根據調查顯示，只有不到三成的白領認為自己參加的會議有意義，剩餘的大多數白領均表示厭煩開會，談“會”色變，變成職場“恐會族”。
如果你是“恐會一族”，也不要慌，跟著我們一起了解和學習如何提高會議效率，進而提高工作效率吧！
會議是什麼？
會議是人們聚集在一起，圍繞特定主題進行討論、交流的活動，是一種群體溝通的方式。
人類開會的歷史可謂是源遠流長，可追溯到公元前2198年。直至現在，整個世界在某種程度上說是一個時時處處充滿會議的世界。
會議應該什麼時候開？
會議的時機選擇，應視具體情況而定，如需要傳達收取建議、做出決策、聽取工作彙報、解決問題、表彰批評等，都是適合召開會議的情況。
會議的成本怎麼分析？
一般來說，會議成本沒有可控的標準和合理運用的話，往往容易造成會議的低效和人力、資源的浪費等，從而影響會議結果。
《哈佛商業評論》中：“任何會議都是要麼富有成效，要麼純粹浪費時間，二者必居其一。”
無效的會議不僅是一種管理成本的浪費，而且也會引起與會者不滿，從而降低團隊的凝聚力。那麼造成會議低效的因素有哪些呢？
會議低效的影響因素
會議前缺乏準備
沒有提前準備好會場、開會設施、通知、會議議題、議程、會議材料、參與人、主持人、記錄人等。
會議中缺乏控制
議程、氣氛、決策、時間、主題、情緒等。
會議後缺乏跟蹤
會議結束後，未對形成的決策或待完成的工作責任人、時限並進行追蹤。
標重點！
其實，針對會議低效的情況，是有解決辦法的，可以從會議要素和會議過程兩個角度進行具體的提升，前方高能，請做好筆記。
從會議要素的角度來提升
議題明確
一到三個為佳。
議程清晰
要有明確的議程及時間分配規則，方好有效控制會議的進程和時間使用，確保會議高效。
注意：議程安排上，不要安排領導先講話和表態，避免有的人“話裡聽音”，從而失去民主，也會導致參會人員全都按領導意見辦事，不能發掘好的想法和創意。
精選參與人
“相關性”和“少而精”原則。
指定主持人
引領會議議程、控制會議進度。
做好會議記錄
議題、議程、時間、地點、參與人、主持人、記錄人、出勤情況、發言情況、決策情況、待追蹤事項、會議附件等。
合適的時間
上午10-12點和下午3-5點為佳。
合適的地點
會議室、大小、桌椅、設備等。
從會議過程的角度來提升
會前做好準備
會議議題、議程、會議材料、開會設施、參會人員等。
注意：
電腦三件套是會議場最關鍵的“兵器”，有電腦的地方就有三件套——電腦、翻頁筆、激光筆。
養成良好的習慣，所有信息化、電子產品等，都要提前測試，這是保證和發揮會議效果的重要前提。
會中做好控制
確保會議按時開始，並嚴格按照會議議程進行。嚴格把控會議時間和進度，避免會議的拖沓和冗長，並要按時結束。營造活躍的討論氣氛，維持開放平等的會議環境，給予參與者均等的發言機會並引導大家積極發言或獻計獻策。
保障與會者相互尊重彼此所發表的意見，並保護與會人員不受人身攻擊，控制會議秩序，發現跑題，應立即予以制止，對討論的結果及時進行彙總，並形成會議結論。
會後做好跟蹤
會議是否形成有效的決策、會後的決策是否能在規定的時間內實現；追蹤的頻率和彙報的頻率；有追蹤，才能把會議的決議形成生產力 。
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