試想在一個沒有會議的世界裡，你再也不會忍受某部門經理邊用手指叩桌子，邊為預算問題激昂陳詞２０分鐘；也不用因為毫無收穫的會議沒完沒了，你不得不熬夜加班幹活；更無須為被迫參加與己無關的會議而生悶氣。
儘管我們如此抱怨會議，我們還是不能馬上撇棄會議。畢竟通過會議，我們可以解決問題，醞釀良策，分享信息和做出重大決策。沒有會議，我們的工作就會陷入停頓。
3M Meeting Network（編者譯：3M會議網絡公司）的調查表明瞭會議的 3個主要趨勢：
如今會議空前頻繁。由於企業的決策權下放更多，人們意識到做好決策需要同事提供信息，而會議則不失為達此目的的上策。
會議越來越強調協作。“工作”會議注重協作和反饋，而不是單向地傳達信息。在所有會議中，這種會議所佔比例越來越高。
會議經常包括遠程參與者。１０年前，名副其實的全球企業少而又少，幾乎沒人聽說過遠程通訊，更沒參加過遠程會議。而今形勢大變，多數人參加會議時，會發現經常會有人用電話或視頻方式參加會議。
選擇眾多
上述趨勢說明，未來的會議成功與否，一定程度上取決於會議中技術的應用。3M會議網絡公司經理Michael Begeman（貝格曼）認為，現在有很多技術可用於開會。
為了理清各種技術選擇，貝格曼設計了一個矩陣，將各種會議室技術與其最適用的會議類型一一匹配起來。貝格曼說，“多數人認為開會就是開會。這個矩陣會給大家一些不同的啟發。”
這種矩陣將信息傳達型會議與協作型會議區分開來。前者旨在向人們報告信息，後者則強調腦力激盪，達成共識並做出決策。同時它也將本地會議和遠程會議區分開來。
“人們可以根據矩陣圖來分配會議室設備的花費，”貝格曼說，“如果會議內容的８０％是做報告，就應該用幾臺多媒體投影儀。如果８０％的內容是與不同地點的與會人員進行遠程討論，那就該花錢買數據會議工具。”
傳統的白板和掛圖是協作型會議中兩種最常用的工具。儘管它們的作用巨大，但傳統白板存在一個致命缺陷。你很快就會寫滿它，想要繼續的話，必須要等人們把上面的內容抄下來，否則擦掉後上面講的信息全部丟失。
而電子白板可以省卻煩瑣的抄寫任務，讓你按著會議的節奏順利進行下去。而且，電子白板因型號的不同，可以將白板上的筆記當場打印或在旁邊的電腦中存檔，以便以後打印和分發。在所有的會議室高科技工具中，電子白板應屬於最實用、最方便的工具。
閱讀更多 勵志與新鮮事 的文章
