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在職場上,我以人事顧問的身份,至今會談過的主管已經超過三萬人。其中大多數的主管都跟過去的我一樣,不擅長把工作交辦給部屬。為了能讓這樣的主管順利交辦工作,我歸納出幾個必要的重點,只要能牢記以下幾項重點,保證你也能成為“順利交辦工作”、“擅長栽培人才”的主管。
要將工作交辦給部屬,請記住以下七個訣竅:
一、把工作硬塞給部屬
既然決定把工作交給對方,那麼就從這一刻“開始”交辦吧。但許多主管會覺得“好像還不能把工作交給他……”,因此經常對“開始”的時機有所保留。但如果一直抱持這種想法,不管花上多少時間,都很難有個開端,所以在交辦工作時,不必已對部屬充滿信心。
二、慎選交辦給部屬的工作
挑選交辦給部屬的工作是十分重要的,不能因為對部屬信心不足，就手下留情,只讓部屬做些毫無挑戰性的工作。伴有一定責任的工作對部屬而言才是適當的挑戰。此外,切記不可輕率任命組織的重要導人員。
三、切實傳達交辦工作的訊息
千萬不能低頭拜託部屬接下工作,在職場中,必須讓部屬自願去體會工作的辛苦和價值,而第一步是最重要的:主管傳達給部屬的訊息必須簡潔有力、設想周全才行。
四、讓部屬的工作能力發揮到極致
主管既然把工作交給部屬,就必須要求對方達成目標,如果抱有那種“畢竟是我把工作硬塞給他的,就算做不好也是沒辦法的事”的想法,部屬就很難有所成長。不過,在要求的同時,也必須尊重部屬的專業能力,如何拿捏兩者的分寸是相當重要的。
五、絕不隨便出手干預
既然交辦工作的目的是為了“栽培人才”,主管就必須忍耐,不能隨便出手干預部屬的工作進度,因為在主動協助對方工作的那一瞬間,部屬就失去了自主性,這會讓他放棄思考、放棄責任。身為主管必須忍著不出手,這也是交辦工作過程中最重要的一點。
六、定期與部屬溝通工作現況
主管在交辦工作之後,也不能就這樣放著不管,最好能在部屬身邊提供意見,並不時傳達鼓勵性的建言,因此定期的面談是十分有效的。要特別注意的是,面談時不可過度命令部屬,在上下關係的溝通上,這需要十分高明的技巧。
七、創建制度,提供支持
即使有面談或定期溝通,主管能夠提供給部屬的協助畢竟有限,為了不讓他們赤手空拳地在工作上瞎忙,為他們提供武器並整頓好周遭環境,也是主管的重要工作之一,如此才能夠充分激發部屬的潛力。接下來,本書將談到每個訣竅必備的觀念和具體的實踐方式。
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