軟件行業普遍存在這樣一個問題，用於描述需求工作的術語沒有統一的定義。對同一項需求，不同的人會有不同的描述，如用戶需求、軟件需求、功能需求、系統需求、技術需求、業務需求或產品需求。在開發人員看來，客戶對需求的定義可能只是高級別的產品概念；而開發人員的需求概念對用戶來說也許就是詳細的用戶界面設計。需求定義的多樣性導致了用戶和開發人員之間的溝通問題。
IEEE的軟件工作標準術語表（1997）將需求定義為：用戶為解決某個問題或達到某個目標而需具備的條件或能力；系統或系統組件為符合合同、標準、規範或其他正式文檔而必須滿足的條件或必須具備的能力；上述第一項或第二項中定義的條件和能力的文檔表達。這一定義既體現了用戶對需求的看法（系統的外部行為），也代表了開發人員的觀點（一些內部的特性）。
需求是從系統外部能發現的所有滿足用戶的特點、功能及屬性等。這個定義強調的是產品是什麼樣的，而並非產品是怎樣設計、構造的。
從用戶需求進一步轉移到了系統特徵：需求必須指明要實現什麼規格說明。它描述了系統的行為、特徵或屬性，是開發過程中對系統的約束。
總之，需求是軟件開發人員與用戶密切合作，瞭解用戶的需要、目的和期望，並進一步表述而成的定義性陳述，也是用戶與軟件開發人員之間契約的基礎，主要面向用戶，採用基於現實世界的描述模型，以便於用戶理解。
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