作者：沈小四
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文/沈小四
在學習工作中，Word作為必備的工具之一。有些人以為會用一些快捷鍵、菜單欄就萬事大吉，其實不然。
善用Word不光能讓我們的職場技能加分，更重要的是能直接提高你的工作和學習效率，省下來的寶貴時間，才是我們最值得珍惜的財富。
現在小四就總結一下Word小白在使用過程中常常忽略的問題：
問題1：為什麼你發給別人的word文檔，別人卻打不開？
首先普及一下Word目前在廣為使用的經典版本有Word 2003、Word 2007、Word2010、Word 2013，其中Word2003保存的文件默認格式是.doc格式，而Word2007之後的版本文件默認保存格式.docx格式。問題是word 2003無法打開.docx格式的文件，所以就會出現你看起來完好的文件別人卻打不開的情況。
解決方法：最簡單的萬能方法是把Word 高版本（Word 2007之後的版本）編輯完文檔後，按F12另存為.doc文件即可。（即圖中【Word 97-2003文檔】）
問題2：如何恰如其分的利用word標尺
標尺的功能
首行縮進：拖動【倒三角】標誌，段落第一行縮進相應字符。
懸掛縮進：拖動左邊【正三角】標誌，除段落第一行外，該段落其他行均縮進一定字符。
左縮進：拖動左側【長方形】，段落所有行均向左縮進相應字符
右縮進：拖動右側【正三角】，段落所有行均向右縮進相應字符
演示如下：
標尺功能演示
具體使用：
（1）落款想【居中對齊】又想【右對齊】
（2）從其他地方複製的一些表格框，表格中文字位置被調整，也可通過調整標尺來使之恢復正常。
（3）圖文混排可以檢查某些圖片是否居中。
問題3：常常用回車來代替分頁，殊不知這樣可能會浪費很多時間！
編輯文檔時，有些word小白常常用多次回車另起一頁進行下一章節，這樣確實能達到分頁的目的，但是背後的隱患卻很多。一旦對前文有所刪改，空行的位置就會移動，導致下一頁首頁出現大量空白的情況。這種情況，倘若文本較小是還好，一旦文本很大，就會很浪費時間。
方法一：利用快鍵鍵【Ctrl+Enter】直接換頁簡單方便；
方法二：如果一時忘了快捷鍵，可以利用word菜單欄的按鈕，【插入】→【頁面】→【分頁】即可
問題4：常常利用空格鍵來代替“首頁縮進”、“居中對齊”、“左右對齊”
word小白們有一個神器【空格鍵】，不管是首頁縮進”還是“居中對齊”、“左右對齊”幹什麼都用它。實際上這樣的潛在問題有很多，最常見的尷尬情況是：按一下空格鍵嫌少，多按幾次空格又嫌多……
首先你不知道空格打的是半角（英文字節）還是全角（中文字節），導致很多混亂，而且最後發現不能對齊後，你是很難找到錯誤在哪的。
所以“首頁縮進”、“居中對齊”、“左右對齊”還是不要省事的好。
問題5：常常在word看到一些文字被標記紅色和藍色的波浪線，怎麼刪除這些波浪線？
還有很多標題前會出現小黑點、淺灰色小點或小方框，如何隱藏他們
方法：選擇【文件】→【選項】→【顯示】→ 選擇項隱藏相應格式
去掉波浪線的方法：選擇【文件】→【選項】→【校對】→去掉勾選“鍵入時檢查拼寫”和“鍵入時標記語法錯誤”。具體演示如下：
問題6：word忘記保存了，雖然有自動保存，但是默認保存的內容是十分鐘之前的，這中間的勞動成果都沒了！那有什麼辦法可以恢復到之前的版本呢？
方法一：可以使用Word自帶的“始終創建副本”功能，用戶關閉word將自動創建該文檔的副本文件，以備不時之需。
方法二：可以通過點擊word菜單欄中的【文件】→【選項】→【保存】將word自動保存的時間由默認的10分鐘改成3分鐘或5分鐘，並勾選“如果沒保存就關閉，請保留上次自動保留的版本”養成經常【保存】或按快捷鍵【ctrl+S】的習慣
備註：設置間隔時間越短，保存越頻繁，若處理文檔較大，自動保存會使得程序變慢，一般設置≥3分鐘即可。
以下為評論區問題解答
如何刪去空白頁？
對於刪除空白頁，小四一般用兩種方法，日常工作中如果頁面較少的話，一般用【刪除鍵】就可以解決；如果是處理論文或者較大的文檔時，就用word本身的設置，【Ctrl+H】→【特殊格式】→【手動分頁符】→【全部替換】。
備註： 確保查找內容為【^m（分頁符）】，確保替換內容為空白。
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我是沈小四，中關村某互聯網公司文案編輯、產品運營，分享個人知識、行業乾貨。
