大型會議活動一般具有人數多、環節多、細節多等特點，要圓滿完成組織服務工作並不是一件容易的事。
今天小編帶來三個【在辦會過程中出現細節紕漏】的案例，一起來聊聊那些不可忽視的辦會細節~
案例回放
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犯錯的原因
01
第一個事例，在會議服務中，我們大多把注意力放在會場這一“主戰場”，往往對貴賓室不怎麼花心思，甚至遺漏。其實，在召開較高級別的會議時，貴賓室作用很大。
一般應在會場旁邊安排貴賓室，備好茶水等，供來賓在會議前後短暫休息交流。特別是一些活動開始前，籌辦方領導要與重要嘉賓進行禮節性的會面，或有事相商，或加深友誼，或以示重視，總之須盡地主之誼，這時應有一個安靜私密的會談環境，貴賓室就有了用武之地。
02
第二個事例問題出在哪？就出在我過於相信和依賴技術人員，自己卻對設備一竅不通，總覺得這方面的事有技術人員盯著，於是在會場當起了甩手掌櫃。
現在會議服務專業化程度越來越高，分工越來越細，中大型會議一般都有數量不少的專業服務人員，辦公室工作人員似乎就只做些統籌和管理的工作。經過這次的尷尬我才明白，在會場，甩手掌櫃千萬當不得。管理好現場服務人員，督促做好有關工作固然重要，擺正位置、俯下身子，在會場時把自己放在普通服務人員的位置上，親手去做、親自去試也很重要。對關鍵設備的關鍵操作技術還是應當有所掌握，以免遇到緊急情況時陷入被動。
03
第三個事例確實是自己在籌備時對停車問題考慮得太不充分。開大會前，一定要估算可能應對的機動車流量。
如果會場外完全不具備停車條件，那就提前通知參會單位，會場無法停車，請採用公共交通工具；
如果會場外停不下，但不遠的地方有空地，那就把空地劃為停車區域，安排好停車場和會場之間的擺渡車；
如果會場停車條件不錯，那就請保衛部門或會議服務方安排人手，規劃車位，引導車流確保停車秩序。
如何圓滿完成組織服務工作
三個事例綜合來看，究其原因還是準備時考慮得不夠細緻，工作方案不夠周密，工作中落實得不夠徹底。
會前，精細制定工作方案
首先，必須確保各項工作符合中央八項規定精神，符合有關財經紀律和規章制度，尤其要嚴格按照會議的類別做好預算安排，做到在預算內合理安排各項開支。要簡化會場佈置，比如，不懸掛歡迎橫幅、不擺設花草、簡化迎來送往，要讓中央的規定精神真正落地生根。
其次，要明確工作任務分工，確保將各項具體工作分解，落實到每一位工作人員，確保無遺漏。一般而言，一場大型的會議涉及會務、接待、宣傳、醫療、交通、安全、保密等工作，作為會議的組織者要按照工作職責進行科學合理分工，並明確工作任務、標準和時間節點。
再次，要建立起高效的工作機制。 大型會議往往涉及諸多工作組或單位，如何協調各方力量共同完成服務保障工作尤為重要。在實際工作中，一般採取協調會的方式進行，即會議期間參與會議服務保障的各工作組每天都要召開協調會，通報當天該組工作的完成情況、第二天工作安排情況和須要協調解決的事項，這樣的工作機制能夠達到信息共享、協調溝通的目的，發揮較好的作用。
最後，要做好演練工作。為確保大型會議萬無一失，在會議開始前，各工作組要按照會議實際進行的狀態，提前組織工作演練，以便在演練中提前發現問題，及時解決問題、積累經驗。
會中，精準抓好工作落實
一是加強統籌配合。大型會議由於參會人員較多，參與服務保障的部門多、人員多，很多工作一個部門或者一個工作組往往難以獨立完成，這時就需要圍繞一個共同目標，協調各方力量、共同工作，各部門、各工作組都要有大局觀念，在工作上相互補臺、相互支持，讓各項工作任務精準落實。
二是加強請示彙報。大型會議召開期間，遇到一些新問題、新情況，要及時處置處理，防止出現“蝴蝶效應”，影響整個會務工作。在問題處理上要避免經驗主義，不能擅自做主，要嚴格按照程序做好請示彙報工作，由領導站在工作全局的角度作出綜合研判，從而提出處理意見。
會後，注意做好收尾工作
一是及時總結。特別是要及時總結本次會務工作中的經驗和教訓，尤其是對會議期間存在的疏漏，要認真查找原因、總結教訓，在今後的工作中加以改進。
二是及時完成後續工作。比如，及時梳理結算會議費用，或對會議期間臨時借調人員通過組織程序擬寫感謝信，以表示對該同志和單位的尊敬和謝意等。
三是對產生的各類資料要及時整理歸檔。包括文字、表格、照片、音視頻等，保證檔案完整，以便日後查詢和使用。
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