項目覆盤成功的12條祕訣

學習的三種方法:從書本中學習,向身邊的人學習,向自己學習。其中向自己學習最靠譜。

如何向自己學習呢?向自己學習最有效的方法,就是覆盤。

項目覆盤的結構在許多地方與事後回顧是類似的。主要是討論下面幾個問題:

• 重溫項目的目標和交付成果

• 過去哪些做得比較好

• 哪些事能做得更好些

與事後回顧相批,覆盤仍有以下特點

• 更有深度

• 前瞻而規範

• 邀請客戶參加

對於項目覆盤,這12個項目操作注意事項被公認為屢試不爽的“秘訣”。

項目覆盤成功的12條秘訣

1.召集會議

在項目結束時,你要以最快的速度召集項目覆盤會議;比較理想的情況是項目結束後兩週內。如果時間過了太久才開會,人們的記憶就會衰退,會被其他事情影響或沖淡,變得模糊不清。

可以考慮將項目覆盤會變成一次慶祝活動。對於會議時間,至少要保證每個人發言時間不少於20分鐘,如果是長期的、連續的和複雜的大項目,還應適當延長時間。

2.邀請合適的人

如果可能的話,邀請一個“客戶”參加研討。

如果有一個類似的項目正準備開始,或已經開始了,那麼邀請這個新的項目小組成員參加覆盤會,將是非常有價值的事情,因為這樣可以讓剛剛總結出來的經驗與問題,一提出來就能立即傳遞給新的使用對象。

3.任命聯絡人

要保證項目覆盤的各項工作順利推進,必須指定一名獨立的聯絡人。

這個人最好是與這個項目關係不大的第三方人員。聯絡人的核心職責是引導大家討論、開好項目覆盤會,他不必熟悉要討論的內容,也不必是項目業務方面的專家。

4.重溫項目的目標和交付成果

項目覆盤也要從明確最初的目標開始,詢問“我們預期的目標是什麼”以及“我們真正取得的成果是什麼”。

聯絡人可能要問客戶或參與者:“你們是否達到了預期目標”,並可以按照項目的“關鍵成功因素”(KSF)或“關鍵績效指標”(KPI),逐個瞭解項目是否實現了預期目標,是否讓客戶滿意,包括工期、成本、質量等。

項目覆盤成功的12條秘訣

5.重溫項目的計劃或過程

對於大型或複雜的項目,應該重新審查項目計劃,將它和實際進行的情況進行比較,找出其中的差距。如果可能的話,描繪出項目的“全貌”。這樣會很有價值。

聯絡人可以和小組成員一起,畫出一個項目實際進度的流程圖,同時確定出各個階段的核心任務、關鍵步驟和決策點。用這種方法,你可以發現項目哪些部分延遲了,哪些提前了,哪些完成得效率很高,哪些拖拖拉拉,哪些部分小組成員還不大清楚做到了哪一步。

6.詢問“什麼做得很成功

永遠從做得好的地方開始!我們應該儘可能積累好的實踐方法,並儘量避免錯誤。聯絡人可以詢問:“在向目標邁進的過程中,我們取得成功的有哪幾步?項目中真正做得很棒的是哪些地方?”

同時,必須多問幾次“為什麼”,它會使你很快找到問題的根源。

此外,保證每個人都參加討論,請那些不作聲的人發言。

7.分析成功的原因,並將結論轉換成對將來工作的建議

找出成功的原因,總結出重要、可以重複使用的經驗和建議。總結出的經驗和建議,必須基於大家公認的事實。

在這個階段,主要採用團隊對話引導的方式,讓大家暢所欲言,以開放的心態,自由地探討,不壓制任何不同的聲音,並將衝突引導為富有建設性的、創造性的對話,逐漸達成共識。

項目覆盤成功的12條秘訣

8.詢問“哪些可以做得更好”

沒有完美的項目,即使是取得了全面成功的項目也有可以改進的空間。因此,接下來,要圍繞著“哪些地方可以做得更好”“哪些過程是次優的”“還有哪些遺憾或缺陷”等問題,展開討論。同時,再次運用“多問幾個為什麼”的技巧,探詢一下影響項目組未能做到最好的原因。

9.找出困難和改進建議

項目覆盤應放眼未來,不要糾纏於過去的錯誤。但是,找出“絆腳石”和容易犯的錯誤,以便將來不再犯這類錯誤,也是很重要的。

下面的問題會非常有用:

“在當時給定的信息和知識條件下,我們能做得更好嗎”

“在現有的信息和知識條件下,我們怎樣把這些項目做得不一樣,以保證獲得更大的成功”

“根據你現在的經驗,你對將來這類項目的小組成員有什麼建議”

“如果下次仍有機會做類似項目,你會在哪些方面採用不同的做法,以便做得更好”

10.確保沒有遺漏,每個人都暢所欲言

你不能讓任何人在離開會場時覺得事情還沒有說清楚,或覺得自己有價值的意見沒被重視。因此,可以利用打分或讓大家評價的方式,來確認是否有被遺漏的事項。你可以問大家:“現在想一想,你對這個項目的滿意程度如何,如果10分為滿分,你打多少分?”

如果有人打了不到10分,你可以問:“你覺得怎樣才能達到10分呢?”用這個方法,你就可以知道他們沒有表達出來的、不滿意的地方了。

11.詢問“接下來做什麼”

項目覆盤要付諸應用,才能真正發揮價值。如果與會者中有人正準備再做一個類似的項目,那麼可以提醒他們是否能利用剛剛總結出來的經驗教訓,去對自己的項目計劃、方法等加以優化。

項目覆盤成功的12條秘訣

12.整理並分發會議記錄

有一個結構清晰、簡明扼要但保持完整性的會議記錄,是非常重要的,因為沒有人喜歡看雜亂無章的長篇大論。但是,如果過於簡略,缺少必要的細節,也將大大削弱會議記錄的價值。

因此,要儘可能詳細地記錄對將來工作有幫助的建議,將其醒目地標註出來,適當的時候要直接記錄大家的發言。之後,應徵求每一個參會者的意見,確保沒有任何人的話被誤解,也沒有重要事項被遺漏。這是對聯絡人的一大挑戰。

一旦統一,要將最終的文件分發給大家,並共享給可能會從中受益的人。


分享到:


相關文章: