導讀：設想，一個員工在各個工作場景中處理事務，如果與該工作場景緊密相關的文件會自動顯現，隨手取用，做到合適的人，在合適的場景，獲取並利用合適的知識。那麼這該是多麼美妙的一次體驗啊！
在企業數字化建設持續升級的過程中，文檔管理是至關重要的一環。它不但可以幫助企業加強各部門、內外部之間的信息化交流，促進管理創新，同時還能提高新項目開發的效率，提高企業競爭力。價值如此凸顯，但不得不說，直到企業信息化大力發展的今天，文檔管理仍然還存在著不少問題。
文件管理需要棄舊迎新
如果身處一個大型企業，你也許會遇到這樣的問題：很多重要文件大都在員工的移動存儲設備裡流轉，即使在公司服務器上可以找到，但也可能並不是最新版本，根本再不用提協作。更加糟糕的是，如果你正負責一個重要項目的管理和跟進，那麼在項目長時間的過程中所產生的大量文件，經常會不知所向。當你需要他們的時候，也許他們正隨著人員的流動、地區之間的信息閉塞不翼而飛。而更令我們警醒的是，作為公司的智力資產，文檔的安全得到有效的保護了嗎？那麼管理者，此時你該如何避免這些窘境的發生呢？
也許你會說，企業需要一套文檔管理系統了。但僅僅如此就夠了嗎？CIO或是企業IT管理人員都知道，傳統的文件管理系統被用作通用存放的平臺，它與ERP、OA系統等生產性業務系統不一樣，需要企業用戶手動將文件上傳並管理。這也就意味著，如果用戶不往內容管理系統裡面放文件，該系統就沒有數據來源。時間一長，該系統會形同虛設。此外，傳統的文件管理系統提供商為客戶提供的也多為一錘子買賣，實施結束以後，很難有辦法幫助客戶有效地把系統運營起來。
年初，國內某知名房地產商的高週轉內部文件遭洩密，涉事員工和企業各置一詞，對洩密的權責真相始終無法實錘，最後鬧得沸沸揚揚，當月的成交額立竿見影的下降了13%。由此可見，文件管理是企業運轉必不可少的一環。
那麼什麼樣的文件管理平臺才能應對企業的諸多需求，且適應企業的真實應用場景呢？
事實上，我們可以發現很多企業也在摸索這方面的應用。他們花了大量的時間精力建立文檔庫，但是也僅僅起到了存儲的作用，而協作、共享和智能管理的價值並沒有顯現。對於他們來說，現在也許有必要思考用另一種文件管理的應用模式，讓員工不需要花大量時間就能得到自己所需的知識，並積極的更新迭代，以此大大提高文檔的利用率。
隨需所用
問題來了？如何才能達到這樣的效果？設想，員工在各個工作場景中處理事務，如果與該工作場景緊密相關的文件會自動顯現，隨手取用，做到合適的人，在合適的場景，獲取並利用合適的知識。那麼這樣的文件管理平臺，對於員工來說才是最有價值的。
小編告訴你，億方雲正是這樣的產品。在移動互聯時代，作為企業的文檔管理專家，他們可以提供企業一站式的文件管理與協作雲平臺，提高企業“智商”，保護企業的智力資產無後顧之憂！
可以說，億方雲是一站式企業文件全生命週期管理的締造者。在企業文件管理的全生命週期中，不僅需要存儲、訪問、協作、共享、流轉，同時還需要進行管理、智能搜索、智能沉澱和安全的保障。而在所有這些方面，億方雲均能滿足企業的需求，做到企業文件管理的有效閉環。
據小編了解，億方雲能夠根據企業的組織架構設置文檔的存儲結構，並進行實時同步。而在存儲方面可以支持本地化和雲端。在基於企業內外的文件協同方面，億方雲不僅能夠實現文件共享，多人實時協作，並可實現跨區域的極速傳播，做到員工實時訪問。而在安全體系方面，億方雲充分考慮到企業文件的安全性和隱私，做到傳輸存儲加密，多重備份，並且對於流動的員工，可以實現離職一鍵交接。而管理員則可以根據權限靈活配置，查看詳盡的操作記錄。
試想，假如你是一個集團型企業的員工，對於工作中需要處理的文檔，不僅可以在外網環境下安全的訪問，同時還可根據工作的需求與其他員工協同辦公。而IT人員則對應員工的設置對應使用權限，實現各分子公司、項目間的高效協作。即使是跨國之間的傳輸，也能實現秒級的效果。這時，文件管理平臺猶如一個巨大的知識庫，讓工作更高效。
這些諸多的應用價值，讓億方雲收穫了超過13個行業、二十餘萬個企業的青睞。他們在享受文件智能管理的同時，將億方雲看作是高效協作的工作平臺。而使用之前的操作也是非常簡單。作為SaaS產品，企業只需要登錄所註冊的賬號，從PC端開始導入自己想要備份的文件。如果你把自己備份的文件設置成為了公司共享文件，那麼，整個公司的員工都能夠輕鬆看到你備份的公司文件了。當然這只是簡單的功能，而背後強大的管理邏輯值得有興趣的企業去挖掘。
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