1 管理目的
保證本公司內、外部的信息得到有效的溝通、協商和處置，提高職業健康安全管理體系運行的有效性。
2 適用範圍
本程序適用於本公司內、外部各類職業健康安全信息的溝通、協商和處理。
3 職責權限
3.1安保部負責內外部信息溝通網絡的建立、組織進行信息溝通和驗證；
3.2各部門負責相應業務範圍內的內部信息溝通，並按照溝通的結果進行處置。
4 工作程序
4.1工作流程
信息的獲取→信息傳遞、交流、協商和處理→信息處理情況的驗證和反饋。
4.2工作規範
4.2.1信息的種類
a)內部信息
指本公司在管理體系運行過程中各層次、各職能部門之間相互關聯的信息，包括監測數據，常規報表，各種信息通報、各部門間的行文、緊急情況的發生、體系運行情況等。
b)外部信息
指本公司與各類相關方之間相互關聯的信息。相關方包括：有關政府機構、顧客、供應商、承包商、廢物和垃圾處理單位、及附近居民等。
4.2.2 外部信息的獲取
4.2.2.1外部信息獲取的方式:電話溝通、會議、上級來文、拜訪、問卷調查、信函、報告、文件、協議、媒介。
4.2.2.2外部信息收集的內容
（a）安監部門：安全法規的要求，安全預防技術，應急措施；
（b）消防部門：消防的法規要求，應急措施；
（c）衛生部門：衛生法規要求；
（d）勞動保障部門：勞動保障法規的要求；
（e）顧客：顧客的安全要求；
（f）其他相關方：對其他相關方的安全要求。
4.2.2.3與以上有關的信息外部溝通人員或相關人員應做好記錄，並及時傳遞，給予處理。
4.2.3內部信息的獲取
4.2.3.1內部信息獲取的方式：宣傳欄、相關文件、會議、電話、交談、記錄等。
4.2.3.2外部信息收集的內容
（a）危險源辨識與評價；
（b）風險控制策劃；
（c）應急預案的建立和實施；
（d）職業健康安全方針、目標的建立和實施；
（e）職業健康安全管理方案的建立和實施。
4.2.4 信息傳遞、交流、協商和處理
4.2.4.1各部門或人員獲取到外部安全信息，應及時傳遞給安保部。
4.2.4.2各部門或人員獲取到內部安全信息，應及時報安保部。
4.2.4.3安保部負責組織策劃有關公司活動和產品所涉及的職業健康安全影響的信息交流、協商與溝通，信息交流、協商與溝通應：
（a）保持公司內各層次和職能間的內部信息交流、協商與溝通，從而確保對危險源風險控制的運行活動得到有效實施；
（b）與進入工作場所的承包商和其他參觀者進行溝通；
（c）接收、記錄及回覆來自外部相關方的相關信溝通。
4.2.4.4在信息交流、協商與溝通過程中，應確保員工：
（a）適當參與危險辨識、風險評估和確定控制措施；
（b）適當參與事件的調查；
（c）參與職業健康安全方針與目標的制定與評審；
（d）協商影響他們的職業健康安全的任何變更；
（e）在職業健康安全事務上享有代表性；
（f）瞭解誰是職業健康安全員工代表和管理者代表。
4.2.4.5安保部應考慮對有關外部聯絡的處理，包括就應急計劃和其他問題與官方機構（安全、衛生、消防等）進行聯絡。
4.2.4.6緊急信息由產生部門立即直接傳遞到體系運行管理組和公司領導，具體內容見《-EHS-2-08A應急準備與響應控制程序》。
4.2.4.7信息交流、協商和處理的情況，安保部應保持《信息溝通和處理記錄》。
4.2.5信息處理情況的驗證和反饋
4.2.5.1安保部應及時驗證信息的處理情況，並將驗證的情況記錄於《信息溝通和處理記錄》中，並將驗證的情況反饋到相關部門。
4.2.5.2信息處理的情況應提交管理評審。當出現重大事件時，安保部可建議召開管理評審會議，並將信息輸入管理評審。
4.3相關要求
4.3.1安保部應定期組織安委會的成員進行有關職業健康安全方面的信息交流，及時組織召開安全例會，並保持《會議記錄》。
4.3.2當發現安全或環保重大事故，安保部應及時與政府對口部門進行溝通。
4.3.3本程序涉及的記錄按《-EHS-2-21記錄控制程序》的要求執行。
5 附件
附件１：《信息溝通和處理記錄》
附件２：《會議記錄》
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