不論是工作還是學習,文件保存是一門學問,為了保證文件的格式以及在文件打印時不會出現格式變化,最好的方法就是保存為PDF格式,Word2016版本,你知道如何保存PDF嗎?
將Office文檔轉換為PDF或XPS格式也是一項常用的操作。PDF和XPS是固定版式的文檔格式，可以保留文檔格式並支持文件共享。進行聯機查看或打印文檔時，文檔可以完全保持預期的格式，且文檔中的數據不會輕易被更改。此外，PDF文檔格式對於使用專業印刷方法進行復制的文檔十分有用。本文以Word 2016為例介紹將文檔轉換為PDF文檔的操作方法。
步驟1：打開Word文檔，依次單擊“文件”|“導出”選項，選擇“創建PDF/XPS文檔”選項，單擊右側窗格中出現的“創建PDF/XPS”按鈕，如圖1所示。
圖1
步驟2：打開“發佈為PDF或XPS”對話框，在“保存位置”下拉列表中選擇文檔保存的位置，在“文件名”文本框中輸入文檔保存時的名稱，在“保存類型”下拉列表中選擇文檔保存類型。這裡選擇將文檔保存為PDF文檔，如圖2所示。
圖2
步驟3：在對話框的“優化”欄中，根據需要進行設置。如果需要在保存文檔後立即打開該文檔，可以勾選“發佈後打開文件”複選框。如果文檔需要高質量打印，則應單擊選中“標準(聯機發布和打印)”單選按鈕。如果對文檔打印質量要求不高，而且需要文件儘量小，可單擊選中“最小文件大小(聯機發布)”單選按鈕，如圖3所示。
圖3
步驟4：單擊“選項”按鈕打開“選項”對話框，在對話框中可以對打印的頁面範圍進行設置，同時可以選擇是否應打印標記以及選擇輸出選項。完成設置後，單擊“確定”按鈕關閉“選項”對話框，如圖4所示。
圖4
步驟5：單擊“發佈”按鈕即可將文檔保存為PDF文檔，打開該PDF文檔。
圖5
技巧點撥：要將文檔轉換為XPS文檔，在“發佈為PDF或XPS”對話框將保存類型設置為“XPS文檔”即可，如圖6所示。
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