案例分析:複雜多樣的紙質文檔如何數字化?

簡道雲功能強大、組合性強,可以根據客戶不同需求進行調節,來滿足客戶的要求。簡道雲服務人員態度很好,簽過合同後負責到底,遇到小問題時,會以最快速度幫忙解決,讓我們感受到不僅僅買到了產品,同時也買到了後續的長期服務。


——上海寶峨機械有限公司 HSE & Facility Engineer 盧曉明

一、企業簡介

寶峨集團成立於1790年,至今已有兩百多年曆史,總部位於德國巴伐利亞州舒本豪森市。上海寶峨機械有限公司是寶峨集團的子公司,主營機械維修與組裝業務,在行業處領先地位。

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二、核心需求

公司上下很多員工需要外出談業務、施工,很多複雜的紙質文檔需要來回寄送,在這過程中很多難題亟待解決:

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三、解決方案

寶峨集團通過簡道雲,針對過去遇到的管理難題想出了有效的解決方案:

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四、實施效果

1)信息傳輸

  • 過去:很多信息(比如售後人員的外出自查紙質報告)需要靠快遞寄送;

  • 現在:所有信息都通過線上傳輸來完成,實時上傳,對方實時獲取,且所有數據自動彙總到數據庫。

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2)查詢分析

  • 過去:臺賬記錄都是紙質,不能夠快速查詢,後期分析還要靠人工;

  • 現在:通過簡道雲統計數據,可以在線查詢信息,並對數據進行分析。

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3)培訓考核

  • 過去:對新進員工需要通過紙筆完成考核,而且考官要挨個核對回答對錯;

  • 現在:配合簡道雲函數,可以自動核對成績,當場手機考完成績就可以出來。

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4)物資申請

  • 過去:領導常出差,員工在遇到各種審批場景時,找不到人簽字,流程處理速度也很慢;

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5)設備管理

  • 過去:設備全靠紙質文檔和人員現場核對,無法直觀看到設備狀態;

  • 現在:通過簡道雲二維碼數據鏈接功能,實現“一物對一碼”,手機對準設備掃描二維碼,即可查看/更新設備狀態。

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    6)人事管理

    • 過去:請假需要寫紙質假條,再挨個層級跑腿審批,人事統計加班工時也需要手動計算,事情瑣碎且多;

    • 現在:員工直接手機錄入請假等信息,人事無需手動計算,所有考勤信息一目瞭然。

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      此外,寶峨機械在資產管理、供應商管理等方面也都搭建了簡道雲應用,通過簡道雲的自定義流程、智能提醒、自定義報表等功能,真正實現了企業全方位的數據化管理。

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      五、案例價值小結

      很多企業存在各種各樣的複雜文檔,簡單將文檔上傳到線上,不僅查詢、協作麻煩,也很難提取文檔中的高價值信息,如何將紙質文檔高效數字化成為很多企業面臨的問題。

      寶峨機械面對這些問題時,靈活地使用簡道雲,在大到人員培訓、設備管理、資產管理、費用臺賬管理,小到物品領用、快遞簽收等方面都搭建了管理應用。員工能隨時隨地錄入數據、數據也能實時彙總,幫助企業形成豐富的數據資產,值得被更多遇到類似問題的企業借鑑。

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