著名管理學大師德魯克說過,“時間是最高貴而有限的資源,不能管理時間,便什麼都不能管理。”
能不能做好時間管理,往往也是一個人能力的體現。事業有成的人,可能成功原因有很多種,但是,他們的共同之處就是,他們往往都是時間管理的專家。
一天=24小時,1440分鐘,86400秒。我們將怎樣面對這樣的一筆時間財富呢?
我們先來看一下時間管理的基本原理。
效益=效能 X效率 X勤懇
效益(Benefit):效果與利益,是最終追求的結果
效能(Effectiveness):強調目的正確、效果有利
效率(Efficiency):是指在單位時間裡完成的工作量
勤懇(Diligence):充分利用時間,不浪費
從重要性排序:效能最為重要,效率次之,勤懇再次之。
如何提高效能?
可以利用“四象限”模型進行排序,示例如下:
如何提高效率?
以下7種方法不妨一試:
①簡化流程,簡化操作
②整理整頓,快速定位
③最佳狀態,全心專注
④事不宜遲,速度致勝
⑤立即去做,一次成功
⑥統籌安排,平行作業
⑦充分利用,碎塊時間
如何保持勤勉?
用目標牽引,用危機感的推促。掌握命運的方法很簡單,遠離懶惰就可以了。
接下來,我們來看一下時間管理的具體實施指引。
第一步,羅列事項清單
每天上班第一件事,羅列“待完成”事項清單。
1、事項清單的來源
-月/周目標的分解或計劃的安排;
-各種臨時插單/緊急任務;
-已經預約的安排 ;
-各種未完成事項(歷史累積);
-生活/家庭/情感等瑣事或安排。
2、臨時插單或預約的處理和提醒
-隨時記錄,避免事項的遺漏;
-預約事項安排到對應的日曆日期;
-臨時插單(一般都很重要)根據緩急程度安排;
-所有新增事項彙總到“待完成”事項清單。
【工具】檯曆、手機/電腦日曆、Notebook等
第二步,進行優先排序
這一步驟是關鍵,但很多人都沒有這樣做。
-將“待完成”清單中與Deadline最接近的事項取出;
-根據“四象限”模型進行排序和安排;
-歸入每日事項安排表。
【工具】每日事項安排表
第三步,安排與實施
1、時間安排
-將已經排序的事項,進行時間分配(即設置Deadline);
-可以統籌安排的事項,儘可能統籌安排。
【工具】每日事項安排表
2、具體實施
-每天挑戰自己,提高效率——增加生命的寬度;
-瑣碎/等待時間,充分利用(學習、思考、休息)。
【工具】智能機讀書/視頻/音頻軟件/記事本
第四步,每晚回顧
1、效果檢視
-當天工作按照效能四象限歸類;
-檢視自己的時間管理狀況,及時調整;
-不斷進步,直到形成習慣。
【工具】A4紙/白板/標籤紙
2、清單整理
-每天晚上/每週結束時整理;
-完成的工作劃掉/刪除;
-新增工作加入待完成清單;
-可明確日期的事項,放入對應的日曆項。
【工具】 Notebook、記事本、各種日曆
時間如水,靜靜流淌,它對任何人都是公平的,時間本身沒有任何問題。管理的對象不是時間,而是每一個使用時間的人,其本質就是自我管理。
進行自我管理的目的是追求幸福生活,實現人生夢想,祝願你我都能成為時間的主人。
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