相信職場中，有許多人都經歷過一些華而不實的會議，佔用著大把的工作時間，卻絲毫沒有達到效果，這些會議對組織的績效幾無價值，如同雞肋一般，讓人不禁產生疑問：”開會真的有必要麼？”“如果有必要，如何才能使會議變得更高效呢？”
1團隊會議至關重要
互動和會議對於團隊運作來講至關重要。
事實上，有研究結果表明，即使開得很差的會議都比不開會強，因為團隊成員會在會前、會後，甚至會上以小範圍、非正式的渠道交換信息。
沒有定期的正式或非正式會議，重要的信息就會被阻塞，團隊成員就會對團隊的重點工作產生分歧，同時對其他團隊成員的看法和期望也會變得越來越不準確，與現實不符的假設和臆想則會不脛而走。
誤會和誤解會導致不協調和衝突，這反過來又會導致團隊效率低下。
缺乏充分的互動會導致不良的人際關係、消極的態度和彼此懷疑，而這些會給團隊運行帶來致命打擊。
那麼，團隊成員應該多久會面一次呢？
有些團隊需要比其他團隊更經常地見面，而在同一個團隊裡，一些團隊成員之間的會面也需要比其他團隊成員更加頻繁。
任務越複雜，團隊面臨的時間緊迫性越高，團隊會面就應該越頻繁。
團隊成員應該至少每月會面一次，以瞭解彼此的進展，並根據團隊的目標調整他們的活動。
至少每六個月，團隊應抽出時間（一天或兩天），來回顧和修改必要的目標，實現這些目標的戰略，以及決策過程中的溝通和參與。這種反思能夠預測團隊的創新性和有效性。
注意，這絕不是浪費時間，採取這種措施的團隊比其他團隊更富生產力和創新力。
雖說開得再差的會議也比完全不開會要好，但是，一場精心組織、圓滿召開的會議卻能創造出一種團隊效能感，並確保團隊一起高效地開展工作，以實現目標。
2團隊會議的基本原則
國外有一項調分析了60個表現迥異的業務團隊的內部互動情況。
在那些表現好的團隊的會議上，積極的互動與消極的互動的比值為5.6。
對於表現中等的團隊，比值是1.9，對於表現不佳的團隊，這個比值就變成了0.363。
對於表現不佳的團隊，成員們幾乎花費了所有時間來宣揚自己的立場，而不是尋求有關他人立場的信息。
一個有效的團隊會議，每個人都要為下列事項負起責任：
1.事情一旦偏離軌道，要及時糾正；
2.促進團體討論，而不僅僅是推動自己的立場；
3.提出有關程序的問題。例如，要求小組澄清在討論中必須做的事情，並提供正在討論的問題的摘要，以確保所有問題都能被共同理解。
4.運用良好的傾聽技巧：要麼積極參與正在進行的討論，要麼清楚地表明你想要改變主題，並詢問是否可以。
3團隊會議有效互動的關鍵
我們如何才能確保團隊會議的有效互動呢？
關鍵在於團隊會議如何主持。
1. 會議前：明確會議議程
安排會議要有明確的議程，而且只討論議程上重要的項目，不要浪費時間去談論那些一定會發生的常規事項。
議程項目的選擇至關重要，在理想情況下，應該討論不超過6～7個團隊目標。
花費在議程以及議程排序上的時間越多，議程上的項目越少，會議就會越深入和富有成效。
以下是一些注意事項：
1）提前確定會議的開始時間和結束時間；
2）設立團隊成員準時到達的制度；
3）將會議的舉行地選在一個舒適的場所（例如，有可供眺望的窗戶），並配備適當的設備（如活動掛圖，投影儀，網絡會議設施）
4）確保有人主持或協調會議；
5）採用旋轉座椅是一個不錯的民主姿態，但是團隊會議主持人必須由經過有效訓練的人擔任；
6）事先為各主題制定粗略的時間表，以便了解需要在什麼時間框架內討論哪些內容，並且通過議程；
7）除非絕對必要的情況，否則一定要堅持議程安排。
2.會議時：鼓勵每一個有想法的人分享觀點
這一點看上去有點兒違反直覺，但事實卻是，當每個人都有機會對決策貢獻自己的想法時，會議幾乎總是更快開完。
確保每個人在會議期間做出貢獻，邀請你瞭解的具有專業知識的成員儘早發表意見，這樣可以引導討論的走向。
使用各種鼓勵討論的方法（結對討論和小組討論，然後彙報）。經常進行彙總。
同時，確保領導或其他人都無法佔據主導地位。
3.會議決策：要當機立斷
一旦意見得到表達，觀點得到討論，就要當機立斷。
除非真的有必要，否則不要推遲做決定，也不要召開更多的分組討論會議。
投票絕對是最後的決策手段，除非實在沒有辦法，否則要儘量避免。
保持對會議的掌控，通過樂觀、友好、禮貌、熱情來維持一個積極的氣氛。
積極認可並感謝人們的付出。如果氣氛有失控的跡象，要及時進行休息。
回顧失敗的會議經歷，討論應該怎樣進行改進。
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