《工具》-管理者個人如何使用PDCA？

如何判斷一個人是不是快樂？有兩個標準：

1、第一個標準就是每天早上醒來，是不是很想去上班，如果很想去，快樂50%。

2、第二個標準是每天下了班以後，是不是很想快點回家，如果也是，100%快樂。

3、最痛苦的人是誰呢？每天早上醒過來就想：今天不用上班就好了，最後要不要去？要去。下了班以後說今天不回家就好了，最後要不要回？要回。

PDCA循環，一個老話題了，大家都知道要這麼做，但在平時的生活和工作當中，你是否真的都這樣做呢？ 當你發現你面對的困難重重，寸步難行時，是否反思過是因為自己一開始的方法就不正確？

本文包涵了PDCA循環的背景、內涵、特點、四大階段八大步驟以及PDCA在管理者個人日程中的運用操作指南詳解。

1、PDCA循環就是最簡單又很有效的一個方法，做工廠的人有個體會，做工廠只要把簡單的事情做好，就是一件非常不簡單的事情，比如6S說起來很簡單，但是真正做好5S的企業沒有幾個，一個企業只要踏踏實實把6S做好，就是一個很優秀的企業了。

2、PDCA也是一個很簡單的東西，一聽都懂，但是用起來就比較難，6S跟PDCA一樣，都是屬於那種知易行難的東西，就是了解很容易，做起來很難，堅持很難。

一、PDCA的來源

PDCA循環的來源和定義PDCA最早是由美國質量管理專家戴明提出來的，所以又稱為“戴明環”。他是美國的一位質量專家，當年他在美國提出這個質量管理體系以後，沒有受到重用，就跑到日本去了，所以日本所有的質量管理都是戴明博士開頭的。

二、ODCA的基本含義

理所應遵循的科學程序。PDCA分別代表的含義如下：

1.P（PLAN 計劃：確定方針和目標，確定活動計劃

2.D（DO）執行：實地去做，實現計劃中的內容

3.C（CHECK）檢查：檢查效果，把實際工作結果和預期目標對比，檢查計劃執行情況。

4.A（ACTION）處理：對總結檢查的結果進行處理，成功的經驗加以肯定並適當推廣、標準化；失敗的教訓加以總結，以免重現；未解決的問題放到下一個PDCA循環。

三、PDCA循環的四個特點

1.週而復始

PDCA循環的四個過程不是運行一次就完結，而是週而復始地進行。一個循環結束了，解決了一部分問題，可能還有問題沒有解決，或者又出現了新的問題，再進行下一個PDCA循環，依此類推。做企業的心得就是：標準化，就是制訂一些程序、標準，不斷地完善程序、標準；就不斷地去發現問題、解決問題。

2.大環帶小環

類似行星輪系，一個公司或組織的整體運行的體系與其內部各子體系的關係，是大環帶小環的有機邏輯組合體。

3. 階梯式上升

PDCA循環不是停留在一個水平上的循環，不斷解決問題的過程就是水平逐步上升的過程。

4. 統計的工具

PDCA循環應用了科學的統計觀念和處理方法。作為推動工作、發現問題和解決問題的有效工具，典型的模式被稱為“四個階段”、“八個步驟”。

五、PDCA循環的八個步驟

1.分析現狀、發現問題

在做計劃之前，需要分析一下現狀是什麼樣子的？問題在哪裡？可以分析質量問題、交期的問題、安全的問題以及效率的問題。第一步找到問題，就像醫生看病一樣。

2.分析影響因素

第一步把脈，第二步把完脈了，分析各種問題中的影響因素，這個時候就可以用很多方法了，比方說魚骨圖、5W2H、4M（人、機、料、法）等等，用這些方法來分析，到底有哪些因素？

3.分析主要因素

把所有的分析因素分析完了以後，再來分析主要因素是什麼。每一個問題的產生，都有少數主要的因素，比方說影響這個問題的產生有十個因素，按照二八原則，大概有兩個到三個是主要因素，找到主要因素才能夠徹底解決問題，如果找不到主要因素，那問題是沒辦法解決的。

