放下和工作無關的活動和資訊
通信工具的發達、大量信息的傳播、組織機構的膨脹與任務要求的多元化，令我們的工作越發繁重。特別是近幾年來，辦公室白領越來越面臨著永遠無法完成的任務、永遠不能集中的精力和永遠落後於理想預期的績效。
每天早上來到辦公室之後，大堆的文件、郵箱裡滿滿的郵件、響個不停地工作電話、來自上司的指示、各種會議……是不是都讓你無暇分身，甚至搞不清眼下首先要處理的事情是哪些？而哪些又是可以往後拖延幾天的？等你完成這些工作之後，一天的工作也接近尾聲，急需解決的事情、所想要的工作效果，理所當然地沒能按時達成。
我們是否要認真考慮一下，你所做的這些事情真的都是與工作息息相關，非做不可的，而不是毫無意義的嗎？
小王進入公司已經差不多有8個月時間了，每天早上到公司之後，先是從雜亂無章的辦公桌上找出自己昨天已經完成的文檔和檔案，以及今天需要做的東西，整理完辦公桌的時候，已經過去40 分鐘了。然後，公司的電話開始響個不停，小王又開始忙於接電話，詳細記錄每個來訪者的諮詢；同時，上司辦公室也傳來一系列的事情：複印文件、換水、通知會議，等等。等小王將些事情一一完成的時候，已經過了午飯時間。打個盹兒後，下午的工作又紛至沓來。他打開計算機，查詢公司的郵件，等到郵件終於慢慢變少（可總是處理不完），差不多又快到下班時間了。結果，一天下來，該完成的事情還是沒有完成，所以，又得晚上加班⋯⋯而與之同一個辦公室的孫姐，不僅不需要加班，事情也完成得井井有條，每天都神清氣爽。小王無奈之下，去向孫姐請教，該如何處理這一大堆無關緊要的雜事瑣事。
孫姐告訴他一個重要的辦公室工作原則：學會請託，放下與工作無關的活動和信息。比如每天下班前都要把自己桌子上的文檔整理清晰——已經完成的、急需完成的、不是很緊急的、可以拖上一拖的，這樣，早上來到辦公室的時候，需要做的事情就一目瞭然，既節省了時間又避免事情出現紕漏；再如給老闆辦公室換水，完全可以請打工的小弟小妹來做⋯⋯這樣，屬於自己的時間就多了，工作也會得心應手，效率大大提高，自然不需要沒日沒夜的加班。
小王恍然大悟，按照孫姐的方法來進行工作，果然效率快多了。工作也做得更加出色，心情也好了起來，整個人都似煥然一新。
在日常的工作中，總有些時候彷彿無頭蒼蠅一般，對著滿桌的檔案和繁雜的工作任務不知所措，從而使得不少工作時間浪費在不必要的事情上，大大降低了工作效率。這就要求我們，每天在進行工作之前，先要搞清楚哪些才是必須要做的事情，而哪些則是毫無意義的事情。這樣，才能提高工作效率，使得日常的工作更加輕鬆。
為什麼總是做些毫無意義的事情
在職場工作中，我們通常在時間控制中容易陷入下面的陷阱。
1. 習慣拖延時間：當個人缺乏進取意識，缺乏對工作和生活的責任感和認真態度時，對於具體的工作，尤其是自己不擅長的事情，就會習慣性地將之往後拖延，而不是立刻想辦法去解決，這就導致了在解決這件事情之前所浪費的時間都是在做毫無意義的事情。
2. 不擅處理不速之客和各種無端電話的打擾：根據一項調查，辦公室裡平均每11 分鐘就會被打斷，而恢復到工作狀態則需要長達25 分鐘。所以，如果不能順利解決上述問題，將耗費我們很多寶貴的時間，理想的做法應該是，工作時不接電話、不看數據、不開郵箱、關緊門窗，這樣可以減少分心和打斷，將當下的節奏和感覺保持得更長。而在實際中，要保持這種狀態是不可能的，辦公室的打擾無可避免，電話、來訪、郵件，等等，甚是無奈。
