11.03 即興講話應注意的細節,你做到了嗎?

有人說“細節決定成敗”,開會時的即興講話也講求細節,要注意聽眾臉上的反應並適當進行調整,用細節打動在場的每一位聽眾。

會議一般分為三個階段:進入主題、推進會議期間和結束會議。而領導者在主持會議時,要從這三個方面注意細節問題。

  • 會議進入主題

我們知道,會議的開頭是至關重要的,要想把一場會議開好,在會議剛進入主題時就要注意以下細節:會議一開始就直接了當地宣佈會議的目的;要講積極、鼓舞的話;潛心用詞,妙趣橫生;儘可能簡潔。

  • 推進會議期間

領導參與主持,在推進會議期間應該起到指揮員或嚮導的作用。當參會者怒火迸發的時候,領導者應當是個消防員、裁判員,可以行駛;同時,也是個採購員,容納百家之言,善於鑑別有價值的意見,並使之完善。總之,主持者既像法官又像調解員。

具體來說,在推進會議期間,應該掌握以下原則:

(1)公正無私

面對面交流意見時,免不了會帶一些情緒,但氣氛緊張熱烈的會議總要好過死水一談。領導主持會議時,應採取中立、公正的態度,引導討論,然後分類篩選各種意見,不能以個人好惡偏袒任何一方。

(2)防止冷場

會議上突然出現了一陣沉默,每個人都在等待別人講話,這樣的情景並不少見。在這種情況下,領導者應該立即做些評說,提問或者解釋,防止會議冷場。

即興講話應注意的細節,你做到了嗎?

(3)控制激情迸發

很多時候,人的感情大於理智,而激情的迸發往往會導致失態和衝突。帶著情緒去爭執,只能增加相互的隔閡,失去解決問題的機會。因此,應該注意觀察個別成員的情緒變化,以便及時“滅火”。把話頭從“爆炸點”引開,用幽默來調節會議氣氛,並指出雙方都有可能是正確的,只是所站的角度不同。等緊張氣氛消除後,再引導大家客觀地對待有爭議的問題。

(4)促進信息“流通”

召開會議的目的是為了集體解決問題,但有時也會導致操之過急。要知道,結論的產生,必須經過對信息的充分研討。所以,領導在主持時應該首先讓參會者擺出全部事實,然後才能討論具體的行動方案,萬萬不可本末倒置。

(5)讓每個人都開口

召開會議時,領導要儘可能讓參會者,尤其是那些沉默不語的人講話,要言語鼓勵過分謙恭的人變態,同時注意別讓不善言辭的人“曬臺”,想辦法引導參會者充分交流,避免會後無效議論。

(6)承認分歧

不同的建議之間必然會含有分歧點,分歧的討論或爭論是產生成熟境界的基礎。會議上的爭論,是有控制的爭論,這是件好事。領導者主持時不要隱藏或無視這些分歧,要承認它,把它亮到桌面上,這樣才有可能理智地對待它。對那些閃爍其詞的人,你可以這樣問:“對這一問題,你的態度是什麼?”接著問:“你的根據是什麼?”在進一步追問:“你說該怎麼辦?”

(7)不強調分歧,強調合作

一般來說,參會者大多都有自己的態度和觀點,他們甚至知道有人持反對態度,這是正常現象。對此,主持者要領導參會者共同合作,要講明解決問題需要參會者共同的智慧與決策,會場不是發洩個人恩怨的地方,也不是進行生死搏鬥的戰場,誰也不應該一意孤行,而應當把個人當作決策機構中的一員。主持會議的領導人應利用各種機會向參會者指出,集體智慧大於個人智慧,方案的產生離不開合作。

(8)經常進行簡短概括

簡短概括如同在比賽場上翻動記分牌,能讓參會者在一定程度上感受到會議的節奏,同時也有助於澄清分歧點,引起參會者的注意。主持者的簡短概括應儘量控制在一分鐘以內,及時概括、評論會佔一些時間,但不會影響會議進程。相反,通過簡短概括,你為參會者樹立了一個珍惜時間的榜樣,並且你在直接推動討論向制定正確的解決方案挺進。

(9)恪守時間

很多會議都是在無端浪費時間。如果你能夠扭轉這一趨勢,那麼就更容易得到廣泛的支持,參會者就願意會前認真準備,會上積極主動、單刀直入地表達看法。因此,領導主持會議要儘可能避免因為迂迴而浪費時間,保證事先宣佈的時限不予變動,一旦發生要及時發出警告。

即興講話應注意的細節,你做到了嗎?

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