不知道你是否也有這樣的體驗——
1. 給下屬交待工作，明明說得很清楚，但他就是聽不懂，做不到。
2. 跟人約見面，明明說好了時間地點，對方卻還是找不到地方。
3. 自己明明很有把握的事情，最後卻出現變卦，導致可信度下降，說話沒人再願意聽。
在這種情況下，你也很委屈。覺得自己很無辜。
實際上，問題的關鍵就在於，你沒有把握好說話的3個關鍵要素。導致說出的話力度不夠，給人的印象不不深刻，甚至給人不靠譜的印象。
說話不在於說得多少，而在於精準。
之所以會出現這種情況，是因為沒了解人在什麼情況下能夠有效地接收信息。
第一：有序的話語能讓人更集中注意力。
美國羅徹斯特大學的認知學家認為，人們在接受信息時，不僅不會忽略其中的順序，反而會非常的重視。
來看下面這個場景：
報告李總，上次那個客戶剛打電話，說之前咱們發過去的貨有問題。正要給您打電話呢。
他說下午要來一趟，問您有沒有時間。
他說讓我過來問問，然後回覆他。
能聽出要表達什麼意思嗎？
- 信息點1：客戶反饋貨品有問題；
- 信息點2： 客戶下午要來拜訪；
- 信息點3：客戶需要確認李總是否有時間。
如果是按照場景裡的說法，聽話者就容易聽蒙圈，不知道應該給出怎樣的反饋。
而如果按照三個信息點的順序，依次將事情擺出來，就能讓人更清楚更明白地瞭解意思。
他會據此做出相應的反饋：
首先查看自己的時間表，看是否有時間；
其次會告知說話人，給對方回覆。
然後還會準備瞭解下貨品的情況，以備溝通時心中有數。
這樣按照一定的順序說話，才能讓人更清楚意圖，從而做出有效的反饋。
所以對說話者而言，或許會覺得交代關鍵事物的次序不太重要，但對於接收信息的一方來說，他就會感覺混亂。
說話時傳達的信息混亂，只能讓人無所適從。
第二：無關的話少說或者不說。
很多人說話習慣於把很多信息放在一起，重點和非重點信息雜糅，這樣容易讓人越聽越糊塗。
例如下面這個案例：
下午把這個表填一下。格式要調好。上次你的那個就不對。別跟上次那個表一樣，看著太亂了。
這個都說過好幾次了，每次交上來的表都有問題。
你看小李做的，就讓人挑不出毛病。
一段話，主要意思無非是讓下屬把表格填好，記得調整格式。
可是卻添加了好多無關信息，讓人聽得不知所以然。
實際上，與其說一堆囉嗦的叮囑話語，不如把格式到底要怎樣調說清楚。
說其餘的信息，無非是讓下屬注意工作細節，但聽起來，最後很可能讓人忘記主要信息。
第三：關鍵詞要突出，多用肯定句。
下面這個例子可能你也經歷過：
妻子讓丈夫去買菜。提前囑咐說：要買白菜，不要買胡蘿蔔。
結果丈夫買回來的，只有胡蘿蔔。
因為妻子一直在強調：不買胡蘿蔔，但在丈夫聽來，就只記住“胡蘿蔔”。
而如果妻子直接說：只買白菜。不去說那個被否定的事物，丈夫的腦海中就不會有這種印象，也就不會出錯了。
所以，在說話時，直接說想要的，而不要說“不要的”，否定的話不要過多強調，以免讓記憶力出現偏差。
總結下來就是：
說話有順序；
重點要突出；
多用肯定句。
瞭解了這三點，就能明白什麼情況下，人才能高效接收信息。
在具體運用中，可牢記下列三個關鍵法則：
- 第一：說話有條理，把細節交待清楚。
還拿上司給下屬安排工作為例。
如果只交待任務名稱，那是不夠的。
對於一項完整的交待來說，需要包含下列五點：
- 任務名稱；
- 任務具體要求；
- 需要反饋的形式；
- 截止時間；
- 可用的資源。
很多人往往只安排個任務，其餘信息就不透露。這樣，一方面會讓接受任務的一方不清楚細節，導致工作做不到位；
