03.30 90%企業不知道的公章管理及其法律風險防範

公章是公司企業最具權威的象徵物件,具有法定的“公信力”。公章的使用代表著行使權利、承諾、信用或證明。如果公章使用不當會給企業造成嚴重的後果,因此企業對公章的管理使用應嚴格防範。

90%企業不知道的公章管理及其法律風險防範

(一)什麼是公章?

法人在領取營業執照後,通常會刻制公章、合同專用章、財務專用章、發票專用章等印章。公章是代表企業法人具有法律效力的印章,其效力範圍也最為廣泛。是否加蓋有公章是判斷公司民事行為是否成立、生效的重要標準。在代表公司對外簽訂合同時,公章和合同專用章對於合同、協議而言具有同等的法律效力。財務專用章和發票專用章有各自的使用範圍,財務專用章是辦理單位會計核算和銀行結算業務的印章,發票專用章是用發票單位和個人按稅務機關規定刻制的印章,發票只能加蓋發票專用章而不得使用財務專用章。

(二)公章效力認定的特殊情形

1、僅有法定代表人簽字沒有加蓋公章的合同

根據《合同法》第32條的規定,當事人採用合同書形式訂立合同的,自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立。除非當事人另有約定必須簽字與蓋章,有法定代表人或者其他具備公司授權的當事人簽字時,合同即成立。

90%企業不知道的公章管理及其法律風險防範

2、公章外借所籤合同

公司的法定代表人或者其他獲得公司授權的人將公司的公章外借,應視為公司授權他人使用公司公章,只要符合合同生效的法律規定,使用該公章所產生的法律關係對該公司具有約束力。

3、違反公司章程使用公章簽訂合同

公司章程是公司股東指定的內部協議,只對公司內部具有約束力,不能對抗善意第三人。因此違反公司章程使用公章簽訂的合同只要符合合同生效的法律規定,即具有效力。違反公司章程使用公章的人需要承擔侵權責任。

4、加蓋分公司公章的合同

依法設立的分公司具有營業執照,蓋有分公司公章的合同符合合同生效的法律規定即具有效力。但是分公司不具有法人資格,其民事責任由總公司承擔。

5、公司更改名稱後蓋有原公章的合同

公司更改名稱不影響公司之前簽訂的合同的效力,符合合同生效法律規定的蓋有原公章的合同依然有效。

90%企業不知道的公章管理及其法律風險防範

(三)公章使用不當的法律風險

1、表見代理風險

根據《合同法》第49條的規定,表見代理是指行為人沒有代理權、超越代理權或者代理權終止後以被代理人名義訂立合同,相對人有理由相信行為人有代理權的,該代理行為有效。相對人有理由相信行為人有代理權,主要包括無權代理人開具蓋有公章的空白介紹信、合同、協議等法律文件。一旦善意的相對人因信賴無權代理人出具的帶有公章的以上法律文件而與之簽訂合同,該合同對於公司即具有法律約束力。

2、“關係章”、“人情章”的法律風險

公司的公章能夠代表公司的意思表示,蓋有公章的法律文件對於公司而言通常具有法律約束力。許多涉及公章的法律糾紛皆因公章的管理人員違反公章管理規定,忽視公章的重要性而產生。管理公章的人員礙於人情、上級領導施加的壓力蓋各種“關係章”、“人情章”會給公司帶來巨大的法律風險。

3、公章保管、交接不善的法律風險

公章隨意擺放、保管使用缺乏嚴格的管理、公章變更後原公章隨意丟棄都是風險隱患。使用公章過程中的疏漏,比如未在重要的合同等法律文件上加蓋騎縫章,也給篡改合同提供可乘之機。

(四)公章使用的法律風險防範

1、完善公章管理、使用制度

在公司章程中,應當規定需要加蓋公章的文件必須經主管領導審閱簽字後方可蓋章,並且對加蓋公章的文件保留複印件存檔。禁止在空白合同、文件、介紹信上使用公章。章程中應明確公章保管人,公章使用、移交程序。

2、嚴格遵守公章管理規定,合規操作

對公章的保管、使用、移交、銷燬必須嚴格依照公司章程中有關公章的管理規定。在使用公章之時公章的保管人必須在場監督,做到“人在章在”。對於合同等重要法律文件在公司法務部門審核後加蓋騎縫章防止出現合同被調換、篡改的情況。公司公章變更後,要將原公章銷燬。

3、選擇合適人選保管公章

在選擇公章保管人員時,務必選擇責任心、紀律性強的人員負責公章的保管,做到公章不離身,蓋章前確保逐頁閱覽文件。決不能不看內容就在文件上蓋章。公章被盜、丟失時,保管公章人員需要及時通知有關領導,採取補救措施,避免損失擴大。

總而言之,公章管理對於企業來說尤為重要,企業必須要建立完善的公章管理制度,加強公章管理,以防範公章使用過程中存在的風險。如果您在使用公章方面存在法律問題,可以隨時諮詢我們,法保平臺百餘名專業律師竭誠為您服務。


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