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七大管理工具:SWOT、PDCA、6W2H、SMART、WBS、時間管理、二八原則
實用管理學 2017-06-30
01:SWOT分析法
Strengths:優勢
Weaknesses:劣勢
Opportunities:機會
Threats:威脅
意義
幫您清晰地把握全局,分析自己在資源方面的優勢與劣勢,把握環境提供的機會,防範可能存在的風險與威脅,對我們的成功有非常重要的意義。
02:PDCA循環規則
Plan:制定目標與計劃;
Do:任務展開,組織實施;
Check:對過程中的關鍵點和最終結果進行檢查;
Action:糾正偏差,對成果進行標準化,並確定新的目標,制定下一輪計劃。
意義
每一項工作,都是一個pdca循環,都需要計劃、實施、檢查結果,並進一步進行改進,同時進入下一個循環,只有在日積月累的漸進改善中,才可能會有質的飛躍,才可能取得完善每一項工作,完善自己的人生。
03:6W2H法
What:工作的內容和達成的目標;
Why:做這項工作的原因;
Who:參加這項工作的具體人員,以及負責人;
When:在什麼時間、什麼時間段進行工作;
Where:工作發生的地點;
Which:哪一種方法或途徑;
How:用什麼方法進行;
Howmuch:需要多少成本?
意義
做任何工作都應該從6W2H來思考,這有助於我們的思路的條理化,杜絕盲目性。我們的彙報也應該用6W2H,能節約寫報告及看報告的時間。
04:SMART原則
Specific具體的;
Measurable可測量的;
Attainable可達到的;
Relevant相關的;
Timebased時間的;
意義
人們在制定工作目標或者任務目標時,考慮一下目標與計劃是不是SMART化的。只有具備SMART化的計劃才是具有良好可實施性的,也才能指導保證計劃得以實現。
有的又如此解釋此原則:
S代表具體(Specific),指績效考核要切中特定的工作指標,不能籠統;
M代表可度量(Measurable),指績效指標是數量化或者行為化的,驗證這些績效指標的數據或者信息是可以獲得的;
A代表可實現(Attainable),指績效指標在付出努力的情況下可以實現,避免設立過高或過低的目標;
R代表現實性(realistic),指績效指標是實實在在的,可以證明和觀察;
T代表有時限(timebound),注重完成績效指標的特定期限。
05:時間管理-重要與緊急
A、重要且緊急
緊急狀況、迫切的問題、限期完成的工作、你不做其他人也不能做
B、重要不緊急
準備工作、預防措施、價值觀的澄清、計劃、人際關係的建立、真正的再創造、增進自己的能力
C、緊急不重要
造成干擾的事、電話;信件、報告;會議;許多迫在眉捷的急事;符合別人期望的事
D、不重要不緊急
忙碌瑣碎的事、廣告函件、電話、逃避性活動、等待時間
優先順序=重要性*緊迫性,在進行時間安排時,應權衡各種事情的優先順序,要學會“彈鋼琴”。
對工作要有前瞻能力,防患於未然,如果總是在忙於救火,那將使我們的工作永遠處理被動之中。
06:任務分解法[WBS]
即WorkBreakdownStructure,如何進行WBS分解:目標→任務→工作→活動
WBS分解的原則:
將主體目標逐步細化分解,最底層的任務活動可直接分派到個人去完成;每個任務原則上要求分解到不能再細分為止。
WBS分解的方法:
至上而下與至下而上的充分溝通;一對一個別交流;小組討論。
WBS分解的標準:
分解後的活動結構清晰;邏輯上形成一個大的活動;集成了所有的關鍵因素包含臨時的里程碑和監控點;所有活動全部定義清楚。
意義
學會分解任務,只有將任務分解得足夠細,您才能心裡有數,您才能有條不紊地工作,您才能統籌安排您的時間表。
07:二八原則
巴列特定律:“總結果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的”。按事情的“重要程度”編排事務優先次序的準則是建立在“重要的少數與瑣碎的多數”的原理的基礎上。
舉例說明:
80%的銷售額是源自20%的顧客;
80%的電話是來自20%的朋友;
80%的總產量來自20%的產品;
80%的財富集中在20%的人手中;
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