3. 不擅處理各種請託：作為職員，可能很難拒絕來自上級的指示，但若這件事情不在自己的職責範圍之內，即使接手了請託，也不見得就能做得很好，這個時候，合理地拒絕才是明智的選擇。而對於管理者而言，他們經常容易犯下面的錯誤：
擔心部屬做錯事
擔心下屬表現太好
擔心喪失對下屬的控制
不願意放棄得心應手的工作
其實每個人的精力都是有限的，尤其是管理者應當學會授權，將主要的精力和時間放在更重要的事情上。
4. 氾濫的“會議病”：不少中、上層管理者曾經指出，會議竟佔去他們日常工作時間的四分之一，甚至三分之一！然而更令他們感到莫名的是，在這麼多的會議時間之中，幾乎有一半是徒勞無功的浪費！
放下與工作無關的活動和信息
針對如此紛繁複雜的事情，究竟怎樣做才是我們的可取之道呢？我們的策略是將被打擾的時間縮短，放下與工作無關的活動和信息，將其負面影響減至最少。
1. 將郵件處理時間定為每3小時一次，而按照輕重緩急分別處理。
2. 縮短接打電話的時間：
事先的約定與準備
保持簡短而明確的開場白
控制通話時間、保持通話主題
過濾掉無關緊要的電話
3. 合理接受請託：我們接受請託之前不妨先問問自己——這種請託是屬於我的職責範圍內嗎？對實現我的目標有幫助嗎？如果接受它，將付出什麼代價？如果不接受它，則需承擔什麼後果？經過這一番“成本—效益分析”之後，你就可以決定取捨了。
4. 對於基層人員而言，要善於利用資源：學會從相關的部門或人員手中獲取所需的數據，既節約了時間，又保證了信息的正確性。比如你想了解本月度部門考勤信息，不妨去問問部門秘書；想了解公司的考勤信息，不妨去問問公司的考勤管理員，等等。
有計劃、有組織地進行工作
放下與工作無關的活動和信息，其目的只有一個，就是將時間花在真正重要的事情上，防止一些毫無意義的事情浪費工作中的部分時間，從而減少我們工作的任務量和時間，輕輕鬆鬆完成一天的工作。因此一定要懂得時間的分配，本著先重後輕、先緊後慢、先急後緩的原則，梳理清楚，有計劃、有組織地進行工作。那麼，該如何有組織有計劃地進行工作呢？主要體現在以下幾個方面。
1. 將有關聯的工作進行分類整理；
2. 將整理好的各類事務按流程或輕重緩急加以排列；
3. 按排列順序進行處理；
4. 為制定上述方案需要安排一段時間以規劃之；
5. 由於工作能夠有計劃地進行，自然也就能夠看到這些工作應該按什麼次序進行，哪些是可以同時進行的工作。
輕鬆工作，不再加班
《財星》雜誌裡曾寫道：“busyness is the great affliction ofjob.”（繁忙是工作最大的苦惱）。其實，我們的“苦惱”有許多是因為低效工作帶來的，而低效的一大原因是我們沒有根據前面提到的工作環境的變化而調整自己的工作狀態和方法，反而將時間浪費在一些跟工作關係不大或是不很緊急的事情上。比如，職責沒有分清楚，重複做一項不是很重要的工作，例如不停地處理工作郵件；“事必躬親，親力而為”，不論什麼事情，都要自己親自去過問，查探進度；與下屬、上司溝通不良，導致一件事情反反覆覆修改；被一些計劃外的事情所打斷，不能持續高效的工作。
針對這些問題，在此提出了一系列的建議，相信能夠給予 各位處在繁忙繁雜工作中的人們一定的幫助。雖然起初可能沒有太顯著的效果，但是隻要堅持下來，相信很快就能以新的方法進入工作狀態，並且大大提高工作效率，從此無須再加班，輕輕鬆鬆工作，並且得到不遜於日夜加班的工作成果。得到上司的賞識也不再是遙遠的夢想！
希望您能通過一點一滴的改進與積累，尋求合適的支點位置，不斷地擴大組織和個人的力量，促使生活質量和工作質量的改善，相信大家都會有一個有意義、充滿快樂的人生！
閱讀更多 資小饞 的文章
