Word:範本的高效利用,快速開始新工作的小技巧

一個單位或者一個科室所出的報告、文本等一般都會有固定的格式要求,包含目錄、標題、正文格式、字體、行距等各方面的要求,如果每次開始新工作都從頭開始,不僅容易出錯遺忘某些細節,也會浪費大量時間去調整。

下面介紹幾種提高工作效率的方法

1.最簡單的方式,存好一個已完工的範本,每次工作時打開另存為,刪除多餘內容保留格式或者將未修改的部分標記為其他顏色以作區分。

不過這種方式存在缺陷

(1)刪除時有些隱藏符號沒有注意到,後期在尋找簡直頭疼

(2)採用標記的方式,容易漏刪,保留了不該有的東西

(3)複製同類型的文本作為範本時,對於地名、項目名稱有可能更改不仔細,留下破綻。

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2.對範本進行刪減,保留基礎的封面、目錄(要生成的,不要手輸的)、標題、正文格式。以此作為基礎出錯的幾率大大減小,即使需要複製大段文本也可以通過清除格式或者只保留文本來避免其他格式的干擾。

(1)打開導航窗格,先篩選保留全部等級的標題已及其他需要的內容,通過大綱視圖,將顯示級別調小,鼠標選擇多餘文本刪除。

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(2)清除或者標記標題正文內容,保存既可,下次使用另存為既可

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3.使用自動圖文集,全選複製內容,詳見 ,使用的代碼看個人喜好,比如演示設置成:水保標題,下次在需要開始新的水保項目,只需要打開新建word,輸入水保標題回車既可將格式問題一次搞定的複製過來。

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4.將設置好格式的範本另存為word模板

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設置好模板後有兩種方式打開

(1)打開模板保存位置,雙擊既可,修改後可直接保存(與新建word文檔一樣),不會覆蓋模板

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(2)新建word文檔——個人——可以看到自定義的模板,點擊既可

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