你的EXCEL表格“減肥”了嗎?

表哥表妹在日常與EXCEL相愛相殺中,是不是經常會出現一種奇怪現象:

文檔容量變得不合常理的大,但其實表格內容並不多,文件大小與表格內容遠不相配。每次打開或保存該文件就是與耐性作鬥爭的時刻,腦中不斷閃現以下符號:

你的EXCEL表格“減肥”了嗎?

這個時候只有揪表格打一頓的心顯然無用,該考慮你家表格可能“虛胖”了趕緊找到“胖因”,才能讓文件和電腦身輕如燕。

你的EXCEL表格“減肥”了嗎?

之前收到一個表妹求助,她文件表現出來的“症狀”還是比較具有代表意義的。現在將過程整理出來,希望能給表哥表妹們一個參考。

你的EXCEL表格“減肥”了嗎?

文件裡面只有一個工作表,815行9列的表格只有文字和數據

沒有其他內容了。它屬於表格中最普通表格,但就是這個普通表格具有不普通一面:那就是它的大小竟達到了55M之巨!這不合常理呀,導致打開它都很費時

你的EXCEL表格“減肥”了嗎?

這明顯是個被身材耽誤的“美女”,

該怎麼辦呢?讓我們來幫她進入減肥計劃吧!

首先,排除!我們發現上下和左右的滾動條有很多的虛位,這說明表格的右方和下方存在很多空白行和列。

你的EXCEL表格“減肥”了嗎?

可以判斷這些位置還有些內容,

但即使有內容也是不需要的。我們可以做的是,選中空白的整行和整列進行刪除。

你的EXCEL表格“減肥”了嗎?

在你毫無防備時出現這個提示:

你的EXCEL表格“減肥”了嗎?

好吧,大不了確定,WHO怕WHO!但迎接你的是更深的套路,而且結果更讓你莫名“驚喜”:

你的EXCEL表格“減肥”了嗎?

雖然筆記本不算頂級配置,處理文檔是絕對綽綽有餘,上千行的刪除操作過往是如履平地毫無壓力。

才第一回合就敗下陣來?那當然不可能,挫折是前進動力再來!

你的EXCEL表格“減肥”了嗎?

沒有無原因的“虛胖”說明這些空白行列中肯定存在著“妖氣”,是作者不小心留下了些什麼?還是條件格式、數據有效性?

或是存在文字、公式?要將原兇抓出來!F5鍵打開定位功能,點擊定位條件進入定位界面:

你的EXCEL表格“減肥”了嗎?

選擇批註並確定,這個操作是檢查有沒有批註。

提示說沒發現,當頭一棒

你的EXCEL表格“減肥”了嗎?

重複定位操作,分別對定位窗口裡面各項內容選定:對象、條件格式、數據有效性。。。定位出下圖中肉眼不可視的奇怪形狀,難道這就是“妖氣”?

你的EXCEL表格“減肥”了嗎?

上面奇怪的妖氣其實在做表格時候,做過複製網頁文字操作所造成

你的EXCEL表格“減肥”了嗎?

我們經常複製網頁內容將包含的一些控件同時帶進來,甚至是不可見的。在表格裡面表現為形狀,控件多了文件就會變大而“虛胖”。要給表格“減肥”先把文字粘貼到記事本,然後再從記事本複製粘貼到Excel,通過記事本過濾非文字內容。

你的EXCEL表格“減肥”了嗎?

上述所有“妖氣”經過定位選中,都直接按delete鍵刪除。所有操作完成後,保存文檔查看文件容量28M,減肥初步成功!但,明顯只是局部還有空間。

你的EXCEL表格“減肥”了嗎?

革命尚未成功,表哥表妹仍需努力!

繼續~以下這位大神定位功能也找不到,大神出沒請注意!定義名稱

打開功能區公式、名稱管理器功能,又發現了很多古怪的內容:

你的EXCEL表格“減肥”了嗎?

顯然又一造成文件虛胖因素出現,我們不考究是怎麼來的了果斷在窗口中選中第一條。把滾動條拖到最後,按住Shift鍵後點最後一條,這樣選中全部定義名稱後點擊窗口中刪除按鈕。關閉窗口後保存文件,再次檢查文件大小:減小到了15.4M,小蠻腰初現!但我們追求的還有馬甲線,再來!

你的EXCEL表格“減肥”了嗎?

既然名稱管理器中出現莫名“驚喜”,就還有一種可能:定義了名稱操作後被隱藏了起來。在剛才窗口中是看不到的,於是這次要使用一個相對高級的乾貨了:AVB!

你的EXCEL表格“減肥”了嗎?

Alt+F11打開VBA編輯窗口,雙擊對應的工作表,在右側的窗口中輸入代碼:

你的EXCEL表格“減肥”了嗎?

這個代碼能讓文件中隱藏名稱現形,“照妖鏡”一般地存在。按F5鍵運行代碼,

然後重新打開功能區公式、名稱管理器,又發現一個“妖氣”,無所不在呀!

你的EXCEL表格“減肥”了嗎?

總結可知這個叫作FilterDatabase的名稱,是由於表格中數據從外部導入Excel自動生成一個數據區域名稱。雖然後來這些數據刪除,

但是名稱還會保留,Excel則認為這個數據區域還在“使用中”。現在發現的名稱區域範圍是$A$1:$XEW$65043,所以剛才第一回合不能刪除空白行列,現在進行刪除操作完全沒問題。

你的EXCEL表格“減肥”了嗎?

立即刪除定義名稱,

回到第一回合的操作將空白行列刪除並保存文檔。扳回制勝一局!查看屬性中最新的文件大小:740K!完全是減肥成功的窈窕淑女麻,把剛才用於現形的代碼刪除保存文檔,君子勝利收工~以下剛才提到的VBA代碼:

Sub showname()

Dim sh As Name

For Each sh In ThisWorkbook.Names

sh.Visible = True

Next sh

End Sub

你的EXCEL表格“減肥”了嗎?

--office職場課堂,致力於分享office知識中的小技巧。願您與我們一起每天學一點,職場勝一步 !歡迎關注!


分享到:


相關文章: