工作八小時,開會四小時丨企業該怎麼提高會議效率?

利用開會的方式互通信息,進行安排、協調、諮詢、決策等工作,是一種必要的、提高工作效率的好方式。

但是如果濫用會議,或者掌握不當、會議成災,必然會走向反面,反而降低工作效率。

如何提高會議效率?

工作八小時,開會四小時丨企業該怎麼提高會議效率?

確定會議類型

在開會前,首先要了解本次會議的類型,常規的類型有以下幾類。

1. 告知性的會議

告知性會議室由特殊身份的人來宣佈,與會者只應接受、討論和理解報告。比如宣佈某一政策法規宣佈任命。

2. 建設者性的會議

不需每個部門都參加,一般選擇有創見、有主意的人蔘加。比如討論新戰略、新方法、新規定。

3. 立法性的會議

受命制定規章、制度等,或修改舊的、不適應新情況的規章、制度。比如安全操作條例的制訂。

4. 執行性的會議

將任務分配給執行者,解決“怎麼做?誰來做”的問題。 各班組年度生產量的分配。

確定會議內容

1.政策性研究會:目標規劃、應急對策、貫徹指示等需產生有方向性的見解的會議;

2.執行性協調會:佈置任務、協調矛盾、組織實施等直接宣佈決定的會議。

明確哪些會可以不開

不開無目的的會議,必須事先確定本次會議目的,否則寧可不開;

不開多議題的會議,每次會議只解決一箇中心議題;

不開無準備的會議,會前必須有充分的準備;

可開可不開的會議就不開,只召開非開不可的會議;

不要無關的人蔘加會議,會議參加者必須與會議議題有關;

不做離題的討論,開會時必須圍繞會議的中心議題發言;

不能重複別人已經講過的觀點,表達觀點應簡潔明瞭;

不開議而不決的會議,會而有議,議而有決。多次會議才能解決的問題,應當明確宣佈是暫時休會,並應宣佈下次會議的進一步要求,提醒大家早作準備。


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