監理例會是指監理公司與參建各方交流信息和協調處理解決合同履行中存在問題的一種會議方式，在日常監理工作中起重要作用，在日常監理工作中得到了業主、施工單位的一致認可。我國的《建設工程監理規範》也對工地例會如何開好做出了明確規定。但在實施過程中往往因各種原因，會議效果達不到預期的效果，導致例會失去了存在的作用和意義。 深圳監理公司根據多年的實踐經驗，在監理例會效果不佳原因基礎上，提出了以下幾點措施。
1.會前沒有做好認真準備，主持人心中無數，會議漫無邊際，隨意性很強；沒有明確參加人員，而只是走過場，應付差事。有的主持人對前段施工進展情況無講評，無檢查，只是由與會人員在會上說說了事；同時，對下步工作無安排，無要求，即使提出要求也只是泛泛而談，不明確，不具體。作為會議主持的監理工程師優柔寡斷，久拖不決，會議時間長但效率不高。
2.監理單位沒有在開會前，與工程各方進行廣泛溝通、交流與協調，沒有及時瞭解他們的想法，分析他們想些什麼，想幹什麼，有何難題，而盲目召開會議，很容易在會上陷於被動。
3.主要表現在承包商對召開工地監理會議的目的意義認識不足。承包商方面的專業技術負責人頭腦中缺乏全局觀念，認為把其分內的事做好就行了，不必參加那麼每週一次的監理例會，參加會議就是浪費時間。更有甚者，對工程監理的重要性缺乏認識，認為只要業主滿意就行，監理也得聽業主的，聽不聽監理的無所謂，反正錢又不是監理給的。故而直接導致監理例會質量下降，根本達不到預期效果。另外，監理單位本身對監理例會認識有問題，沒有引起監理工程師的足夠重視，從會議的準備到內容安排，會後的執行監督等都不科學合理。因此，很容易形成惡性循環。
4.會前沒有認真收集信息，沒有提出明確的會議程序和明確的彙報內容，彙報內容不全面，不具體，不繫統，有很大的片面性和隨意性，或只講其個人關心的事項，而不講其它；或只講些表面工作，而不講實際的問題；或只報流水帳，而抓不住要領，重點不突出；或只談已做的事情，而不談下步打算等等。這些都導致例會溝通不暢，信息阻塞，致使監理例會的主持者不能正確而全面掌握施工進展情況，不能果斷地作出決策。
5.監理單位和監理工程師本身自己定位不準，加上有的業主“越俎代庖”，削弱了監理在現場工作的權威，造成監理工程師自己沒有信心，沒有魄力。如果水平較差的監理工程師更將是無所適從，唯唯諾諾了。
6.監理單位沒有在開會前，與工程各方進行廣泛溝通、交流與協調，沒有及時瞭解他們的想法，分析他們想些什麼，想幹什麼，有何難題，而盲目召開會議，很容易在會上陷於被動。
提高認識，做好宣傳。為開好工地監理例會，監理工程師應從召開第一次工地監理會議開始，廣泛宣傳監理的重要性，宣傳現場的各項工作必須服從全局的重要性，講明召開監理例會的目的、作用和意義，統一大家對監理工作的認識和對召開好會議的思想認識，以確保提高會議效率，提高會議質量。只有在認識一致、目標一致的前提下，與會各方才可做到步調一致，相互協調。這不僅能提高會議質量和效果，而且工程的進度、質量和投資控制及安全監督管理也能得到保證。
充分利用組織協調的功能，搞好與業主、設計單位、施工單位以及材料、設備供應單位之間的協調工作。充分做好與各方的會前的溝通，使他們明確必須向會議彙報的內容，包括資料準備、工程進展、存在問題、需要監理協調的事項及下一步將採取的具體措施等；及時與涉及會議內容的有關單位通報情況，交換意見；尤其在涉及工程聯繫單審核及索賠事宜方面，必須與業主溝通，協調立場，確定處理原則，避免會上陷於被動。
會議前期的準備工作和收集信息是必不可少的。總監和各專業監理工程師應當十分熟悉工程建設的施工過程，全面掌握項目各方面的工作情況和信息，瞭解業主、施工單位(包括分包單位)等各方對工程施工進度、質量、資源投入和安全等方面的要求或打算。瞭解施工現場情況，對現場巡視不漏項、不留空。要了解上次會議決定的落實情況，對仍懸而未決的問題分析原因。對收集來的數據進行分析，找出影響工程質量的各類因素，並對症下藥，找到解決問題的方法。對矛盾的是非曲直、前因後果有所掌握，一切從工程建設的實際需要出發，以確保工程建設項目目標的實現。
雷厲風行，提高效率。召開工地例會，是一項較為嚴肅的監理工作，不能太隨便。在工程開工之初，就有必要為會議制定一些“規矩” ，在獲得業主同意和授權的情況下，在第一次工地會議時宣佈日後工地例會的會議紀律，並講明對違反紀律人員的經濟處罰措施。對於制定的規則，各方應嚴格執行，一視同仁。要指定專人認真做好會議記錄和會議紀要。記錄內容應真實，簡明扼要，會議紀要經總監審閱簽字後送與會各方會籤，並應有簽收手續。
深圳監理公司工程師參加工地例會的語氣和態度要輕鬆、自信、謙虛、要 “舉重若輕” 、“胸有成竹”，不時還可根據會場情況幽默一回，使會議的氣氛既嚴肅、又和諧、輕鬆。要引導與會各方坦誠相見，平等相待，互相諒解，集思廣益，力求找到建設單位和施工單位雙方利益的“平衡點”，促成各方友好協調，最終達成共識。主持人要沉穩主持，善於傾聽，尊重事實，做到獨立、公正、公平。
由於參加工地例會的單位較多，牽涉的會議內容也較廣較深，一次例會不可能解決所有的問題，更何況有些複雜工程的深層次問題也不是與會人員所能解決的。因此，總監在主持工地例會時要有的放矢，不可面面俱到，而要善於抓住主要矛盾，把主要矛盾處理好，而對於次要矛盾，則要看情況而定。例如對於涉及到工程質量、安全的較大問題，應嚴肅認真地提出來，嚴格要求施工單位認真整改。對於工地上存在的細小瑣碎甚至雞毛蒜皮般的事情，就沒必要放到工地例會上來說，這些事情應交待專業監理工程師平時多加觀察，隨時加以解決。對於施工單位或建設單位提出的一些小問題，總監也要善意地要求會後由專業監理工程師協調解決，沒必要就此深入探討。
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