風靡日本神奇時間整理術——《別再說你沒時間 :練好職場基本功》

風靡日本神奇時間整理術——《別再說你沒時間 :練好職場基本功》

年底的工作量不是一般的大,工作任務也不是一般的多,夜裡做夢都在寫稿的上班狗們自然更需要各類工作方法書的投餵,當然大前提是要有乾貨,見效果那種的。

《別再說你沒時間 :練好職場基本功》一書的作者高嶋美里是日本知名的女企業家。她是遊雅名人株式會社代表、在CIBS學院擔任院長工作。

據作者介紹上說,她發明了與整理術相結合的獨創教育法,短短几年時間讓公司營收翻了十倍。看到這種介紹,讓人的確覺得圖書內容很有誘惑力。讀過之後感覺,書中所講的時間管理法,是在整理術的基礎上,基於女性認真細緻的特質,為工作瑣碎、事務繁多的職場窮忙族設計的極簡工作法。

因為自帶極簡主義風格,所以在實現極簡前,歸納整理工作也就變得非做不可。

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作者認為,整理得當,會使做各種事情的效率顯著提高,最終可以節省出很多自由時間。比如說找東西的時間。

大體而言,通常能夠拿出成果的人,就是可以在各個方面都整理的井井有條的人。這樣的人節約了更多時間,從而取得成功。他們因為時間充裕,更加從容對眼前的工作,不會敷衍了事,更保證了工作品質。看到此處,忍不住令萬年懶宅如我心頭一緊。

作者還說,通過物品的整理,進而做好了信息的整理,頭腦的整理。按照這樣的流程,就可以不斷提高整理能力,通過整理,每天節約出來的時間最少也有三小時。

那麼,如何將整理工作一次性做好,做到位呢?作者給出的方法是:對於上班族而言,要搞清楚自己的辦公桌上有什麼。要把自己桌子抽屜中的物品列個清單出來,並且從這些物品裡把平日經常使用的東西挑出來,接下來只留下20種常用的物品,捨棄那些使用率極低的物品,做到這一點後就能提高很多自己的效率。

除了常用物品,其它出現在辦公桌範圍內的物品,都儘量收進抽屜去。要確保自己知道自己的東西都放在哪裡,抽屜裡的陳列要做到一目瞭然,不能雜亂無章。

在收納用具的選擇上,沒有必要去購買高價的收納用具,透明的袋子或文件框就很好用。

整理完成後,工作環境質量將有大幅提升,良好的工作環境是成功的一半,創造一個自己不會迷茫的工作環境有助完成好自己的工作。

接下來,便是日常工作中一些好用的方法分享。

在文件的分類上,根據自己要做的事情的日程安排來分類工作,可以把日常工作分成四個類別,今天要做的,五分鐘之內就可以做完的,有期限的,沒期限的。

按照這種分類方式準備文件框標籤在自己面前,列出清單。同時還要建立一個今天要做的事情的文件夾,提醒自己在文件夾的文件徹底清空前不能回家。

一旦決定要在當日完成的事情決定了,要做就一定要完成,把這個原則銘刻在自己心中,並且堅持到底,無論多小的事情,一旦決定了,就能做到把這個意思灌輸到自己大腦中,養成習慣決定好了的時間候就一定要完成。

另外,為了應付突發情況,要在兩件事情之間留出30分鐘,應對突發情況的發生,把全部熱情傾注在,如何才能高效安排時間上,用不了30分鐘完成的事情在零碎時間或空閒時間把它完成。

不過,對於比寫到清單上更快的事情,要當時就一口氣處理完,不要擱置。

同時,要做好斷舍離。把資料儘量電子化,把該扔的名片都丟掉,要把沒用的宣傳手冊全部丟棄,對於有用的信息,數據化後保存。

在保存電腦文件方面,對於文件夾的命名工作要做到正確標識,首先是找到適合自己的分類模式,其次是做好編排工作,可以按照日期、內容、地點、商品、人名這樣的順序來命名文件夾,這樣在搜索時便於搜到。

另外,還可以鍵入項目關鍵詞在文件夾中,比如設置一個自己能想的起來的關鍵詞,並且把日期放在文件名最開始的地方,這樣更便於檢索。

上述的整理方法執行一段時間後,要努力使自己養成良好的整理習慣,讓整理得得當的狀態,成為常態。畢竟,心理學家已經證明,人可以通過重複的動作來養成習慣的。

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在時間管理這個老大難問題上,作者再三強調,真正的時間管理是把精力集中在此時該做的工作上,集中全部的精力在規定時間內做完。把握好自己,工作所要花費的時間估算出工作的準確時間,要想練習好是先安排出比自己的預計多一倍的時間比較好,絕對不能磨磨蹭蹭的做完一件事,有意思的儘可能縮短,預計完成的時間,要把那些多餘的事情徹底消滅,才能確保自己的工作做的又快又好。

如何找出自己浪費時間的根源呢,作者力推的方法是時間記錄法,這個曾被時間管理大神柳比歇夫用一生時間證明過的高效法則也在多本時間管理書中出現過,可見幸福的家庭同好用的方法大抵都是相同的。

作者給出的建議是,堅持每天積累素材的工作,準確記錄時間的開銷,掌握自己的時間,記錄自己的時間,要詳細到每分鐘每件事1分鐘為單位。

同柳比歇夫不同的是,作者表示,關於記錄時間這件事,起碼要堅持一個月,至少也要堅持記錄一週。堅持記錄時間開銷,漸漸的就會產生時間意識,意識到並減少自己所浪費的時間,把這些時間投入到學習當中,通過固定模式來節省時間,對於需要重複進行的工作套用固定的模式是最有效的方法。

風靡日本神奇時間整理術——《別再說你沒時間 :練好職場基本功》

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在書中,作者還給出了幾個利用時間的小貼士,比如說:

開會的時候雖然身體被佔據著,但是頭腦依舊可以自由運轉,不要浪費這個機會,作為思考時間。

另外,有效利用每天移動中的時間,既上班時間通勤路上,如果你做了絕大多數人沒有做的事情,在技能上產生差距也就不難理解了,在車廂中的乘客用於打遊戲或者讀書,一段時間後差距會很明顯。

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這本原名為《超級時間整理術》的小書雖只有薄薄的200餘頁,但內容頗為豐富。作者所談的,不光是職場整理術、時間管理問題,還從工作整理的問題上談開去。在購物和理財方面也給出的很好的建議。

書中還談到:

要通過對頭腦的整理帶動對金錢的整理,定期記錄自己的開銷狀況,儘量刷卡消費,有了刷卡消費的明細記錄就可以大體把握自己的用錢情況,這樣定期記錄就可以看到自己用錢時有哪些浪費的部分金錢就會逐漸積攢起來。

在金錢的使用上面,要避免浪費成功者的頭腦清楚的知道自己擁有哪些需要,哪些不會去購買,不必要的產品,在體驗這件事上花錢是有錢人的方式,要創造體驗更好的生活的機會,體驗是對自己的一種投資。

積分卡是一種撿了芝麻丟了西瓜的典型,為省下一點小錢浪費自己的精力和時間,非常沒必要,哪怕只會浪費你一秒鐘的時間,這樣的東西從一開始就不要才是最好的,世界上最為寶貴的東西就是當下和時間。

真正成功的人不是以社會上的一般規則為準繩,有著自己的優先順序把收入的四成拿來自我投資的人才能成功,這句話真值得那些為了一隻名牌包節衣縮食的女生們反覆多看幾遍。

風靡日本神奇時間整理術——《別再說你沒時間 :練好職場基本功》


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