PMP考試技巧 | “需求”和“需求”是不同的
之前我們有學員問到一道題，拿出來給大家分享一下：
例1. 在一個新項目的規劃階段，質量保證經理堅持要求將精確度和準確度標準添加進質量管理計劃中，項目經理可以從哪裡找到這個信息？
A. 事業環境因素
B. 需求文件
C. 變更控制過程文檔
D. 組織過程資產
【解析】：答案B。本題考收集需求輸出—需求文件。“質量保證經理堅持要求將精確度和準確度標準添加進質量管理計劃中”這屬於需求，應該記錄在需求文件中。
這位學員提到了，這個“精確度和準確度標準”，記錄在質量管理計劃中，還應該記錄在需求文件中嗎？當時我回答“精確度和準確度在不同的行業、組織、產品中要求不同，哪怕同一個組織中的不同項目，要求也不同。所以所謂的精確度和準確度是具體的某個重要相關方提出來的，那麼相關方提出的需求就是應該記錄在需求文件中”。我還特別說了一句：“凡是相關方提出來的，還有我們分析、挖掘、啟發出來的需求，都是記錄在需求文件中。”
這個問題解答完之後，學員還問是不是用戶所有的需求也都記錄在需求跟蹤矩陣中？那麼這個就不是了。換句話說，需求文件和需求跟蹤矩陣中的需求是不同的。
我們先來看看需求文件裡包含的內容，PMBOK對需求文件的描述如下：
把需求分成不同的類別,有利於對需求進行進一步完善和細化。需求的類別包括:
- 業務需求。整個組織的高層級需要,例如,解決業務問題或抓住業務機會,以及實施項目的原因。
- 相關方需求。相關方或相關方群體的需要。
- 解決方案需求。為滿足業務需求和相關方需求,產品、服務或成果必須具備的特性、功能和特徵。解決方案需求又進一步分為功能需求和非功能需求:
- 功能需求。功能需求描述產品應具備的功能,例如,產品應該執行的行動、流程、數據和交互。
- 非功能需求。非功能需求是對功能需求的補充,是產品正常運行所需的環境條件或質量要求,例如,可靠性、保密性、性能、安全性、服務水平、可支持性、保留或清除等。
- 過渡和就緒需求。這些需求描述了從“當前狀態”過渡到“將來狀態”所需的臨時能力,如數據轉換和培訓需求。
- 項目需求。項目需要滿足的行動、過程或其他條件,例如里程碑日期、合同責任、制約因素等。
- 質量需求。用於確認項目可交付成果的成功完成或其他項目需求的實現的任何條件或標準,例如測試、認證、確認等。
從該段文字中可以看出，需求文件記錄了所有用戶提出的、我們分析啟發出的需求。
那我們再看一下需求跟蹤矩陣的內容，PMBOK對其描述為：
跟蹤需求包括(但不限於):
- 業務需要、機會、目的和目標;
- 項目目標;
- 項目範圍和WBS 可交付成果;
- 產品設計;
- 產品開發;
- 測試策略和測試場景;
- 高層級需求到詳細需求。
經過對比之後，我們發現，其實需求跟蹤矩陣包含的需求對應到需求文件中的是：
- 業務需求；
- 解決方案需求（包括功能需求，而不包括肺功能需求）；
- 項目需求。
也就是說，需求文件包括所有用戶需求，而需求跟蹤矩陣只包括能實現成果、目標的需求。換句話說，相關方登記冊中的管理相關方的需求、溝通管理計劃的溝通需求，這些都不在需求跟蹤矩陣中。
如果你理解了，那麼就可以做對下面這道題了：
例2. 項目經理負責一個公司範圍內的系統上線。項目相關方位於許多不同的國家。
若要獲得對項目管理計劃的批准,項目經理應該做什麼?
A.使用新技術與所有項目相關方舉行啟動會議
B.根據相關方的溝通需求更新需求跟蹤矩陣。
C.與關鍵相關方分享項目管理計劃草案,並根據反饋進行修改
D.評估相關方的溝通方式,以識別他們喜歡的溝通方法。
這道題不能選B，原因就如我們上面所說的，溝通需求不會出現在溝通管理計劃中。
【解析】：答案D。本題考規劃溝通管理內容。相關方位於許多不同的國家，意味著溝通可能有阻礙，項目經理應該對相關方的溝通需求進行評估，來制定相關方溝通方法。
其實需求文件和需求跟蹤矩陣中所記錄的需求種類不同是可以理解的。需求文件力求“全”，而需求跟蹤矩陣在PMBOK中的描述如下：
需求跟蹤矩陣是把產品需求從其來源連接到能滿足需求的可交付成果的一種表格。使用需求跟蹤矩陣,把每個需求與業務目標或項目目標聯繫起來,有助於確保每個需求都具有商業價值。需求跟蹤矩陣提供了在整個項目生命週期中跟蹤需求的一種方法,有助於確保需求文件中被批准的每項需求在項目結束的時候都能交付。
可以看出需求跟蹤矩陣是面向“商業價值”和“成果”的，自然不包括所有需求。
通過本文，我們可以看出PMP考試試題可能會考得很細，需要我們認真研究分析PM-BOK中的逐字逐句，才能應付每一道試題，獲得更好的成績。
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