿委等，並抄送給下級物價部門。
3．在下行文中，有三種情況：
一是向下級制發生要行文，應當抄送上級機關、與文件內容有關聯的平級機關；
二是向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送該機關的另一上級機關；
三是轉發上級文件時，一般應抄送被轉發的上級機關。
4．在聯合發文時，如需抄送，應按照上述原則分別抄送各聯合發文機關對應的上級、平級和下級機關。
抄送作用與效力
1．備案作用。下級機關發文抄送上級機關，對下級機關來說，是反映情況、彙報工作，便於上級監督、指導，避免在重要決策上出現差錯；對上級機關來說，便於瞭解和掌握下級機關的工作情況，統管全局，加強指導，還可作為決策的參考。
2．協調作用。受雙重領導的，抄送非主送的領導機關，便於上級機關明確承辦責任，避免相互推諉，同時也表示對非主送的有關領導機關的尊重；抄送平級機關，有利於與本單位業務相關的單位溝通情況、增進了解、協調工作，避免出臺的政策相互矛盾，或因不通氣而產生誤會，影響文件貫徹落實。
3．告知作用。對發文機關而言，通過抄送形式將需要在有關單位知曉的事項告訴受文方，履行告知義務；對被抄送機關而言，通過接收抄送文件知曉發文的意圖，便於瞭解情況或配合工作。
4．執行作用。抄送單位同樣是公文的受文機關，現行國家行政機關公文處理辦法第十條、第十三款規定：“抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關”，明確了被抄送單位依照職能職權除享受有知情權外，還具有執行的義務，即當本地出現同樣情況或需要時，也應按抄送文件中的規定執行，而不需就同樣內容報請上級單位批准，抄送文件具有作為執行依據的法律效力。
既非主送又非抄送的單位如需執行規定，應依照職能職權請示發文單位確定能否執行文件。如：省物價部門批覆某市物價部門同意收取某項費用，則各市如遇到同樣需要，都可按文件規定執行；如只批覆一個市，沒有抄送其他市的，其他市須另作請示。又如省物價部門函覆解釋或明確某市諮詢的某項政策問題，被抄送的各市物價局都應按同一解釋執行。
1．應當抄送的情況
（1）除主送機關外，需要知曉公文的其他機關，應列為抄送機關；
（2）向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關；
（3）上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一個上級機關；
（4）下級機關因特殊情況必須越級請示時，應抄送被越過的上級機關；
（5）上級機關越級向下級機關行文時，可以抄送受文機關的直接上級機關。
2．不應當抄送的情況
（1）請示不得抄送其下級機關；
（2）接受抄送公文的機關不必再向其他機關轉抄、轉送；
（3）凡與公文辦理無關的單位一律不予抄送
9．應向直接上級機關抄送的文件包括(ABD)。
A．向自己下級機關主送的重要文件
B．受雙重領導的機關向其中一個領導機關主送的請示
C．向平級業務主管部門主送的請求批准的函件
D. 按規定越級向更高層級機關主送的文件
需要抄送的有：向下級機關的重要文件，雙重領導的另一個機關，越級行文都是，所以答案是ABD
13．禁止主送的同時抄送給下級機關的文件有(AD)。
A．主送給上級機關的請求批准的請示
B．主送給平級機關的商洽性函件
C．主送給有關下級機關的政策性批覆
D．主送給上級機關的請求指示的請示
主送給上級機關請求批准或者請求指示的請示，屬於尚未確定的事項，從官場政治角度出發，當然需要限制在一定範圍內。舉個不恰當的例子，您與父母之間商量一件事，在未通過之前，肯定是要對孩子保密。而主送給平級機關的商洽性函件（請注意，這裡提到的是“函件”），一般不涉及重大利益得失，無敏感顧慮。在商洽的事項與下級機關的職能或者利益可能存在聯繫時，有必要將此函抄送給相關下級機關。至於主送給有關下級機關的政策性批覆，就更好理解了，無非是增加新出臺政策的透明度，擴大新出臺政策的影響力。
正因為是在商洽過程中，還有不確定性，領導們都還沒定，所以不給下級。如果是確定性的，應該就可以。B的核心就是“商洽”兩個字。
向下級機關或本系統的重要行文，應當同時抄送上級機關（正確）
83：下列哪些機關可以被選擇作為抄送機關（ AC ）。
A: 向下級機關的重要發文應同時抄報直接上級機關
B: 向上級請示時抄報下級機關
C: 上級機關向受雙重領導的下級機關行文，抄送給另一上級機關
D: 將所接受的抄送公文抄送給下屬機關
不應當抄送的情況
（1）請示不得抄送其下級機關；
（2）接受抄送公文的機關不必再向其他機關轉抄、轉送；
（3）凡與公文辦理無關的單位一律不予抄送
30：主送機關對公文負有（ D ）和答覆的責任。
A: 轉發 B: 抄送 C: 通報 D: 主辦
主送機關是收文的主要機關。主送機關收到公文，其責任：或答覆（批覆、批准等），或主辦（遵照執行），或周知（如收到報告的上級機關）。
54：下列有關公文主送機關的說法，正確的是（ BCD ）。
A: 所有公文只能選擇一個主送機關
B: 主送機關應在標題下靠左頂格標註
C: 除領導人直接交辦之外，不應將公文直接轉送領導者個人
D: 主送機關是對公文負法定辦理式答覆的機關
5．標註公文的主送機關可使用(ACD)。
A．全稱 B．簡稱 C．同類機關統稱 D．規範化簡稱
公文的主送（俗稱的抬頭），須用全稱或規範化簡稱，所以只要是標準的簡稱就行。可以，但必須是國家規定的規範的簡稱才行，不能臆造。
196：下列文種的結構構成中均有主送機關的有（ABCD ）。
A: 指示 B: 通知 C: 通報 D: 批覆
除決定、公告、通告、會議紀要等公文外，公文一般都寫主送機關。
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