Word 郵件合併的標籤功能,此功能用途很廣泛

一提到標籤,大家是不是就會想到類似於下圖這樣的不乾膠標籤?

Word 郵件合併的標籤功能,此功能用途很廣泛

郵件合併的標籤功能,首先就可以批量打印標準印刷的標籤。在郵件合併嚮導中選擇合併類型為【標籤】,

Word 郵件合併的標籤功能,此功能用途很廣泛

單擊【下一步】,選擇【標籤選項】,可以在標籤供應商列表中選擇內置的標籤型號。如果不知道自己使用的標籤屬於什麼型號,那就可以單擊【新建標籤】來自定義標籤模板。

Word 郵件合併的標籤功能,此功能用途很廣泛

正是因為有了【新建標籤】這一功能,Word才給了我們更多的可能!

我們通過它,不僅僅可以打印圖書標籤,員工胸卡、參會證、准考證、產品合格證、檔案盒標籤……一切需要批量打印的且需要在一頁紙中打印多份的東西,都可以通過標籤功能來實現。

來看一個應用實例。

Word 郵件合併的標籤功能,此功能用途很廣泛

這是一個產品合格證模板,現在有一批產品要打印合格證,設備的名稱、編號等信息已經整理好了,這裡模擬了40條記錄,實際應用要比這個數字大的多。如下圖:

Word 郵件合併的標籤功能,此功能用途很廣泛

一條一條複製粘貼絕對不是我們要的做的事情!批量打印這些合格證,正是標籤功能的強項。

1、新建標籤

單擊郵件合併嚮導中【標籤選項】對話框中的【新建標籤】,為合格證量身定做一個新標籤。這一步,是整個操作過程中含金量最高的一部分。

Word 郵件合併的標籤功能,此功能用途很廣泛

接著在上面的【標籤詳情】中設置合格證的尺寸,將各個參數設置完成後,Word會自動按照給定的合格證的寬和高來劃定頁面佈局。

這些參數看上去很複雜,其實結合上圖中的預覽圖對比一下你就會明白,其實很簡單啦。只不過在設置之前需要提前計算一下數據。這裡提醒大家注意以下幾點:

  1. 先給自己的標籤取一個易於識記的名稱,注意,選定頁面大小後,【標籤名稱】那裡的名稱可能會改變,所以應該先選擇頁面尺寸,再重命令【標籤名稱】;
  2. 不要急著去設置標籤的高度和寬度,應該先指定在1頁紙中計劃排放多少個標籤,也就是指定好標籤的列數和行數,否則有可能會出現警告提示,還得重新設置,這裡設置的是2列4行;
  3. 注意縱向(橫向)跨度的尺寸與上(側)邊距的設置,縱向跨度*標籤行數+上下邊距的值不能超過紙張的高度,橫向尺寸亦然。

初次操作可能有點一臉懵的感覺,沒關係,還可以在紙上畫畫草圖嘛,設置多了就好了,呵呵。

2、開始郵件合併

自定義的合格證標籤定義好了,返回【標籤選項】對話框,在產品編號列表中選擇剛才定義的新標籤,單擊【確定】:

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進入到下一步操作,Word會在當前文檔應用標籤設置,應用標籤後,可以看到這樣的效果:

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從上圖中可以看到,頁面已經被劃分成了很多的表格區域,現在,打開合格證模板,複製合格證套打表格,並將之粘貼到左上角的第1個標籤中,如果覺得標籤網格設置的不夠合適,可以隨時通過【標籤選項】進行修改:

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3、合併數據

接下來,通過【郵件合併嚮導】選擇收件人:

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單擊【瀏覽】,在彈出的【選擇數據源】對話框中找到剛才的Excel工作簿,選擇保存產品數據的工作表,確定後,Word就會將數據導入進來。

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現在,通過【郵件合併】選項卡中的【插入合併域】將要合併的域字段添加到合格證中的對應位置,添加完成後,可以通過【預覽結果】命令查看合併效果:

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當然,通過【郵件合併嚮導】中的【編排標籤】也可以實現此功能:

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到了這裡,達人哥碼字碼的也快吐血了,終於到了見證奇蹟的時刻了!

Now,please單擊向導中的【更新所有標籤】按鈕:

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……

噹噹噹當!成功的喜悅有木有?!

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最後,完成合並的選擇,自己定吧,直接打印還是生成單獨的文檔,任你選擇!

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