如何將項目、任務變的可執行？

（經濟法學博士，浙江豐國律師事務所律師、杭師大錢江學院教師）

時間管理是現代職場很重要的一門技能，比如GTD、四象限法則、番茄工作法等。有些方法比較複雜，有些則簡單易行。不同的方法有不同的使用場景，不同的方法適用於不同的人群。

其中GTD系統最為複雜，也最為流行。這個系統掌握起來不容易，但真的非常適合律師這種複雜多線程的行業。從最簡單的紙筆，每個人的手機上都有的自帶日曆、備忘錄，到clear、OmniFocus等app，以及昂貴的律所專用Alpha系統。這些都可以幫我們構建一個GTD時間管理系統。

但是萬變不離其宗，時間管理流程的原理是一致的，無外乎收集、處理、執行、回顧四個階段。而不管是哪個環節，不管是項目、任務還是行動，都需要遵循一個核心原則：推動你往前走。這個原則非常重要，應當貫徹於時間管理的始終。

01收集：有效的收件箱

要想讓項目、任務變的可執行，首先要讓項目、任務的要點不遺漏。所以我們要將腦袋中閃過的每個重要念頭都記錄下來。這些閃現的靈感，其實就是項目繼續往前推進的素材，沒有這些，後續的信息處理就會成為無源之水、空中樓閣。所謂念念不忘必有迴響，“一切引起我們注意的事情”都應當從大腦中捕捉記錄下來。

為了不遺漏，你必須要有一個隨時記錄的好習慣，以及一套隨時能夠記錄的好工具。這就是“收件箱（inbox）”。

千萬不要將腦子作為收件箱，而應該用紙筆或手機電腦。現在信息大爆炸時代，人腦的主要功能是處理信息、創造信息，而不是存儲信息。人腦應該是CPU，而不是大容量硬盤。腦子空出來，才不會死機。

堅果Pro2手機有一個叫“閃念膠囊”的功能，並給其指定了一個實體鍵。不論在息屏還是開機的任何狀態下，只要按住這個鍵就可以錄音並識別成文字。這個功能是目前手機上收集類工具效率最高的。當然，隨身攜帶紙筆，效率也非常高。

請記住：

1、收件箱只能有一個，不能多。否則你雖已將信息記錄下來了，但你還得去想到底是記在哪個收件箱上的？這樣不單效率低，而且容易遺漏。

2、在進行A事項時，腦子中閃現出一個B項目的事項，不要輕易停下手中的A事項。直接將後者扔進收件箱，然後忘了收件箱，專心執行A事項。

3、如果閃現出的B事項在 2 分鐘內能完成且不打斷你現有的思路，立即處理；如果不是，又不是緊急重要的，加到收件箱中，繼續原來的工作。

02處理：項目分解

當你忙完手頭的工作時，就可以來處理你的收件箱了：將項目分解為可執行的任務，將任務分解為馬上可以操作的行動（action）。分解，分解，再分解：

1、請判斷：收件箱裡的雜項哪些是“可行動”的，哪些是“不可行動”的？“不可行動”的事項主要包括三類：垃圾事項、將來事項、參考資料。垃圾事項堅決刪去，將來事項收入“將來清單”，參考事項放入印象筆記或作為行動（action）的備註信息。一句話，

2、請區分：項目（project）與行動（action）是兩種不同性質的東西。項目/任務是由多個行動組成的，需要多個步驟、多部門協調的事情。項目是不可直接執行的，因此項目需要分解為行動。而行動就是可以直接去做的事情，無須再分解，具有可執行性。一句話，請將所有的項目分解為可執行的行動。

比如，“給某公司做盡職調查”是一個項目，不具有可執行性。但“聯繫公司財務總監索要2017年度財務報告”就是一個行動，可執行。

3、請命名：行動的描述應當是“動詞 + 名詞+結果描述”，以便你下一眼看到它的時候可以瞬間知道該做什麼，其他輔助性的材料和文字請放進備註裡面。信息越明確越詳細，越具有可執行性。

“動詞開頭”和“結果描述”都很重要。比如“P2P備案項目接洽”的表述就欠缺執行力，應當改為“準備P2P備案項目接洽要點，說服公司高管接受我方報價”。

4、請記住：如果是他人、同事或是下屬（其實包括領導）更適合去做，就馬上將任務交給他人。一定要將能分派的任務都分派出去，不要事事親為。沒有人擅長所有的事情。

5、請設定：如果某些行動是特定時間做的事，請寫入日程表/日曆，並設置提醒。注意，日程表/日曆的時間設定是神聖不可侵犯的。到點了，一定要做。

03執行：每次只做一件事

請永遠問自己：什麼是下一個行動（next action）？

不斷問自己，然後在系統中找出下一個行動。然後，忘掉所有的其他行動、項目、雜事，心無雜念，腦中只剩下這一個行動。忘我投入。

一個行動做完，然後再問自己：什麼是下一個行動（next action）？

找出行動，心無雜念幹掉它。然後再問：什麼是下一個行動（next action）？

……

如此循環往復。

永遠單線程，不要多任務。

再次提醒：通常你拖延、效率低下、行動力差，主要原因就在於你做的不是“下一個行動”，而是龐大模糊的項目或任務。你應該要做“今天上午起床後背20個英語單詞”這種行動，而不應去執行“今天開始學英語”這種項目。

04回顧：定期提升

養成定期回顧的習慣。最好是每週小回顧，每月大回顧。

回顧的內容包括但不限於：

1、行動的執行情況；

2、用四象限理論評估項目重要性，提升高度，重新分解任務、設定優先級；

3、反思團隊協作。做項目既要知道怎麼搞定人，還要把握好這些人的執行情況。

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