公文辦理是保證機關工作高效運轉的重要基礎。中共中央辦公廳、國務院辦公廳於2012年印發的《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱“《條例》”），對黨政機關公文處理工作提出了一些新的要求。本文主要列舉《條例》施行以來，有關單位在公文處理工作中出現的問題，並結合《條例》的要求提出解決問題的建議，旨在為提高公文辦理質量，促進機關工作規範化，提高機關工作效率提供借鑑和幫助。
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一、辦文程序方面的問題
1
未按程序收文
內設機構收到上級或外單位來文後，直接予以辦理。
規範處理建議：收到公文後，應統一由單位的辦文機構登記、交辦。若來文單位要求回覆的時間緊，內設機構可先憑複印件辦理，原件由辦文機構按程序辦理。
2
未按程序發文
這方面的問題主要有：⑴未經部門主要負責人審核。⑵應該會籤而未經有關部門會籤。⑶未經辦公室審核直接送領導簽發，或先送領導簽發再返回辦公室核稿。
規範處理建議：⑴如果是急件而主要負責人又未在單位，應以電話、傳真、電子郵件等方式請示（已明確由部門其他同志主持工作的情況除外）。⑵涉及其他部門的業務，尤其是經費分配、工作商洽等事務，應送相關單位或部門會籤。主辦部門如未能與相關單位或部門達成一致意見，應作出說明。⑶嚴格按照《條例》規定的程序辦文，文稿簽發前應送交辦公室審核。
3
未按保密要求發文
這方面的問題主要有：⑴密件橫向傳閱，即由一個閱文者直接傳遞給下一個閱文者。⑵未按照“密來密去”的要求發文。
規範處理建議：⑴按照保密規定，傳閱密件應以直傳方式進行，即由保密員從閱文者處取回密件再由其傳遞給下一個閱文者。⑵來文是密件，即使回覆的內容不涉密，仍須以密件形式回覆。
二、公文格式方面的問題
1
緊急程度標註不正確
這方面的問題主要有：⑴隨意標註緊急程度，如為了提高發文的流轉速度，而在非緊急公文上標註“加急”或“特急”。⑵使用“急”“平急”等不規範用語。
規範處理建議：⑴對於有辦理時間要求的發文，可在發文稿紙的“緩急”欄上標註辦理時限。⑵《條例》將公文的緊急程度規定為“加急”和“特急”兩個級別，電報則規定為“特提”“特急”“加急”“平急”四個級別，應按照規範用語標註緊急程度。
2
字體和字號、行數和字數不符合要求
規範處理建議：標題應使用2號小標宋體字，正文應使用3號仿宋體字；每頁一般為22行，每行一般為28個字。
3
層次序數標註不符合要求
文中的層次序數用字隨意或字體不規範。
規範處理建議：文中的層次序數應依次使用“一、”“（一）”“1.”“⑴”,而且一般第一層用黑體字，第二層用楷體字，第三、第四層用仿宋體字標註。
４
附件說明使用不規範
這方面的問題主要有：⑴文件有附件，正文中卻未寫附件說明。⑵將被轉發文件當作附件在附件說明中列出。
規範處理建議：⑴文件有附件，應在附件說明中列出。⑵被批轉、轉發、印發的文件不作為附件處理，無須在附件說明中列出。
５
附件說明格式不規範
附件1：×××××××××××××
附件2：×××××××××××××
規範處理建議：
附件：1.××××××××××××
2.××××××××××××
6
成文日期書寫不符合要求
使用漢字數字書寫成文日期。
規範處理建議：應使用阿拉伯數字書寫成文日期，如2013年×月×日。
二、發文文稿方面的問題
1
標題中事由表達不準確
如來文為《××局關於商請提供××材料的函》，回覆時標題寫成“××局關於商請提供××材料的覆函”。
規範處理建議：應改為“××局關於報送（提供）××材料的覆函”。
2
標題中介詞冗贅
如《××協會關於對××處理建議的函》。
規範處理建議：應改為《××協會關於××處理建議的函》，介詞“關於”和“對”只選用一個。
3
標題中文種使用錯誤
如公文標題寫作“××××彙報”“關於××××辦理的意見函”等。
規範處理建議：應在《條例》規定的文種中選取合適的文種。
４
主送機關或抄送機關簡稱錯誤
對有規範化簡稱的單位不使用其規範化簡稱，對無規範化簡稱的單位使用簡稱。
規範處理建議：對有規範化簡稱的單位應使用其規範化簡稱，對無規範化簡稱的單位應使用全稱。
５
引文標題書寫不準確
如《××部××司關於徵求對〈××××細則〉修改意見的函》，在被引用時寫成：⑴“《關於徵求對〈××××細則〉修改意見的函》”，遺漏了發文機關。⑵“××部××司《關於徵求對〈××××細則〉修改意見的函》”，錯誤地將發文機關從標題中拆解出來。⑶“《××部關於徵求對〈××××細則〉修改意見的函》”，改變了發文機關。⑷被引用文件第一次出現時僅寫發文字號，未寫文件名。
規範處理建議：引文標題書寫要完整、準確，如被引用文件首次出現時同時寫明瞭標題和發文字號，下文為求簡潔可以直接書寫引文的發文字號。
６
未附參閱材料
規範處理建議：應在發文稿紙後附上發文的依據等材料，如外單位的來文，辦公室的擬辦意見，有關單位或部門的會辦、會籤意見等。
此外，還存在使用紙張不符合要求、同一對象在文中前後稱謂不一致、請示件未標明聯繫人和聯繫方式、未標註公開方式等問題，在這裡不一一列舉，也希望引起注意。
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