交待工作時，要一次性把要點說清楚。
另一方面，一旦出現意外情況導致不能完成，執行者不知道如何處理，會延誤工作。
比方說，安排下屬去做一份關於友商競品的調研，那麼，不僅要說明報告內容和截止時間還得交待：
- 需要的預算或是資源情況怎樣；
- 需要聯絡的部門和人員是什麼；
- 反饋的形式是Word還是PDF，或是PPT；
- 反饋方式是郵件還是在線傳輸，是否需要抄送相關人員……
這樣，按照一定的順序，有條理地把相關注意事項都說明白，員工做事就有了參考模式，就能更有針對性地，更高效地完成工作。
反之，任務交待不清，細節不明朗，再加上員工不去求證，只按照自己的理解去做，那麼最後很可能會導致返工。
- 第二：說話時把前因後果、背景信息說明白。
我曾經在一次外出參加一次展會活動時，就因為沒說清楚見面的具體地點，導致錯過和約好之人的會面。
我當時到得比較早，所以提前鎖定一個位置，告訴對方我在安檢處的旁邊位置。為了讓對方更容易發現我，我還說旁邊有個什麼標誌物。
結果坐等又等，對方也沒到。得到的信息是：
對方也說自己在安檢處旁邊，卻沒看到我。也沒看到我所說的標誌物。
後來因為都要趕時間，就各自先去忙了。
直到過了小半天，我才反應過來，原來展會有兩個門：南門和北門，也就是正門和側門。
每個門都有安檢的地方，所以我的問題在於，只說了“安檢處”，最關鍵的方位沒說清楚。而南門和北門是兩個相距很遠的地方，所以，對方找不到我也是必然的。
溝通時，相關信息一定要說清楚，尤其是細節部分。
從那以後我就記得，說話時一定要把相關的信息說清楚。如果少交待一個信息，尤其是關鍵的，諸如方位等，就很可能會導致誤會。
如果對方細心，問一下，或許還能避免互相找不到的情況。如果對方也想不到這點，那麼，兩人之間就可能達到“最遠的距離”。
就好比我們如果外出，需要去的地方是地鐵附近，最好就要問清楚或是說清楚是哪個口，否則遇到那些大的地鐵站，互相之間甚至隔著街道，那就很可能南轅北轍了。
- 第三：說話別給自己挖坑。
這一點主要是指說話要留餘地，別說太滿、太死。
比如有一次，我去一個同行那裡參加活動，她當時說：等活動結束我給你們拿禮物。
而等到活動結束時，卻尷尬地發現禮物不夠了。
我當時就覺得，自己以後說話也得注意。
當事情沒有確認好時，最好別先把話說出去。否則一旦實現不了，尷尬是一方面，自己在他人心中的形象也會打折扣。
我們都希望自己能夠言出必行，但總難免會有意外因素的出現，這是我們無法控制的。所以，說話時留點餘地，別說太滿，這才是聰明的做法。
說話留餘地，才能保持自己的人設。
想起電視劇《武林外傳》裡，李大嘴總是喜歡大包大攬，動不動就“這事兒就包我身上了”，結果並不能勝任，反倒給自己添堵。
答應了錢掌櫃做月餅，卻根本不理解“獨一無二”的月餅是什麼意思，折騰半天也沒能讓錢掌櫃滿意。
任何人在說話時，都要謹慎，即便做不到三思而後行，也要做到先想，再說。
朱熹在《答王近思書》裡說：“不可不深自警省，訥言敏行，以改故習之謬也。”也是旨在提醒我們，說話時要多加考慮。別快言快語，先把話說出去，而後收不了場。
結語：
我們每天都在說話。不管是面對面的溝通，還是在線上交流，都需要把話說得清晰到位。這樣才能減少溝通成本，讓交談更有效。
掌握有效說話的秘笈，就能讓自己更有話語權，更有影響力。
琦亭，好習慣踐行者。愛讀書，愛分享。傳遞有溫度的文字。
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