4.採取措施

分析到主要原因以後，針對主要原因採取措施。在採取措施的時候，要考慮下面的這幾個問題：

5W1H：

第一個W是Why

，為什麼要做這個事情，這是最重要的，為什麼要制定這個措施？

第二個W是What，我們要到哪裡去？我們要執行什麼目標？

第三個W是Where，在哪個地方做？

第四個W是Who，誰來負責完成？

第五個W是When，什麼時間完成？

一定有開始的時間跟結束的時間，每一個目標都必須要有一個期限，沒有期限的目標就等於沒有目標。

最後一個H是How，怎樣去執行？

這些5W1H，都要在我們的計劃裡面出現，要考慮這五個問題。現在還有人再加一個H，就是5W2H，How much，就是做這個事情要花多少錢。

如果計劃很好，但是可能投入產出比不划算，所以，我們每做一個PDCA循環的時候，都要考慮要花多少錢。How much，就是現在非常流行的所謂的財商，做任何事情都有成本觀念。

5.執行

就是按照措施計劃的要求去做，開始執行，執行一般都是要求員工去執行。

6.檢查

把執行結果與要求達到的目標進行對比。

如果要檢查有一個問題，我們定計劃的時候要分階段目標，如果沒有階段目標怎麼檢查？這個事情一個月完成，那一定要說第一週到哪裡，第二週到哪裡，第三週到哪裡，如果沒有這個，就沒辦法做檢查，所以，定計劃一定要分段來定，甚至每天、每個小時，都要有它的目標，這個時候才能檢查，如果沒有這個目標，是沒辦法檢查的。檢查完了以後進行對比。

7、標準化

把成功的經驗總結出來，制定相應的標準。

8、把沒有解決或新出現的問題轉入下一個PDCA循環中去解決

每個問題不一定靠一個PDCA循環，就能夠解決掉的，有時候一次解決掉，有時候可能要轉幾次。看病也是一樣，最好的方法是保持自己的健康，不要去看病。換句話說，不出問題最好，出了問題解決問題有時候，不是一次兩次就能解決掉的。

六、個人如何使用PDCA？

以下是按照PDCA流程寫的工作日誌內，針對周和月份的另外整理。

工作日誌模板舉例：

P：

今日計劃：每天計劃要做的7件事情。

（1）計劃內容：

當天計劃要做的事情，一般6-7項（分重點項目，日常項目，臨時工作等，按重要緊急程度）也就是工作事項12345，時間、人物、事項、完成進度，關鍵注意點； 制定今天的任務，緊迫及重要、緊迫、重要的順序。

（2）考核標準

（3）完成情況

（4）點一盞心燈：養成每天接受一句勵志名言格言警句的激勵，保持一種積極上進的情緒的習慣。

D：

1.今日事務全記錄，量化目標，完成狀態。

2.實績工作內容--當天工作事項的工作內容、活動結果，工作完成情況。

（1）執行中的具體工作、日常事務處理，每天工作流水賬，今天完成的。

（2）今日靈感：養成隨時記錄自己的靈感（主意、點子、思想火花、很有詩意、很有哲理的句子等），防止智力資源的浪費的習慣。將一些突發的寫作靈感隨時記錄，定時整理每天心得感受，個人感悟，提醒，甚至電話記錄等。

包括每天發現的問題，解決問題的方法、合理化建議及臨時的靈感，隻言片語等。只要想到就可以記錄下來，隨時隨地記錄。這些心得、靈感常常一閃而過，需要及時記錄和實踐；

（3）今日學習：知識積累，養成每天晚上回顧當天所學知識，及時複習、默寫下來並保存的習慣。每天學習記錄，學習具體內容，效果，如何在工作中實用

（4）每天寫經理人日記，在管理工作中經常會遇到一些小問題或突然之間來了靈感。這些都應當記 錄下來 ，否則就太可惜了。

C：

檢查問題點在處理本項工作的過程中發現的問題,潛在風險，工作中應注意的情況。解決對策--對於發現的問題，你如何去解決。

A：

今日反省：養成每天反思自己的學習、工作、思想、行為，在反思中成長，在反思中前進的習慣。每天晚上總結歸納--經驗總結，總結一天的工作得失。

（1）當天工作亮點、工作心得、每天心得感受。

（2）改進方法：當天工作教訓、建議，要對所做的不滿意的事情，提出改善的方法，潛在風險及其規避措施，完成下一步的幾點行動措施。

（3）突然閃現的靈感，對某事某物的看法：今天什麼事情沒做完？（做完了什麼事）、今天什麼事情沒做好？（做好了什麼事）、今天什麼事情沒有做？（做了什麼事）

P：

1.明天計劃。明天該做什麼事？明天該怎麼做好該做的事？

2.明日規劃：養成每天晚上規劃第二天要做的事，按首要、緊迫、必須、打算排列好，及時提醒，做到 “當日事，當日畢”的習慣。

從今天開始養成PDCA的好習慣，讓自己向成功邁進吧！！