編按:作為一名資深文職人員,每天都會打開或查看不計其數的Word文檔。若文檔太長、內容太多,會看得眼花繚亂,給我們增添了不少困擾,今天將帶大家解鎖幾個提高文檔審閱的實用技巧,解放你的眼睛和雙手。學習更多技巧,請收藏部落窩教育word圖文教程。
同事阿美雙目無神、一臉生無可戀地說道:“每天對著電腦,看著一堆堆密密麻麻的文字,一份份信息量超大的文檔,我覺著我的鈦合金狗眼就要報廢了。天哪!誰能救救我。你說,有沒有提高文檔審閱效率的技巧啊?只用鼠標滑輪滾動閱覽,累得我手抖眼花,滄桑幾十歲了。”
我聽到這話,突然靈光一閃,想到幾個提高審閱文檔效率的小技巧,希望能幫助到她。
今天,就將這些技巧一併分享給大家。
01、摺疊or展開:讓界面疏朗明瞭
有時候Word文檔內容較多,查閱時會很不方便。我們可以給文檔設置一個“自動化摺疊按鈕”,只需點擊標題就可以展開或摺疊文檔的主要內容,不論是摺疊還是展開,都能隨心所欲,讓頁面變得清新簡單。
具體操作:
① 先設定級別
首先,我們要知道,Word內容的摺疊/展開功能,是基於大綱級別進行設置的,那麼我們第一步就要先為文本設定級別,這裡,我們可以通過Word內置樣式來設置。
以下面的Word文檔為例,選中所有標題,然後點擊【樣式】,選擇【標題1】的樣式,這樣就設置好級別了。
② 再設定摺疊規則
按【Ctrl+A】鍵全選所有內容,點擊鼠標右鍵,在彈出的菜單欄中選擇【摺疊/展開】,在下級子菜單裡選中【摺疊標題】或者【摺疊所有標題】即可。
③ 進行效果測試
此時,我們看到除了歌名,所有的內容都被摺疊起來。點擊標題左側的三角符號,可展開/摺疊內容。
技巧提示:文檔內容可以通過摺疊,使頁面疏朗有致。有時候,如果我們只是單純的審閱文檔,還可以將佔了界面六分之一的功能區摺疊起來,騰出更多的顯示空間,給到我們的文檔內容。
使用鼠標左鍵雙擊任意選項卡名稱,即可展開或者摺疊功能區。注意,按【Ctrl+F1】鍵同樣可以輕鬆摺疊/展開功能區。
02、閱讀便利貼:書籤的妙用
除了在文檔頁面和Word界面上進行設置之外,我們還可以借用小工具“書籤”,來提高文檔審閱效率。就像平時我們所用的閱讀便利貼,“書籤”能夠隨時幫我們進行記憶、靶向定位。
具體操作:
① 點擊【插入】-【鏈接】-【書籤】,在彈出的“書籤”對話框中為書籤命名。同時,可以根據名稱或位置對書籤進行排序,然後點擊【添加】按鈕。
② 在需要審閱某節內容時,打開【書籤】列表,選擇對應的書籤進行定位,就可以跳轉到對應內容。學習更多技巧,請收藏部落窩教育word圖文教程。
03、為您導航:想看哪就點哪
文件看多了,大腦CPU過度使用,看到後面忘了前面,要怎麼辦?可開啟“導航窗格”,讓它為你導航,想看哪就點哪,超級方便。
① 導航窗格之標題導航
審閱長文檔時,最煩惱的就是要在不同章節來回查看,這個時候,我們只需要開啟【導航窗格】,在【標題】導航下點擊標題內容,進行任意跳轉。
注意:利用標題導航,同樣需要文檔有套用標題樣式,或者設置大綱級別的,才能實現。
② 導航窗格之頁面導航
對於沒有套用標題樣式,或未設置大綱級別的文檔,想要快速審閱內容,可以通過【導航窗格】裡的“頁面”導航,進行頁面定位查看。
③ 導航窗格之結果導航
如果你想要查閱文檔中某個具體內容(如文本、腳註、批註、圖形、公式等)時,就可用【導航窗格】裡的【結果】導航,快速搜索內容。
04、善待眼睛:用耳朵“看”文檔
對於幾十甚至上百頁的文檔,如果需要仔細審閱,看不了幾頁,可能大腦和眼睛就會同時 “抗議吶喊”。
這時,用上下面這一招,可解放雙眼,用耳朵代替眼睛“看”文檔,還能治語句不通順的毛病。
具體操作:
① 單擊【文件】-【選項】,在“Word選項”對話框中選擇【快速訪問工具欄】選項卡,選擇【下列位置選擇命令】-【不在功能區中的命令】-【朗讀】命令,點擊【添加】按鈕,將【朗讀】功能添加到快速訪問工具欄,點擊“確定”按鈕。
② 選擇需要閱讀的內容,點擊快速訪問工具欄裡的【朗讀】按鈕,可直接朗讀所選文本,輕鬆切換到“聽書”模式。
上面的這些提高文檔審閱效率的小技巧,你都學會了嗎?你覺得哪個技巧是你最喜歡的呢?學習更多技巧,請收藏部落窩教育word圖文教程。
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