考慮5個方面，讓溝通更有效。
不管是要進行什麼樣的溝通，事先自問下面列出這五個方面的簡單問題，不但能使你的溝通更有機會成功，還能夠使你溝通起起來更輕鬆。
一、原因 (目 的)
. 我為什麼要進行這個溝通?
. 我溝通的真正原因是什麼?
. 我希望以此引起什麼結果?改變對方的態度或看法?
. 我希望在溝通之後對方會做些什麼?
. 我的目的是什麼?告知、說服、影響、教育、同情、娛樂、建議、解釋還是刺激想法?
業務名男子指著文本
二、對象
. 誰是我的聽眾(聽者或讀者) ?
. 他(們)是什麼樣的人?他(們)有什麼樣的個性、育背景、年齡、地位?
. 他(們)對信息的內容可能會有什麼樣的反應?
. 他(們)對信息的主題已經瞭解多少?很多?不多?完全沒有?比我知道的多或少?
三、時間和地點
. 對方會在哪裡接收我的信息?在辦公室裡，隨手就可以取得相關的數據:還是遠離相關的場所，所以我可能需要再提醒他們相美的事
. 我的信息處在整個事件的哪個環節?我在國答對方的問題嗎?這是對方第一次聽到這個主題成問題嗎?
. 我跟對方的關係如何?信息的主題是引起我們之間意見不和的原因嗎?整個氣氛是緊張還是和諧?
. 回答了上面這些問題後，要回答下面這兒個問題也會更容易，比起你直接跳到“我要說什麼?”更有幫助。
四、內容(主題)
. 我到底想說什麼?
. 我需要說什麼?
. 對方需要知道什麼?
. 哪些信息我可以省略?
. 哪些信息我一-定要包含，以達到:
清晰
積極
簡潔
正確
禮貌
完整 ? ( 這是有效溝通的6C原則)
黑板上用粉筆繪製的抽象好主意關鍵
五、方式(語氣和風格)
. 如何傳達我的信息?用文字，用圖片，還是兩者都用?用什麼樣的文字，什麼樣的圖片?
. 什麼溝通媒介最合適?書面還是口頭?電子郵件、便條還是一通電話?寫信(電子郵件或書面郵件)還是碰面會談?書面報告(通過網絡寄送或郵寄)還是口頭報告?
. 如何組織各項重點?是用演繹的方式(先提重點，然後說明/舉例/圖解),還是用歸納的方式(先說明/舉例/圖解，然後把重點歸納出來)?
. 如何達到預期的效果?我該採取什麼語氣，以達到目標?我應該採用或避免哪些字眼，以產生恰當的語氣?
有時候，這些問題的答案並不難找,甚至是非常明顯。但是要小心，我們很容易只從自己的角度看事情，忘了對方可能會有不同的觀點。因此，在溝通比較棘手或複雜的事情之前，最好先把這些問題想一遍。甚至是在日常的溝通中，也把這些問題謹記於心。這樣可以防止你“說話不經大腦”，寫電子郵件時這種情況就特別容易發生。
如果是非常棘手或敏感的問題，最好在動筆或開口前幾天，甚至幾星期之前，就開始思考這些問題。
以上5個問題，只要一一解決了，任何溝通都不在話下了。
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