公文的附件裡還有附件怎麼辦?終於有人說清楚了!


公文的附件裡還有附件怎麼辦?終於有人說清楚了!

《黨政機關公文處理工作條例》(以下簡稱《條例》)第九條規定, 附件是“公文正文的說明、補充或者參考資料”。附件是附屬於公文正文的其他文字、圖表、圖形等材料,對公文正文起說明、解釋、補充、證實、參考作用。正確標註附件與附件說明,是公文格式規範化和結構完整性的客觀要求。但在日常的公文處理中,一些單位存在附件與附件說明標註不準確、對附件概念不清、混淆主件與附件的界限等問題,應引起重視。 一、附件與附件說明的規範化標註1.附件說明的標註《黨政機關公文格式》(國家標準GB/T 9704—2012,以下簡稱《格式》)規定,公文如有附件,應當標註附件說明。附件說明在正文下空一行左空二字編排“附件”二字,後標全角冒號和附件名稱。如有多個附件,使用阿拉伯數字標註附件順序號(如“附件:1. ××××”);附件名稱後不加標點符號。附件名稱較長需回行時,應當與上一行附件名稱的首字對齊。因此,公文如有附件,必須有對應的附件說明,不能沒有附件說明,也不能直接在正文中寫“附件如後”“附後”等。附件說明應以“附件”二字開頭,不能只用“附”一個字。“附件”後應為附件的全稱。當有兩個或兩個以上附件時,應在附件名稱之前加上附件順序號,附件說明的序號與名稱應與附件一致。附件順序號應上下對齊;附件順序號用阿拉伯數字;附件名稱不加書名號,其後也不加逗號、分號、句號等標點符號;當附件名稱超過一行,轉行時應與本附件名稱的第一字對齊。如下所示:×××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件:1.××××××××××××××××××× 2.×××××××××
2.附件的位置和標註《格式》規定,附件應當另面編排,並在版記之前,與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。筆者認為附件的位置分為兩種情況。一種情況是附件和公文正文裝訂在一起,附件應該位於公文主體與版記之間。不管前一面留有多少空白,附件都應該另起一面,不要直接接在主體之下。另一種情況是附件與公文正文不能一起裝訂,附件單獨裝訂,這時版記位於主體之後,附件單獨存在,應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發文字號並在其後標註“附件”二字及附件順序號。這樣做的好處在於保證公文結構的完整,也便於公文頁碼的編排。3.附件頁碼的編排這個問題與附件的位置相關,同樣可分為兩種情況。一種情況是附件和公文正文一起裝訂時,頁碼應接著公文主體連續編排。另一種情況是附件與公文正文分開裝訂時,應對附件單獨編制頁碼。附件與公文正文分開裝訂一般是因為附件頁面特別多,與公文正文一起裝訂不方便閱讀,所以此時附件應單獨編制頁碼以方便使用。
二、附件的附件處理方法在公文處理實踐中,有的公文附件本身還有附件,這個“附件”應附於何處、如何標註,《條例》和《格式》都沒有給出相關規定。筆者認為,可根據實際情況,採用不同的處理方法:1.按照公文的正文與附件的位置關係與標註方法處理附件的附件。例如:某單位《關於開展2016年食品安全宣傳週活動的通知》,主要內容有活動主題及宣傳重點、活動安排(分省級層面、市縣層面、社會層面)、活動要求等,“通知”有個附件《省級層面食品安全宣傳週活動方案》,其內容有舉辦“食品安全宣傳週啟動儀式”、舉辦“食品安全知識網絡有獎競答”、微信平臺食品安全科普宣傳等,“方案”中還有16個單位舉辦的系列主題日活動安排分別作為16個附件。因此,除了在“通知”中標註“方案”的附件說明之外,還要在“方案”中標註16個附件說明,編排順序為:正文“通知”、附件“方案”、 附件“方案”的16個附件,每個附件都要另起一面編排。2.通過調整公文內容,減少附件層次。如公文本身的附件比較單一,可以將公文本身的附件內容融入到公文正文中,這樣就剩下一層的附件,避免出現附件套著附件的情況。
例如:某單位《關於開展特色小鎮規劃建設的通知》,“通知”中有一個附件《開展特色小鎮建設的方案》,“方案”中還有協調小組成員名單和相關表格作為附件1、附件2和附件3。處理方法是將“方案”的有關內容融入到“通知”中,去掉這層附件,“方案”中的附件1、附件2和附件3就直接成為“通知”的附件1、附件2和附件3。3.簡略附件的附件內容,壓縮其篇幅。如附件的附件內容對於公文沒有實質性的意義,則可在附件中用括號標註“附件略”等。例如:某單位為貫徹落實財政部預算評審中心《關於開展2015年全國財政評審統計工作的通知》,下發了一個通知,將財政部預算評審中心通知作為附件,並根據財政部預算評審中心通知的幾個附件(省本級財政評審機構基本情況表、×××省地市級和縣市級財政評審機構基本情況彙總表、×××省項目支出定額標準情況調查表等)相應編制了本轄區需要填寫的表格和說明作為附件。在這種情況下,財政部預算評審中心通知的幾個附件可作簡略處理。4.以實用為原則,分層標註附件的附件。例如:某部委辦公廳《關於做好部門預算項目申報工作的通知》,“通知”有30多個附件,附件1為產業化項目指南,附件2為標準化實施示範項目指南,附件3為實用人才帶頭人培訓項目指南,附件4為國際交流與合作項目指南,等等。每個附件都還有附件,如附件2又有兩個附件:××省(區、市)標準化實施示範項目申報登記表、標準化實施示範項目申報書,這種情況可採用分層標註方法對附件中的附件進行標註,如附件2-1、2-2等。
三、被批轉、轉發、印發的文件不作為附件 有的人以為,在批轉、轉發、印發類公文中,被批轉、轉發或印發的文件應當做附件處理。依筆者之見,在這類通知中,被批轉、轉發或印發的文件不應當做附件。《條例》明確規定,正文是“公文的主體,用來表述公文的內容”,附件是“公文正文的說明、補充或者參考資料”。被批轉、轉發或印發的文件是公文的主件,承載著公文的主要的、核心的內容,並不是公文正文的說明、補充或者參考資料。實際上,批轉、轉發、印發類公文屬於複合體公文,其正文在形式上由兩部分構成,一部分是“通知”本身,另一部分即是被批轉、轉發或印發的文件,它們共同構成公文的正文。處於前面的“通知”僅僅起著“按語”的作用,被批轉、轉發或印發的文件是公文不可或缺的主要內容。如《國務院關於印發土壤汙染防治行動計劃的通知》(國發〔2016〕31號),前面的“通知”只有一句按語“現將《土壤汙染防治行動計劃》印發給你們,請認真貫徹執行”,被印發的文件正是公文的主件《土壤汙染防治行動計劃》。按語與被批轉、轉發或印發的文件共同構成一份新的文件,它們之間是文件的開頭部分與主體部分的關係,而不是主件與附件的關係,二者缺一不可。如果無按語,該文件就失去了發文的權威性、合法性;如果按語脫離了所批轉、轉發或印發的文件,按語就無所依託,失去存在的價值。由此看來,我們不能把批轉、轉發、印發性通知看成是帶附件的公文。作者:蘇武榮 來源: 應用寫作雜誌社


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